top of page

יאללה בלאגן! או בעצם ההיפך... טיפים לניהול משרד מסודר


תכלס, ארגון וסדר הם המפתחות לעסק מצליח ומתקתק, אבל... זה לא כזה קל.

הי, אני אביטל, בעלת כ15 שנות ניסיון בתחום שירותי משרד מרחוק, שירותי עוזרת אישית מהבית והאדמיניסטרציה לעסקים, ואני כאן כדי לתת כמה טיפים וטריקים, עצות ואסטרטגיות, איך ניתן לסדר את העסק שלך ולשמור אותו כך, בצורה קלה ונוחה, כך שתוכלו להשתלט על הבלאגן הזה בעסק, במשימות, במיילים, ובלוז, כדי שתוכלו להישאר ממוקדים, יעילים ושפויים תוך כדי😊.


אז בואו נתחיל. קודם כל, מה חשוב, ומה פחות?



סדר במשימות ובסדרי העדיפויות


כולנו יודעים ששמירה על המשימות והעדיפויות היא חיונית לניהול עסק מצליח.

אבל בואו נודה בזה, לפעמים זה מרגיש כאילו אנחנו טובעים בים של רשימות, מטלות ומועדים. הכל חשוב, הכל צריך להתבצע, הכל דחוף והכל עכשיו!


אז, איך אפשר להתחיל בכלל להתנהל מול כל המשימות האלה, להתגבר על שלל האתגרים והעבודה שלפנינו, ולצאת מנצחים? ובכן, עם קצת נחישות, אפשר בקלות להתגבר כמו מקצוענים.


בראש ובראשונה, אמצו את כוחן של רשימות. הן לצידכן, ולא מפחידות.

צרו רשימת מטלות יומית מפורטת ככל שניתן.


מה זאת אומרת? פשוט תרשמו. הכל, ממש הכל. מה אתם צריכים לעשות היום? מה עומד עליכם כעת? תשפכו הכל על דף (או תרשמו באפליקצית משימות נוחה, הינו הך).

זה לא רק ייתן לנו כלי ומפת דרכים ברורה ליום שלך ומה צריך להיעשות, אלא זה גם יספק תחושת הישג מספקת כשאתה מסמן כל פריט לכשנעשתה המשימה.


ואם כבר מדברים על סדרי עדיפויות, ודאו שיש לכם מערכת למעקב אחר מועדים ופגישות, מתי כל משימה צריכה להתבצע בפועל. בין אם זה לוח שנה דיגיטלי או יומן כתיבה מהדור הישן, מה שנוח לכם, באמת.

אין שיטה אחת מנצחת, כל אחד ומה שנוח ומתאים ספציפית לכם. מצאו מערכת שמתאימה לכם ודבקו בה.


תיעדוף המשימות


עכשיו שאנחנו יודעים מה צריך לעשות היום, אחרי שרשמנו ממש הכל, אפשר לתעדף את המשימות שלך לפי דחיפות וחשיבות.

השתמשו באפשרות הצבעונית של קידוד צבע, מדבקות או לורדים זרחניםכדי לסמן את המשימות הקריטיות ביותר - הן ראויות לאור הזרקורים! (ניתן כמובן גם תויות או אימוג'ים חמודים, באם מדובר באפליקציה).

כשאתם מתמודדים עם כל משימה, סמנו אותם לפי הקטגוריות הבאות:


- דחוף,

- חשוב,

- לביצוע,

- ולכשאתפנה.


אלו סדרי עדיפויות שעל פיהן ניתן לחלק את תיעדוף העבודה, ולפיהן לסדר את היום בצורה מסודרת. מה דחוף לעכשיו, מה חשוב אך לא דחוף, מה צריך להתבצע אך אפשר לעשות לאחר מכן, ודברים לא דחופים, שניתן לעשות, כשנתפנה.


יצירת רשימת מטלות יומית ותיעדוף בהתאם, לא רק עוזרת לנו להישאר מאורגנים, אלא גם מספקת תחושת כיוון והישג, והכי חשוב, מכוונת אותנו לסדר יום מוצלח ויעיל.

ניהול תיבת הדואר הנכנס ביעילות


יש 2 סוגים של אנשים – אלו עם 1,958,615 מיילים שלא נענו, ואלו עם מייל אחד שלא נענה, ממתין לתגובה זה 5 דקות תמימות (!). אם אתה הסוג הראשון, הטיפ הבא הוא בשבילך.

אימיילים יכולים להיות סוג של משחק בלתי נגמר, שבו בכל פעם שאתה מנקה הודעה אחת, שלוש נוספות צצות במקומה. אבל גם כאן, ניתן להתגבר ביעילות על העומס.


אל תתנו לתיבת הדואר הנכנס שלכם להפוך לחור שחור של הודעות ללא מענה. הקדישו זמן ספציפי במהלך היום כדי לטפל בהודעות האימייל שלכם ולהגיב.


בואו נתחיל. תתחמשו במשקאות קפאין, שימו קצת מוזיקה, (אני ממליצה על "עין הנמר" 😉 , וצללו לתוך תיבת הדואר הנכנס בנחישות.


ניתן אפילו להקדיש זמן לכך בבוקר, להתקדם למשימות היומיות שלך ואז לשוב לבדיקת מיילים בסבב נוסף, בהמשך היום שוב.


קודם כל, בואו ניפתר מהספאם. לא, אתם לא צריכים את הניוזלטר עם הפרסומות היומיות, אתם ואני יודעים שאתם לא מסתכלים על זה. תמחקו. ייקח לכם שעתיים, ואני מבטיחה שהתיבת המיילים שלכם תיראה הרבה פחות עמוסה לאחריה (וגם תתפוס פחות נפח אכסון בענן!).


טיפ נוסף, תשקלו להשתמש במסננים ובתיקיות כדי לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך ולתעדף הודעות דחופות.

הגיבו מיידית להודעות דחופות, אבל אל תתנו לעצמכם להישאב שעות על גבי שעות במיילים. הישארו ממוקדים והקפידו על זמן האימייל היעודי שלכם.


כדי להפוך את הדברים ליעילים עוד יותר, שקלו להשתמש במסננים ובתיקיות כדי לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלכם.


צרו תיקיות עבור סוגים שונים של מיילים (למשל, לקוחות, ניוזלטרים, דואר זבל) והגדירו מסננים לניתוב אוטומטי של הודעות נכנסות לתיקיות המתאימות. כך תוכלו לסרוק במהירות כל תיקיה ולתעדף את תשומת הלב בהתאם.


וזכרו, לא כל מייל דורש תגובה ארוכה. אמצו את אומנות המייל התמציתי. פנו ישר לעניין, תקפידו שיהיה קצר ולעניין, וכך תכסכו את זמן של כולם. כך גם תתגלו כיעילים במיוחד בנוגע לניהול דוא"ל.

טיפ נוסף קטן אך גדול, תארכנו.


סיימתם עם המייל? הסתיים הטיפול? אין צורך בהתכתבות המשך כאן? תארכנו את המייל. אל דאגה, לא אמרתי למחוק, אבל אין במייל הזה צורך? אז אין צורך שיהיה מול העינים שלכם. לא צריך להתמקד בו, שימו אותו "במקום" כביכול, והמקום הזה הוא מחוץ לדואר הנכנס.


מעקב צמוד אחר מועדים ופגישות


דמיינו את זה: אתם בתחילת היום ביום ראשון בבוקר, ומרגישים כמו גיבורי-על, מוכנים לפעולה. מלאים קפאין, אכלתם ארוחת בוקר טובה ואתם מוכנים להתמודד עם העולם. אתם מתיישבים ליד השולחן (המאורגן ומסודר כמובן... ), מוכנים לכבוש את היום, ואז... אתם מסתכלים על הלוז ומבינים שיש לכם היום שלוש פגישות, שני מועדי סיום פרוייקט ובנוסף לכך, רשימת מטלות בלתי נגמרת, והכל לביצוע היום.

איך אפשר לעקוב אחרי הכל ולבצע את כל זה בלי לאבד את דעתך? איך נספיק?


אז הנה כמה טיפים להתייעלות, כדי לעקוב בצורה קצת יותר מסודרת אחר מועדים ופגישות.


דבר ראשון, אל תזלזלו בתזכורות. הן חשובות, מאוד. תשימו תזכורות באיזה צורה שבא לכם. בין אם מדובר באפליקציית יומן בטלפון שלך או פתקי פוסט-איט הממוקמים אסטרטגית סביב סביבת העבודה שלך בכל מיני צבעים שמחים וזרחניים, וודאו שהתאריכים והשעות החשובים הללו נמצאים בראש ובראשונה, מול העיניים, ומבעוד מועד.


אבל בואו נודה באמת, לפעמים החיים זורקים אותך וכמה שנתכנן לוחות הזמנים, ונתכנן תכניות, אפשר להמשיך לחלום, לפעמים לא הולך לפי כל מה שתכננוף ואפשר לזרוק את כל התכנונים לפח, וצריך לחשוב על תוכנית גיבוי. וגם על זה, תתפלאו, צריך לחשוב על כך מראש, לתעדף מחדש כאשר דברים משתבשים, ולהיות גמישים לשינויים. אל תתקבעו, תמיד ישנם שינויים (בשביל זה יש טיפקס וכפתור מחיקה! 😉).


עם קצת נחישות ורצון לסדר, אפשר לנווט את הכאוס של לוח הזמנים בקלות.


האצלת משימות


הטיפ הבא הוא משהו שרוב בעלי העסקים יודעים, אבל לא ששים להגיע אליו. וזה, האצלת משימות לאחרים. כי בפועל, לא צריך לעשות הכל לבד. סמוך על אחרים, הכנס צוות שאתה סומך עליהם והכשר אחרים על מנת לגדול, ועל מנת להשאיר את הסדר על כנו. לעיתים מרוב עומס, זה מה שיוצר את האי-סדר, וכך דברים נופלים תדיר בין הכסאות, וחבל, זה באמת לא חייב להיות כך.


אל תפחדו לבקש עזרה כשאתם זקוקים לה. הכניסו אנשי מקצוע או צוות כשצריך, וחשוב לזהות מתי. תזכרו, זה בסדר לבקש עזרה בעת הצורך. כמה שאתם אלופים בוואן-מאן-שאו, בהופעת יחיד שלכם, בניהול העסק באופן עצמאי לגמרי, לפעמים גם גיבורי על צריכים עזרה, הנה, תראו את באטמן ורובין 🙂.


האצלת משימות לא רק מקלה את עומס העבודה, אלא גם מאפשרת לך לפתח מיומנויות חדשות בזמן שאתם נותנים לאחרים תיפקוד על המשימות הפחות דורשניות, או שלא דורשות את המיומנות הספציפית שלכם בתחום. לכן, זהה את החוזקות שלך ולחילופין, את החולשות בהן אתה נדרש לסיוע של אחרים, והקצה משימות בהתאם. אולי למישהו אחר יש כישרון למדיה חברתית יותר ממך, או אולי אחר הוא אשף אקסלין וגיליונות אלקטרוניים. יהיה הכשרון שלהם אשר יהיה, תן להם להוריד ממך עול, ולפנות לעצמך זמן להתעסק במשימות חשובות ודורשות יותר.


הרי זאת הסיבה שפתחתם את העסק שלכם בעצם, על מנת להתמקד בדבר שאתם אוהבים, לא בסובב. עכשיו, אני יודעת מה אתם עלולים לחשוב - "אבל מה אם הם ידפקו את זה? האחריות שלי פה על הקו" וזה באמת חשש לגיטימי. אבל חשוב לזכור של שכם תהליך למידה נכון והנחיות ברורות, ומציאת כוח האדם המתאים, אפשר להגיע רחוק.

הקפידו לספק הנחיות ברורות, הציעו הדרכה והיו שם כדי לתמוך בהם אם הם זקוקים לכך. ומי יודע, אולי הם יפתיעו אתכם ביכולות ובכשרונות שלהם. תנסו.


המלצה חמה, שחררו. הגיע הזמן לתת לצוות שלכם להציל את המצב. וחשוב לזכור, אתפ לא חייב להיות מופע של אדם אחד, ואתם לא חייבים לנהל הכל בעצמכם. תבטחו בצוות שלכם, שתפו את עומס העבודה והמשימות עם אחרים היכולים לטפל בכך ווכך תראו את העסק שלך משגשג.


אולי אתם מרגישים מוצפים לגמרי עם רשימת המטלות שלכם, או שאולי אתם עומדים בפני פרויקט מרתיע כזה או אחר. אל תתביישו, פנו לאנשים המוסמכים לכך ותנו להם להושיט יד. אולי יש להם רעיונות טריים או נקודות מבט ייחודיות שיכולות לעזור להתגבר על כל אתגר.


והנה סוד קטן: לבקש עזרה זה לא סימן לחולשה, אלא הפגנת כוח והאצלה. צריך אומץ להודות שאי אפשר לעשות הכל לבד. אז, שימו בצד את האגו ואת הרצון לנהל הכל לרגע (אני יודעת שזה לא קל, תאמינו לי) וחשבו על כך.

ביחד, תהיו בלתי ניתנים לעצירה. לעיתים בכוחות משולבים, אין גבול למה שאפשר להשיג.


התכוננות נכונה ליום העבודה


עדיין לא מרגישים 100% בעסק? יש אולי את התחושה המציפה הזו שאתם לא מוכנים בניהול העסק שלכם? כאילו זרקו אתכם ליום העבודה לא מוכנים? מוכר וידוע, ואתם לא לבד בתחושה הזו.


ההכנה לעבודה מתחילה עוד לפני שאתם מול המחשב. התחילו את היום נכון בהתעוררות מוקדמת. אני יודעת, אני יודעת, זה מפתה ללחוץ על כפתור הנודניק הזה ולנמנם עוד כמה דקות מתוקות, אבל תאמינו לי, זה שווה את זה והתחושה אחרת לגמרי. כפתגם הידוע - הציפור המוקדמת תופסת את התולעת.

ואם כבר מדברים על ציפורים, תזכרו לסדר את המיטה שלכם. זה אולי נראה כמו משימה קטנה וחסרת חשיבות, אבל תדעו, מחקרים מוכיחים כי מיטה מסודרת יכולה לתת את הטון ליום פרודוקטיבי קדימה. להתחיל את היום עם פעולת סדר.


עכשיו, אל הארוחה הכי חשובה ביום - ארוחת הבוקר. תדלקו את המוח שלכם עם ארוחת בוקר טובה. בין אם מדובר בקערת שיבולת שועל או צלחת חביתה מקושקשת עם שוקולד (אל תשפטו, יש כאלה שאוהבים, אי שם), דאגו לתת לגוף שלכם את האנרגיה הדרושה כדי להתמודד עם האתגרים שלפניכם.


הנה, התקדמנו למשרד. בואו נדבר שניה על סביבת העבודה שלכם. איך נראה השולחן שלכם?


שולחן מאורגן וסביבת עבודה מסוגרת עושה הבדל. עצום. נקו את העומס, ארגנו את הניירת וודאו שלכל דבר יש את מקומו הראוי. מנסיון, סביבת עבודה נקייה ומאורגנת יכולה לעשות פלאים לפרודוקטיביות שלכם.


התעוררו מוקדם, ערכו את המיטה שלכם, תהנו מארוחת בוקר טובה וצרו שולחן עבודה מסודר. עם הטיפים והטריקים האלה לתחילת היום, ביחד עם ניהול סדר במשימות ובסדר היום, תיעדוף נכון ובנית לוז מסודר, ניהול תיבת הדואר, מעקב צמוד אחר הנדרש והאצלת העבודה לכשצריך, אתם בדרך לכבוש את הכאוס ולנהל עסק מצליח.


הישארו ממוקדים, הישארו יעילים ואני כאן באם תרצו קצת "פוש" מעבר, להשלטת סדר בעסק שלכם.


לקבלת טיפים נוספים על שירותי משרד מהבית, ניהול משרד מרחוק ושירותי עוזרת אישית מהבית, מוזמנים לעקוב אחרי כאן


בהצלחה!

אביטל בלאק

קונטרול פלוס

שירותי משרד מהבית, עוזרת אישית מהבית ואדמיניסטרציה מרחוק


Comments


bottom of page