יאללה בלאגן! או בעצם ההיפך... טיפים לניהול משרד מרחוק

תכלס, ארגון וסדר הם המפתחות לעסק מצליח ומתקתק, אבל... זה לא כזה קל.

הי, אני אביטל, בעלת כ-15 שנות ניסיון בתחום שירותי משרד במיקור חוץ, שירותי עוזרת אישית מרחוק ושירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ לעסקים, ואני כאן כדי לתת כמה טיפים וטריקים, עצות ואסטרטגיות, איך ניתן לסדר את העסק שלך ולשמור אותו כך בצורה קלה ונוחה, כך שתוכלו להשתלט על הבלאגן הזה בעסק, במשימות, במיילים, ובלו"ז, כדי שתוכלו להישאר ממוקדים, יעילים ושפויים תוך כדי 😊.

אז בואו נתחיל. קודם כל, מה חשוב, ומה פחות?

טיפים לניהול משרד מרחוק

ניהול משרד מרחוק - סדר במשימות ובסדרי העדיפויות

כולנו יודעים ששמירה על המשימות והעדיפויות היא חיונית לניהול עסק מצליח. אבל בואו נודה בזה, לפעמים זה מרגיש כאילו אנחנו טובעים בים של רשימות, מטלות ומועדים. הכל חשוב, הכל צריך להתבצע, הכל דחוף והכל עכשיו!

אז, איך אפשר להתחיל בכלל להתנהל מול כל המשימות האלה, להתגבר על שלל האתגרים והעבודה שלפנינו, ולצאת מנצחים? ובכן, עם קצת נחישות, אפשר בקלות להתגבר כמו מקצוענים.

בראש ובראשונה, אמצו את כוחן של רשימות. הן לצידכם, ולא מפחידות. צרו רשימת מטלות יומית מפורטת ככל שניתן. מה זאת אומרת? פשוט תרשמו. הכל, ממש הכל. מה אתם צריכים לעשות היום? מה עומד עליכם כעת? תשפכו הכל על דף (או תרשמו באפליקציית משימות נוחה, היינו הך).

זה לא רק ייתן לנו כלי ומפת דרכים ברורה ליום שלכם ומה צריך להיעשות, אלא גם יספק תחושת הישג מספקת כשאתם מסמנים כל פריט לכשנעשתה המשימה.

ואם כבר מדברים על סדרי עדיפויות, ודאו שיש לכם מערכת למעקב אחר מועדים ופגישות, מתי כל משימה צריכה להתבצע בפועל. בין אם זה לוח שנה דיגיטלי או יומן כתיבה מהדור הישן, מה שנוח לכם, באמת. אין שיטה אחת מנצחת; כל אחד ומה שנוח ומתאים ספציפית לכם. מצאו מערכת שמתאימה לכם ודבקו בה.

תיעדוף המשימות

עכשיו שאנחנו יודעים מה צריך לעשות היום, אחרי שרשמנו ממש הכל, אפשר לתעדף את המשימות שלכם לפי דחיפות וחשיבות. השתמשו באפשרות הצבעונית של קידוד צבע, מדבקות או לורדים זרחנים כדי לסמן את המשימות הקריטיות ביותר - הן ראויות לאור הזרקורים! (ניתן כמובן גם תוויות או אימוג'ים חמודים, באם מדובר באפליקציה).

כשאתם מתמודדים עם כל משימה, סמנו אותן לפי הקטגוריות הבאות:

• דחוף

• חשוב

• לביצוע

• ולכשאתפנה

• 
  

אלו סדרי עדיפויות שעל פיהן ניתן לחלק את תיעדוף העבודה, ולפיהן לסדר את היום בצורה מסודרת. מה דחוף לעכשיו, מה חשוב אך לא דחוף, מה צריך להתבצע אך אפשר לעשות לאחר מכן, ודברים לא דחופים, שניתן לעשות, כשנתפנה.

יצירת רשימת מטלות יומית ותיעדוף בהתאם, לא רק עוזרת לנו להישאר מאורגנים, אלא גם מספקת תחושת כיוון והישג, והכי חשוב, מכוונת אותנו לסדר יום מוצלח ויעיל.

ניהול משרד מרחוק בתיבת הדואר הנכנס ביעילות

יש שני סוגים של אנשים – אלו עם 1,958,615 מיילים שלא נענו, ואלו עם מייל אחד שלא נענה, ממתין לתגובה זה חמש דקות תמימות(!). אם אתם הסוג הראשון, הטיפ הבא הוא בשבילכם.

אימיילים יכולים להיות סוג של משחק בלתי נגמר, שבו בכל פעם שאתם מנקים הודעה אחת, שלוש נוספות צצות במקומה. אבל גם כאן, ניתן להתגבר ביעילות על העומס.

אל תתנו לתיבת הדואר הנכנס שלכם להפוך לחור שחור של הודעות ללא מענה. הקדישו זמן ספציפי במהלך היום כדי לטפל בהודעות האימייל שלכם ולהגיב.

בואו נתחיל. תתחמשו במשקאות קפאין, שימו קצת מוזיקה, (אני ממליצה על "עין הנמר" 😉), וצללו לתוך תיבת הדואר הנכנס בנחישות.

ניתן אפילו להקדיש זמן לכך בבוקר, להתקדם למשימות היומיות שלכם ואז לשוב לבדיקת מיילים בסבב נוסף, בהמשך היום שוב.

פינוי הודעות לא רצויות וארגון תיבת הדואר

קודם כל, בואו ניפתר מהספאם. לא, אתם לא צריכים את הניוזלטר עם הפרסומות היומיות, אתם ואני יודעים שאתם לא מסתכלים על זה. תמחקו. ייקח לכם שעתיים, ואני מבטיחה שהתיבת המיילים שלכם תיראה הרבה פחות עמוסה לאחריה (וגם תתפוס פחות נפח אכסון בענן!).

תשקלו להשתמש במסננים ובתיקיות כדי לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלכם ולתעדף הודעות דחופות. הגיבו מיידית להודעות דחופות, אבל אל תתנו לעצמכם להישאב שעות על גבי שעות במיילים. הישארו ממוקדים והקפידו על זמן האימייל הייעודי שלכם.

כדי להפוך את הדברים ליעילים עוד יותר, שקלו להשתמש במסננים ובתיקיות כדי לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלכם. צרו תיקיות עבור סוגים שונים של מיילים (למשל, לקוחות, ניוזלטרים, דואר זבל) והגדירו מסננים לניתוב אוטומטי של הודעות נכנסות לתיקיות המתאימות. כך תוכלו לסרוק במהירות כל תיקיה ולתעדף את תשומת הלב בהתאם.

זכרו, לא כל מייל דורש תגובה ארוכה. אמצו את אומנות המייל התמציתי. פנו ישר לעניין, תקפידו שיהיה קצר ולעניין, וכך תחסכו את זמן של כולם. כך גם תתגלו כיעילים במיוחד בניהול דוא"ל.

תיוק וניקוי תיבת הדואר

טיפ נוסף קטן אך גדול: תארכנו. סיימתם עם המייל? הסתיים הטיפול? אין צורך בהתכתבות המשך כאן? תארכנו את המייל. אל דאגה, לא אמרתי למחוק, אבל אין במייל הזה צורך? אז אין צורך שיהיה מול העיניים שלכם. שימו אותו "במקום" כביכול, והמקום הזה הוא מחוץ לדואר הנכנס.

מעקב צמוד אחר מועדים ופגישות

דמיינו את זה: אתם בתחילת היום ביום ראשון בבוקר, ומרגישים כמו גיבורי-על, מוכנים לפעולה. מלאים קפאין, אכלתם ארוחת בוקר טובה ואתם מוכנים להתמודד עם העולם. אתם מתיישבים ליד השולחן (המאורגן ומסודר כמובן...), מוכנים לכבוש את היום, ואז... אתם מסתכלים על הלו"ז ומבינים שיש לכם היום שלוש פגישות, שני מועדי סיום פרויקט ובנוסף לכך, רשימת מטלות בלתי נגמרת, והכל לביצוע היום.

איך אפשר לעקוב אחרי הכל ולבצע את כל זה בלי לאבד את דעתכם? איך נספיק?

תזכורות ומעקב

הנה כמה טיפים להתייעלות, כדי לעקוב בצורה קצת יותר מסודרת אחר מועדים ופגישות.

דבר ראשון, אל תזלזלו בתזכורות. הן חשובות, מאוד. שימו תזכורות באיזו צורה שבא לכם. בין אם מדובר באפליקציית יומן בטלפון שלכם או פתקי פוסט-איט הממוקמים אסטרטגית סביב סביבת העבודה שלכם בכל מיני צבעים שמחים וזרחניים, וודאו שהתאריכים והשעות החשובים הללו נמצאים בראש ובראשונה, מול העיניים, ומבעוד מועד.

אבל בואו נודה באמת, לפעמים החיים זורקים אותנו, וכמה שנתכנן לוחות הזמנים ונתכנן תוכניות, לפעמים לא הולך לפי כל מה שתכננו, ואפשר לזרוק את כל התכנונים לפח, וצריך לחשוב על תוכנית גיבוי. וגם על זה, תתפלאו, אפשר לחשוב מראש.

דעו מתי יש צורך ב- "תוכנית ב'", וודאו שהכל גמיש, ובמקרה של שינוי לוחות זמנים, למשל, לוודא שלא הכל קורס והכל אבוד, אלא ישנה גמישות, שלא תיגרם קריסת מערכות.

ובסופו של דבר, תזכרו – אתם רק בני אדם. לא רובוטים. אז אם פספסתם משהו, קחו נשימה עמוקה, ונשמו לרווחה. סדר היום שלכם ימשיך, וכך גם אתם.

לקבלת טיפים נוספים על שירותי משרד מהבית, ניהול משרד מרחוק ושירותי עוזרת אישית מהבית, מוזמנים לעקוב אחרי כאן

בהצלחה!

אביטל בלאק

קונטרול פלוס

שירותי משרד מהבית, עוזרת אישית מהבית ואדמיניסטרציה מרחוק