הוצאות במורנינג: מי סורקת, מסווגת ומעבירה, כדי שלא תאבדו הוצאות מוכרות
בין כל שירותי המשרד, יש אחד שמשפיע ישירות על כמה מס העסק משלם: איסוף ההוצאות. כל קבלה שלא נאספה, כל חשבונית שנשארה במייל וכל תשלום בכרטיס שלא תועד הם הוצאה שאולי הייתה מוכרת, ופשוט נעלמה. מערכות כמו מורנינג הופכות את קליטת ההוצאות לפשוטה יותר, אבל הן לא אוספות את הקבלות מהארנק, מהרכב ומתיבת המייל. מישהי צריכה לעשות את זה. הוצאות במורנינג עובדות כמו שצריך כשיש מי שאוספת אותן מכל מקום, קולטת, מסווגת, בודקת שהן תקינות ומעבירה לרואה החשבון בזמן. במאמר הזה נראה איך בונים את השגרה הזו, ומה עושה מנהלת משרד מטעמנו כדי שאף הוצאה לא תלך לאיבוד.
רוב העסקים לא מאבדים הוצאות כי הם לא יודעים מה מוכר, אלא כי אף אחד לא אוסף את הקבלות בזמן. חמשת הדברים שחשוב לדעת:
הוצאות הולכות לאיבוד בדרך, לא בסוף. קבלה בארנק, חשבונית במייל או תשלום בכרטיס שלא תועד נעלמים הרבה לפני הדוח השנתי.
הוצאות במורנינג אפשר להעלות בכמה דרכים, כולל דרך וואטסאפ, ולחבר את המערכת לבנק ולכרטיסי האשראי לצורך מעקב.
קליטה לבד לא מספיקה. צריך גם לסווג, לבדוק שהמסמך תקין ולהשלים את מה שחסר מול הספק.
מנהלת משרד אוספת, קולטת, מסווגת, בודקת ומעבירה לרואה החשבון, כל חודש, לפי שגרה קבועה.
מתחילים בשיחת היכרות קצרה, ממשיכים בהרשאות במערכת, ומהחודש הראשון ההוצאות כבר נאספות בזמן.
מכירים את זה? סוף השנה. רואה החשבון מבקש את כל ההוצאות. אתם פותחים את הארנק ומוצאים שלוש קבלות דהויות מתחנת דלק. בתא הכפפות ברכב יש עוד חמש. בתיבת המייל יש חשבוניות של מנויים, של ספקים ושל קניות אונליין, מפוזרות בין מאות הודעות. ובכרטיס האשראי יש חיובים שאתם לא זוכרים בכלל על מה הם. אתם מתחילים לעבור על הדפים אחד אחד, מנסים להיזכר מה קניתם באותו יום ואצל מי, וכל חיוב כזה לוקח עוד כמה דקות של חיפוש.
חלק מההוצאות אתם מוצאים. חלק לא. חלק מהקבלות דהו עד שאי אפשר לקרוא אותן. חלק מהחשבוניות הגיעו על שם פרטי ולא על שם העסק. ובסוף, אתם מוותרים על חלק מההוצאות, לא כי הן לא היו מוכרות, אלא כי אין לכם כוח או זמן לחפש. וכל הוצאה כזו שלא הגיעה לרואה החשבון היא כסף שהעסק שילם, ולא קיבל עליו את ההכרה שהוא היה יכול לקבל.
המערכת כבר קיימת. הבעיה היא שאף אחד לא מכניס אליה את ההוצאות כשהן קורות. אם אתם רוצים להכיר את המערכת עצמה, כתבנו מדריך מלא למורנינג, שמסביר מה היא עושה ואיך עובדים איתה, ולא נחזור על זה כאן. במאמר הזה נדבר על השגרה שמסביב: מי אוספת, מתי, ואיך.
למה הוצאות הולכות לאיבוד
כשמסתכלים על עסקים שמאבדים הוצאות, חוזרות כמעט תמיד אותן סיבות:
הקבלות מפוזרות. ארנק, רכב, מייל, וואטסאפ, תיק. אין מקום אחד שבו כל ההוצאות נאספות, ולכן אין גם דרך לדעת מה חסר.
אוספים רק בסוף. כשמחכים לסוף החודש או לסוף השנה, חלק מהקבלות כבר נעלמו, נקרעו או דהו.
חשבוניות במייל נקברות. מנויים, קניות אונליין וספקים שולחים חשבוניות במייל, והן נבלעות בין שאר ההודעות.
המסמך לא תקין. קבלה במקום חשבונית מס, חשבונית על שם פרטי, או מסמך בלי פרטי העסק של הספק.
תשלומים בכרטיס בלי מסמך. החיוב מופיע בדף האשראי, אבל אין מסמך שמתאים לו.
אין זמן לקלוט. גם כשהקבלה נשמרה, מישהו צריך להכניס אותה למערכת. כשזה מחכה לסוף החודש, זה מחכה גם לחודש הבא.
אף אחד לא אחראי. בעל העסק עסוק, רואה החשבון מחכה, והקבלות מחכות לשניהם.
ההוצאות הן רק חצי מהתמונה. כדי לדעת באמת מה קורה בכסף של העסק, צריך לראות גם את ההכנסות, ואת היחס ביניהן לאורך זמן. כתבנו על זה במאמר ניהול הוצאות והכנסות לעסק. אבל גם התמונה הכי טובה לא תהיה מדויקת אם חצי מההוצאות לא נכנסו אליה.
הוצאות במורנינג: מה המערכת יודעת לעשות
מורנינג, שנקראה בעבר חשבונית ירוקה, היא מערכת מקוונת להפקת מסמכים ולניהול הכספים של העסק. לפי המידע שמופיע באתר החברה, אפשר לנהל בה גם הוצאות, כולל העלאה של הוצאות דרך וואטסאפ, ולסנכרן את חשבון הבנק ואת כרטיסי האשראי לצורך מעקב שוטף. רואה החשבון יכול לקבל הרשאה לצפות במסמכים, בהכנסות, בהוצאות ובדוחות, ויש גם אפשרות לשליחה אוטומטית של מסמכים, הוצאות ודוחות אליו.
היכולות המדויקות תלויות בחבילה ומשתנות מעת לעת, ולכן כדאי לבדוק באתר החברה מה זמין אצלכם. אבל גם כשהמערכת מאפשרת הכל, שלושה דברים היא לא עושה לבד: היא לא אוספת את הקבלות מהארנק, היא לא יודעת שחשבונית מסוימת הגיעה על שם פרטי, והיא לא מתקשרת לספק כדי לבקש מסמך תקין. את זה עושה בן אדם.
מה מנהלת משרד עושה עם ההוצאות במורנינג
כאן נמצא הלב של העניין. מנהלת משרד שאחראית על ההוצאות לא מחליפה את רואה החשבון, ולא מחליטה מה מוכר ומה לא. היא דואגת שכל הוצאה תגיע למערכת, בזמן, עם מסמך תקין. כך זה נראה בפועל:
אוספת קבלות מכל מקום
היא קובעת איתכם ערוץ אחד לשליחת קבלות, למשל צילום בוואטסאפ או מייל ייעודי, ואוספת את כל מה שמגיע. בנוסף, היא עוברת על תיבת המייל ושולפת חשבוניות של מנויים, ספקים וקניות אונליין.
קולטת ומסווגת
כל הוצאה נקלטת במערכת עם התאריך, הסכום, הספק והקטגוריה. הסיווג נעשה לפי הקטגוריות שרואה החשבון הגדיר, כך שבסוף החודש הוא מקבל תמונה מסודרת ולא ערימה.
בודקת שהמסמך תקין
היא בודקת שהמסמך קריא, שיש בו את פרטי הספק ואת פרטי העסק שלכם, שזה סוג המסמך הנכון, ושהסכומים תואמים. מסמך לא תקין מסומן לטיפול.
משלימה חוסרים מול ספקים
כשחסרה חשבונית, או כשהגיעה קבלה במקום חשבונית מס, היא פונה לספק ומבקשת את המסמך הנכון. אתם לא צריכים לרדוף אחרי זה.
מתאימה מול הבנק והאשראי
פעם בחודש היא משווה בין החיובים בבנק ובכרטיסי האשראי לבין ההוצאות שנקלטו. חיוב בלי מסמך מקבל בירור, כדי שלא תישאר הוצאה בלי תיעוד. וחיוב שלא אתם זיהיתם, כמו מנוי ששכחתם או חיוב כפול, מסומן לכם לבדיקה.
שומרת על סדר בתיקייה הדיגיטלית
מעבר למערכת עצמה, היא שומרת עותק מסודר של כל מסמך בתיקייה לפי חודש, בשם קבוע. אם רואה החשבון או מישהו אחר ישאל על הוצאה מסוימת בעוד שנה, היא תימצא בשנייה.
מעבירה לרואה החשבון
בסוף כל חודש, או במועד שסוכם, ההוצאות מוכנות: קלוטות, מסווגות ובדוקות. רואה החשבון מקבל גישה או קובץ מסודר, עם הערות על מה שעדיין פתוח.
שלחו לנו את הקבלות, ואנחנו נדאג לכל השאר. ספרו לנו איך ההוצאות שלכם נאספות היום, ובאיזו חבילה של מורנינג אתם עובדים, ונבנה יחד את השגרה הראשונה.
מה עובר אלינו ומה נשאר אצלכם
כך נראית החלוקה כשמנהלת משרד מטעמנו אחראית על ההוצאות:
מה עובר אלינו | מה נשאר אצלכם |
איסוף קבלות וחשבוניות מכל הערוצים | צילום ושליחה של קבלות מהשטח |
קליטה וסיווג במערכת לפי הקטגוריות | ההחלטות המקצועיות עם רואה החשבון |
בדיקת תקינות של כל מסמך | בחירת ספקים ואישור הוצאות |
פנייה לספקים להשלמת מסמכים חסרים | שאלות על מה מוכר ומה לא, מול רואה החשבון |
התאמה חודשית מול הבנק והאשראי | בעלות על החשבונות ועל הרשאות המערכת |
העברת הוצאות מסודרות לרואה החשבון | הקשר המקצועי עם רואה החשבון |
דיווח חודשי על מה שנקלט ומה פתוח | קריאת הדיווח ומענה על שאלות |
הטבלה הזו מתארת את מה שחסר לכם? אפשר להתחיל מהחודש הנוכחי, ולהשלים אחורה אחר כך. ואם אתם צריכים גם מי שתחזיק את כל הצד הכספי השוטף, כאן תמצאו את פרטי שירותי הנהלת החשבונות שלנו, שמתחברים לאותה שגרה.
בדיקת תקינות: מה לבדוק בכל מסמך
לא כל מסמך שמגיע הוא מסמך שאפשר להשתמש בו. הנה רשימה פשוטה של מה שכדאי לבדוק, לפני שההוצאה מגיעה לרואה החשבון:
פרטי הספק. שם העסק ומספר העוסק או החברה של מי שמכר לכם.
פרטי העסק שלכם. בחשבונית מס, שם העסק ומספר העוסק שלכם, ולא רק השם הפרטי.
סוג המסמך. קבלה, חשבונית מס או חשבונית מס קבלה. לא כל סוג מסמך מתאים לכל צורך, וכדאי לבדוק עם רואה החשבון מה נדרש אצלכם.
תאריך וסכום. שהם ברורים, ושהם תואמים לחיוב בבנק או באשראי.
מספר הקצאה. בחשבוניות מס בין עסקים, מעל סכום מסוים נדרש מספר הקצאה מרשות המסים כדי לנכות את המע"מ. נכון לכתיבת המאמר, הסף הוא 5,000 ש"ח לפני מע"מ, וכדאי לוודא את הפרטים העדכניים עם רואה החשבון.
קריאות. קבלה דהויה או צילום מטושטש עלולים לא להתקבל. עדיף לצלם מיד, באור טוב.
הרשימה הזו נראית ארוכה, אבל ברוב המסמכים הבדיקה לוקחת כמה שניות. מי שעושה אותה כל יום מזהה מהר את הבעיות הנפוצות, ויודעת מול אילו ספקים צריך לבקש מסמך מתוקן כבר בפעם הראשונה, ומול אילו כדאי לבקש מראש את הפרטים הנכונים. ומה שמתגלה בזמן קל לתקן. מה שמתגלה בסוף השנה, לפעמים כבר אי אפשר.
השגרה החודשית של הוצאות במורנינג
הדרך הכי פשוטה לא לאבד הוצאות היא לא לחכות לסוף. הנה שגרה שעובדת אצל רוב העסקים:
במהלך החודש: כל קבלה מצולמת ונשלחת לערוץ הקבוע באותו יום. מנהלת המשרד קולטת אותה במערכת תוך כמה ימים.
פעם בשבוע: מעבר על תיבת המייל ושליפה של חשבוניות שהגיעו.
בסוף החודש: התאמה מול הבנק והאשראי, בירור של חיובים בלי מסמך, ופנייה לספקים על מה שחסר.
בתחילת החודש הבא: העברה של ההוצאות המסודרות לרואה החשבון, עם רשימה קצרה של מה שעוד פתוח.
כשהשגרה הזו רצה, סוף השנה מפסיק להיות אירוע. אין שבוע של חיפושים, אין שקיות של קבלות, ואין שיחות לחוצות עם רואה החשבון. כל ההוצאות כבר במערכת, מסווגות ובדוקות, ורואה החשבון מקבל תמונה שלמה.
ההוצאות שהכי קל לפספס
מניסיון, אלה ההוצאות שנעלמות הכי הרבה:
דלק, חניה וכבישי אגרה. קבלות קטנות, שנשארות ברכב או לא מודפסות בכלל.
מנויים לתוכנות ושירותים מקוונים. החשבוניות מגיעות במייל, לפעמים באנגלית, ונשכחות. וחלק מהן לא נשלחות בכלל, וצריך להוריד אותן מתוך החשבון באתר של הספק.
קניות קטנות. ציוד משרדי, כיבוד לפגישות, משלוחים. כל אחת קטנה, ויחד הן מצטברות.
הוצאות שנשלמו בכרטיס פרטי. מישהו שילם על משהו לעסק מהכרטיס שלו, ולא העביר את הקבלה.
הוצאות של עובדים. החזרי הוצאות לעובדים, שהקבלות שלהם לא תמיד מגיעות.
לכל אחת מהן כדאי לקבוע כלל פשוט: מי מצלם, לאן שולחים, ומתי. ומנהלת המשרד מוודאת שהכלל נשמר, ומזכירה למי ששכח, לפני שהקבלה נעלמת.
מנהלת משרד, הנהלת חשבונות ורואה חשבון: מי עושה מה בהוצאות
בעסקים רבים לא ברור מי אחראי על ההוצאות, ולכן הן נופלות בין הכיסאות. כדאי לעשות סדר:
מנהלת משרד אוספת, קולטת, מסווגת לפי הקטגוריות, בודקת תקינות בסיסית, משלימה חוסרים ומעבירה.
הנהלת חשבונות רושמת את ההוצאות בספרים לפי הכללים המקצועיים.
רואה חשבון קובע מה מוכר, בכמה, ואיך זה משפיע על הדוחות ועל המס.
בעסק קטן, לא פעם אותו גורם ממלא יותר מתפקיד אחד. פירטנו את ההבדלים במאמר חברת הנהלת חשבונות במיקור חוץ: המדריך לבחירה נכונה, כולל ההבדל בינה לבין רואה החשבון שלכם. מה שחשוב הוא שמישהו אחד אחראי על כך שההוצאות יגיעו למערכת.
טעויות נפוצות בניהול הוצאות במורנינג
לחכות לסוף השנה. זה הרגע שבו הכי הרבה קבלות כבר נעלמו. איסוף שוטף, במהלך החודש, חוסך את רוב האובדן.
לשמור קבלות בלי לצלם. נייר תרמי דוהה עם הזמן. צילום באותו יום שומר את המידע, גם אם המקור נעלם. ואת השאלה אם מותר לשמור רק את הצילום, כדאי לברר עם רואה החשבון.
לקלוט בלי לסווג. הוצאות שנקלטו בלי קטגוריה דורשות עבודה כפולה בסוף החודש. סיווג בזמן הקליטה חוסך אותה, ונותן תמונה נכונה כבר באמצע החודש.
להתעלם מחשבוניות במייל. הן לא מגיעות לארנק, ולכן קל לשכוח אותן. מעבר שבועי על המייל תופס אותן.
לא להתאים מול הבנק. בלי התאמה, אי אפשר לדעת אילו הוצאות חסרות.
סימנים שאתם מאבדים הוצאות
יש לכם קבלות בארנק או ברכב מלפני יותר מחודש.
רואה החשבון שאל בשנה האחרונה על חיובים שלא היה להם מסמך.
אתם לא בטוחים אם קלטתם את המנויים החודשיים לתוכנות.
חלק מהחשבוניות מגיעות על שמכם הפרטי ולא על שם העסק.
סוף השנה הוא תמיד שבוע של חיפושים.
אם שניים מהסימנים האלה מוכרים לכם, כנראה שחלק מההוצאות שלכם כבר הלך לאיבוד, ושגרה חודשית תעצור את זה.
דוגמה מהשטח: יועץ שהפסיק לחפש קבלות בתא הכפפות
ליאור הוא יועץ בטיחות, שנוסע כל יום בין אתרי עבודה ברחבי הארץ. ההוצאות שלו כוללות דלק, חניות, ציוד מגן, מנויים לתוכנות וארוחות עם לקוחות. במשך שנים הוא שמר את הקבלות בתא הכפפות, והעביר את כולן לרואה החשבון פעם בשנה, בשקית. חלק גדול מהן כבר לא היה קריא.
כשמנהלת משרד מטעמנו התחילה לעבוד איתו, היא קבעה כלל אחד: כל קבלה מצולמת ונשלחת בוואטסאפ באותו יום. היא קלטה כל הוצאה במורנינג, סיווגה לפי הקטגוריות שרואה החשבון הגדיר, ועברה פעם בשבוע על המייל כדי לשלוף חשבוניות של מנויים. בסוף כל חודש היא התאימה מול כרטיס האשראי, ופנתה לספקים על מה שחסר.
אחרי כמה חודשים, ליאור כבר לא חיפש קבלות. רואה החשבון קיבל את ההוצאות מסודרות בתחילת כל חודש, ובסוף השנה לא היה צריך לחפש כלום. הסיפור של ליאור נועד להמחשה, אבל הדפוס מוכר לנו מעסקים רבים.
טיפ זהב: קבעו ערוץ אחד, ורק אחד, לשליחת קבלות. צילום בוואטסאפ לאותו מספר, או מייל לאותה כתובת. כשיש ערוץ אחד, אף קבלה לא הולכת לאיבוד בין שלושה מקומות, וכל מה שנשלח מגיע למי שקולטת אותו.
איך מתחילים לעבוד איתנו
התהליך פשוט, והוא לא דורש מכם להחליף מערכת:
שיחת היכרות של 20 דקות. אתם מספרים לנו איך ההוצאות נאספות היום, באיזו חבילה של מורנינג אתם עובדים, ומה רואה החשבון מבקש.
מיפוי והרשאות. אנחנו מקבלות הרשאה במערכת לפי מה שאתם בוחרים, מסכמות את הקטגוריות ואת הערוץ לשליחת קבלות, ומתאמות עם רואה החשבון את מועד ההעברה.
חודש ראשון. איסוף, קליטה וסיווג שוטפים, התאמה ראשונה מול הבנק, והעברה ראשונה מסודרת לרואה החשבון.
איסוף ההוצאות הוא חלק מהשגרה האדמיניסטרטיבית שאנחנו מנהלות לעסקים, לצד מעקב תשלומים, מסמכים וספקים. כאן אפשר לקרוא על שירותי האדמיניסטרציה שלנו במיקור חוץ ולקבוע שיחת היכרות.
שאלות נפוצות
איך מעלים הוצאות במורנינג?
לפי המידע באתר החברה, אפשר להעלות הוצאות למערכת בכמה דרכים, כולל דרך וואטסאפ, ולסנכרן את חשבון הבנק ואת כרטיסי האשראי. היכולות המדויקות תלויות בחבילה, ולכן כדאי לבדוק מה זמין אצלכם.
מה ההבדל בין ניהול הוצאות במורנינג לבין הנהלת חשבונות?
ניהול הוצאות במורנינג הוא האיסוף, הקליטה, הסיווג והבדיקה של המסמכים. הנהלת חשבונות היא הרישום המקצועי שלהם בספרים. הראשון מכין את השני, וככל שהוא מסודר יותר, העבודה של מנהל החשבונות ושל רואה החשבון קלה ומהירה יותר.
האם מנהלת המשרד קובעת מה מוכר ומה לא?
לא. מה מוכר ובכמה קובע רואה החשבון. מנהלת המשרד אוספת, קולטת, מסווגת לפי הקטגוריות שהוא הגדיר, ובודקת שהמסמכים תקינים.
איזו גישה צריכה מנהלת המשרד למורנינג?
הרשאה שמאפשרת לקלוט ולסווג הוצאות, בלי גישה להגדרות החשבון או לאמצעי התשלום. אתם מחליטים על רמת ההרשאה, ואפשר לשנות או לבטל אותה בכל רגע.
האם המידע הכספי שלנו נשאר חסוי?
כן. אנחנו עובדות לפי התחייבות לסודיות, ורואות רק את מה שנדרש לעבודה. המידע נשאר במערכת שלכם, ולא נשמר אצלנו, וכשהעבודה מסתיימת, ההרשאה נסגרת.
מה עושים עם הוצאות מלפני שהתחלנו לעבוד יחד?
אפשר להשלים אחורה. בדרך כלל מתחילים מהחודש הנוכחי, כדי שהשגרה תתחיל לרוץ, ובמקביל משלימים את החודשים הקודמים לפי מה שרואה החשבון צריך. חיפוש בתיבת המייל ובדפי האשראי מוצא בדרך כלל חלק גדול ממה שנראה אבוד.
כמה זה עולה?
העלות נקבעת לפי היקף השעות, שתלוי בכמות ההוצאות בכל חודש. בדרך כלל זה זול משמעותית מהעסקה של עובדת משרד, כי משלמים רק על מה שנדרש. נשמח לפרט בשיחת ההיכרות.
תוך כמה זמן אפשר להתחיל?
בדרך כלל תוך כמה ימים מהשיחה הראשונה. השגרה מתחילה מהחודש הנוכחי, וההעברה הראשונה לרואה החשבון נעשית בסופו.
השורה התחתונה
הוצאות במורנינג הן כלי מצוין, אבל הן לא אוספות את עצמן. כל קבלה שנשארה בארנק, כל חשבונית שנקברה במייל וכל חיוב בלי מסמך הם הוצאה שעלולה ללכת לאיבוד. מה שמונע את זה הוא שגרה פשוטה: ערוץ אחד לקבלות, קליטה וסיווג שוטפים, בדיקת תקינות, התאמה מול הבנק, והעברה מסודרת לרואה החשבון.
כשמנהלת משרד מחזיקה את השגרה הזו, אתם רק מצלמים ושולחים. כל השאר כבר נעשה. אם גם אצלכם הקבלות מתפזרות בין הארנק, הרכב והמייל, דברו איתנו. שלחו לנו את הקבלות, ואנחנו נדאג לכל השאר.
האותיות הקטנות שאנחנו חייבות לכתוב: המאמר הזה הוא מידע כללי בלבד, ואינו ייעוץ חשבונאי, מיסויי או משפטי. השאלה אילו הוצאות מוכרות, ובאיזה היקף, נקבעת על ידי רואה החשבון ולפי הדין. מורנינג היא מוצר של חברה חיצונית, וקונטרול פלוס אינה שותפה רשמית שלה. היכולות במערכת משתנות לפי חבילה ומעת לעת, ולכן כדאי לבדוק את המצב העדכני באתר החברה. הדוגמה במאמר נועדה להמחשה. ט.ל.ח.
בהצלחה, ושתא הכפפות שלכם יחזיק מעכשיו רק כפפות. 💙
תגובות