יומן גוגל משותף לצוות: מי מתאמת, מי מזיזה, ואיך מפסיקים התנגשויות
תיאום פגישות הוא אחד משירותי המשרד הוותיקים ביותר. פעם זה היה יומן נייר על השולחן של המזכירה, והיום זה יומן גוגל שכל הצוות רואה מהטלפון. הכלי השתנה, אבל השאלה נשארה אותה שאלה: מי אחראית שהיומן יהיה נכון. יומן גוגל משותף לצוות נותן לכולם לראות הכל, אבל הוא גם נותן לכולם לקבוע, להזיז ולמחוק. בלי מישהי שמתאמת ושומרת על כללים, התוצאה היא שתי פגישות באותה שעה, חדר ישיבות תפוס פעמיים, ואף אחד שיודע מי קבע מה. במאמר הזה נראה איך עושים סדר ביומן משותף, ומה עושה מנהלת משרד מטעמנו כדי שהוא יעבוד בשביל הצוות.
יומן משותף לא מונע התנגשויות. מי שמונעת אותן היא מי שמנהלת אותו. חמשת הדברים שחשוב לדעת:
רוב ההתנגשויות לא נובעות מהכלי. הן נובעות מכך שכמה אנשים קובעים על אותו יומן בלי כללים ובלי מי שמתאמת.
יומן גוגל משותף לצוות צריך שלושה כללים פשוטים: מי קובע, איך מסמנים, ומי רשאי להזיז.
הרשאות הן החלק החשוב. אפשר לתת לחלק מהצוות רק לראות מתי פנוי, לאחרים לראות פרטים, ורק למי שמתאמת לערוך.
מנהלת משרד מנהלת את היומן בהרשאה, מתאמת מול משתתפים, חוסמת זמן לעבודה ומזיזה כשמשהו משתנה.
מתחילים בשיחת היכרות קצרה, ממשיכים בכללים ובהרשאות, ומהשבוע הראשון אתם רק מגיעים לפגישות.
מכירים את זה? יום שלישי, עשר בבוקר. לקוח מגיע לפגישה, ובחדר הישיבות כבר יושבים שניים מהצוות עם ספק. אתם בודקים את היומן ורואים את שתי הפגישות, באותה שעה, באותו חדר. אחת קבעתם אתם לפני שבוע. את השנייה קבע מישהו מהצוות אתמול, ואף אחד לא שם לב.
בדרך כלל זה לא קורה פעם אחת. פגישת צוות שזזה ונשכחה. עובדת שבחופשה, וקבעו לה פגישה עם לקוח. לקוח שקיבל זימון לשעה הלא נכונה, כי מישהו העתיק את הפגישה מיומן אחר. וכשמישהו שואל "מי קבע את זה?", התשובה היא בדרך כלל שתיקה. ובינתיים כל אחד בצוות בונה לעצמו פתרון פרטי: מישהו שומר את הפגישות החשובות גם בפתק, מישהי שולחת לכולם הודעה לפני כל פגישה, ואתם בודקים את היומן שלוש פעמים לפני שאתם יוצאים מהבית.
יומן גוגל משותף לצוות אמור לפתור בדיוק את הבעיות האלה, ולפעמים הוא דווקא מגדיל אותן. במאמר הזה לא נלמד אתכם איך לבנות יומן אישי שמשרת אתכם. את העקרונות האלה פירטנו במאמר על ניהול לוח זמנים של מנכ"ל. כאן נדבר על השכבה שמעליו: איך גורמים ליומן שכל הצוות משתמש בו לעבוד בלי התנגשויות, ומי צריכה להחזיק אותו.
למה יומן משותף מתנגש עם עצמו
כשמסתכלים על יומנים משותפים שלא עובדים, חוזרות כמעט תמיד אותן סיבות:
כולם קובעים. כשלכל אחד בצוות יש הרשאה לערוך, כל אחד קובע לפי מה שהוא רואה באותו רגע, ולא תמיד רואה הכל.
אין כללים לסימון. פגישה פנימית, פגישה עם לקוח, זמן נסיעה וזמן עבודה נראים אותו דבר. אי אפשר לדעת מה חשוב ומה גמיש.
חופשות והיעדרויות לא מסומנות. עובד בחופשה נראה פנוי, ואז קובעים לו.
חדרים וציוד לא נמצאים ביומן. חדר הישיבות לא "יודע" שהוא תפוס, כי אף אחד לא שריין אותו.
שינויים לא מעודכנים. פגישה זזה בטלפון או בוואטסאפ, אבל ביומן היא נשארה במקום הישן.
אין מי שאחראית. כשכולם אחראים על היומן, אף אחד לא בודק אותו.
יש יותר מיומן אחד לאותו אדם. מנהל שמנהל יומן עבודה ויומן פרטי בנפרד, בלי שהם מחוברים, ייראה פנוי בשעה שבה יש לו בכלל טיפול אצל רופא השיניים.
פגישות נקבעות מחוץ ליומן. לקוח קבע עם מנהל בטלפון, והמנהל שכח להכניס. עד שזה מגיע ליומן, מישהו אחר כבר תפס את אותה שעה.
שימו לב שאף אחת מהסיבות האלה לא נפתרת בעוד פיצ'ר. כולן נפתרות בכללים, בהרשאות ובמישהי שמחזיקה אותם. בדיוק כמו שכתבנו במאמר עוזרת אישית לאנשי עסקים: תיאום יומן הוא אחת המשימות הראשונות שכדאי להאציל, כי היא גוזלת הרבה זמן ודורשת מעט החלטות.
יומן גוגל משותף לצוות: מה הכלי יודע לעשות
יומן גוגל מאפשר לכל אחד לשתף את היומן שלו עם אחרים, ברמות שונות. אפשר לתת למישהו לראות רק מתי אתם תפוסים, בלי לראות את הפרטים. אפשר לתת לו לראות את כל הפרטים. ואפשר לתת לו לערוך, ואפילו לנהל את השיתוף. מעבר ליומנים האישיים, אפשר לפתוח יומנים נוספים ולשתף אותם עם כל הצוות, למשל יומן חופשות, יומן אירועים או יומן של חדר הישיבות.
בחשבונות עסקיים יש אפשרויות נוספות, כמו שריון חדרים וציוד, הגדרת שעות עבודה, סימון של זמן מחוץ למשרד וחסימת זמן לעבודה מרוכזת. חלק מהאפשרויות תלויות בסוג החשבון ובחבילה, ולכן כדאי לבדוק מה זמין אצלכם.
אפשר גם להציג כמה יומנים זה לצד זה, ולראות במבט אחד מתי כל הצוות פנוי. זה שימושי במיוחד כשצריך לקבוע פגישה עם שלושה או ארבעה אנשים, ובמקום עשר הודעות הלוך ושוב רואים מיד איפה יש חלון.
הכלי הזה נותן הרבה גמישות, וזו בדיוק הבעיה. אם כל אחד יכול לעשות הכל, צריך מישהי שתחליט מה כל אחד עושה בפועל.
שלושה כללים שמונעים רוב ההתנגשויות
לפני שמגיעים לתפקיד של מנהלת המשרד, הנה שלושה כללים שעובדים כמעט בכל צוות:
כלל ראשון: מי קובע. פגישות עם לקוחות ועם גורמים מבחוץ נקבעות על ידי אדם אחד, או עוברות דרכו. הצוות יכול לקבוע פגישות פנימיות, אבל כל מה שמערב לקוח, חדר או מנהל בכיר עובר דרך מי שמתאמת.
כלל שני: איך מסמנים. לכל סוג פגישה יש צבע ושם קבוע. למשל, פגישות לקוחות בכחול, פגישות פנימיות בירוק, זמן עבודה מוגן באפור. בשם הפגישה כתוב מי, על מה, ואיפה. כך במבט אחד רואים מה חשוב ומה אפשר להזיז.
כלל שלישי: מי רשאי להזיז. פגישה עם לקוח לא זזה בלי שמי שמתאמת יודעת. שינוי נעשה ביומן עצמו, לא בוואטסאפ, והמשתתפים מקבלים עדכון אוטומטי.
שלושה כללים, עמוד אחד. הם עובדים רק כשמישהי שומרת עליהם כל יום.
מה מנהלת משרד עושה ביומן הגוגל של הצוות
כאן נמצא ההבדל בין יומן שנראה מסודר לבין יומן שבאמת עובד. מנהלת משרד שאחראית על היומן המשותף היא לא עוד משתמשת בו. היא מי שמחזיקה אותו. כך זה נראה בפועל:
מנהלת את היומן בהרשאה
היא מקבלת הרשאת עריכה ליומנים הרלוונטיים, ולא סיסמה. אתם מחליטים לאילו יומנים היא נכנסת, ואפשר לבטל את ההרשאה בכל רגע. מכאן והלאה, כל פגישה מבחוץ עוברת דרכה.
מתאמת מול משתתפים
היא מוצאת זמן שמתאים לכל המשתתפים, שולחת את הזימון, ומוודאת שכולם אישרו. אם מישהו לא אישר, היא שואלת. אם צריך חדר, היא משריינת אותו באותו רגע.
חוסמת זמן לעבודה
יומן שמלא רק בפגישות הוא יומן שבו אף אחד לא עובד. היא חוסמת לכל מי שצריך זמן לעבודה מרוכזת, ושומרת עליו כמו על פגישה. בקשה לפגישה שנופלת על הזמן הזה מקבלת חלופה.
מזיזה כשמשהו משתנה
לקוח ביטל, מנהל חלה, פגישה התארכה. היא מזיזה את מה שצריך, מעדכנת את כל המשתתפים, ומוודאת שהשינוי לא יצר התנגשות חדשה במקום אחר.
מסמנת חופשות והיעדרויות
היא מחזיקה יומן חופשות משותף, ומעדכנת אותו לפי מה שהצוות מעביר אליה. עובד בחופשה נראה בחופשה, ואף אחד לא קובע לו פגישה עם לקוח.
עוברת על השבוע מראש
בסוף כל שבוע היא עוברת על השבוע הבא: מה עדיין לא אושר, איפה יש שתי פגישות צמודות בלי זמן נסיעה, ומי עמוס מדי. מה שדורש החלטה עובר אליכם.
נמאס לכם להגיע לחדר תפוס? תנו לנו לנהל את היומן, ואתם רק תגיעו לפגישות. ספרו לנו כמה אנשים בצוות, כמה יומנים יש לכם ומה הכי מתנגש היום, ונבנה יחד את הכללים הראשונים.
שבוע אחד ביומן מנוהל
כדי להבין איך זה מרגיש ביום־יום, הנה שבוע רגיל בצוות שבו מנהלת משרד מחזיקה את היומן המשותף. ביום ראשון בבוקר היא עוברת על השבוע: שתי פגישות עם לקוחות עוד לא אושרו, ולמנהל אחד יש שלוש פגישות צמודות בלי הפסקה. היא שולחת תזכורת למי שלא אישר, ומזיזה את אחת הפגישות של המנהל בחצי שעה, אחרי שבדקה שזה מתאים לכל המשתתפים.
ביום שני מגיעה בקשה מעובדת לפגישה עם ספק. היא מוצאת זמן שמתאים לשניהם, משריינת את חדר הישיבות ושולחת זימון. ביום שלישי לקוח מבטל פגישה, והיא מציעה לו שני מועדים חלופיים, מעדכנת את היומן ומשחררת את החדר.
ביום רביעי עובד מודיע שהוא יוצא לחופשה בשבוע הבא. היא מסמנת את החופשה ביומן המשותף, ובודקת אם נקבעו לו כבר פגישות באותם ימים. ביום חמישי אתם מקבלים סקירה של השבוע הבא, עם שתי שאלות שמחכות להחלטה שלכם. חמש דקות, וזהו.
מה עובר אלינו ומה נשאר אצלכם
כך נראית החלוקה כשמנהלת משרד מטעמנו מנהלת את היומן המשותף:
מה עובר אלינו | מה נשאר אצלכם |
קביעת פגישות עם גורמים מבחוץ ותיאום מול כל המשתתפים | ההחלטה עם מי נפגשים ומה דחוף |
שריון חדרים וציוד | ההחלטה על כללי העבודה ביומן |
חסימת זמן לעבודה מרוכזת ושמירה עליו | קביעת סדרי העדיפויות של הצוות |
הזזת פגישות ועדכון המשתתפים | אישור הזזה של פגישה רגישה |
עדכון יומן החופשות וההיעדרויות | אישור החופשות עצמן |
מעבר שבועי על השבוע הבא וסימון בעיות | החלטות במקרים של עומס או התנגשות |
ניהול ההרשאות ביומנים לפי ההנחיות שלכם | בעלות על החשבונות והגדרות האבטחה |
הטבלה הזו מתארת בדיוק את מה שחסר לכם? אפשר להתחיל גם מהיומן של מנהל אחד, ולהרחיב לצוות אחרי שהשגרה מתייצבת. כאן תמצאו את פרטי שירות העוזרת האישית הווירטואלית שלנו, שכולל ניהול יומן ותיאום פגישות.
הרשאות ביומן: מי רואה מה
אחת השאלות הנפוצות היא כמה לחשוף. התשובה תלויה בצוות, אבל הנה חלוקה שעובדת ברוב העסקים הקטנים:
כל הצוות: רואה מתי כל אחד תפוס או פנוי, בלי לראות את הפרטים. זה מספיק כדי לא לקבוע פגישה פנימית על זמן תפוס.
מנהלים וראשי צוות: רואים את הפרטים של הצוות שלהם, כדי לדעת מה קורה.
מי שמתאמת: מקבלת הרשאת עריכה ליומנים שהיא מנהלת, ורק להם.
יומנים משותפים: יומן חופשות, יומן אירועים ויומן חדרים פתוחים לצפייה לכולם, ולעריכה רק למי שמנהלת אותם.
כך כל אחד רואה מספיק כדי לעבוד, ואף אחד לא יכול להזיז בטעות פגישה של מישהו אחר. ואם אתם נותנים הרשאות למישהי מבחוץ, כדאי להגדיר מראש לאילו יומנים היא נכנסת, ולבדוק את ההרשאות פעם בכמה חודשים.
יומן משותף כשחלק מהצוות עובד מהבית
בצוות שעובד חלק מהשבוע מהבית, היומן המשותף הוא גם המקום שבו רואים מי נמצא איפה. בלי זה, קובעים פגישה פרונטלית עם מי שעובד היום מהבית, או מזמינים לחדר ישיבות אנשים שבכלל לא במשרד.
הפתרון פשוט: כל אחד מסמן ביומן אם הוא במשרד או מהבית, ובכל פגישה כתוב אם היא במשרד, בזום או בטלפון. מי שמתאמת את היומן רואה את זה מראש, ומתאימה את סוג הפגישה לאנשים שמשתתפים בה. כך גם קישור לפגישה מקוונת מגיע לכולם בזמן, ולא חמש דקות אחרי שהיא התחילה.
יומן גוגל משותף לצוות וגם ללקוחות
ההתנגשויות הכי יקרות הן אלה שמערבות לקוחות. לקוח שהגיע לפגישה שזזה, או שלא הגיע כי שכח, עולה לכם בזמן ובאמון. לכן חלק מהעבודה על היומן המשותף הוא גם מה שקורה מול הלקוח: זימון ברור, אישור, ותזכורת לפני.
כתבנו על התזמון, הערוץ והנוסח של תזכורות במאמר תזכורות ללקוחות לפני פגישה. כשמי שמתאמת את היומן היא גם מי ששולחת את התזכורות, אין פער בין מה שכתוב ביומן לבין מה שהלקוח יודע.
טעויות נפוצות ביומן משותף
לתת לכולם הרשאת עריכה. זה מרגיש פתוח ושוויוני, אבל זה בדיוק מה שיוצר התנגשויות. רוב הצוות צריך לראות, לא לערוך.
לא לסמן זמן נסיעה. פגישה בתל אביב בעשר ופגישה בחיפה באחת עשרה נראות מצוין ביומן, ובלתי אפשריות במציאות.
להזיז בוואטסאפ. "בוא נדחה לארבע" בהודעה, בלי לעדכן את היומן, הוא הדרך הקצרה להתנגשות הבאה.
לא לנקות פגישות חוזרות. פגישת צוות שבוטלה לפני חודשיים, אבל עדיין מופיעה כל שבוע, תופסת זמן ומבלבלת.
להשאיר את היומן בלי בעלים. יומן שכולם משתמשים בו ואף אחד לא אחראי עליו יתבלגן, גם עם הכללים הכי טובים.
סימנים שהיומן המשותף צריך מישהי שתחזיק אותו
פעם בחודש לפחות יש שתי פגישות באותה שעה או באותו חדר.
לקוחות מגיעים לפגישות שזזו, או לא מגיעים לפגישות שנקבעו.
אתם מבלים יותר מחצי שעה בשבוע על תיאום, בהודעות הלוך ושוב.
אף אחד לא יודע מי בחופשה בשבוע הבא בלי לשאול.
אם שניים מהסימנים האלה מוכרים לכם, כנראה שהבעיה היא לא ביומן, אלא בכך שאין מי שאחראית עליו.
דוגמה מהשטח: הצוות שהפסיק להיפגש באותו חדר
אורית מנהלת משרד יועצים עם שמונה עובדים וחדר ישיבות אחד. כולם השתמשו ביומן גוגל, וכולם יכלו לקבוע בו. פעם בשבוע בערך היו שתי פגישות באותו חדר, ופעם בחודש לקוח הגיע לפגישה שכבר זזה. אורית ניסתה לקבוע כללים בפגישת צוות, אבל אחרי שבועיים הכל חזר למקום.
כשמנהלת משרד מטעמנו קיבלה הרשאה ליומנים, היא התחילה מסדר. היא פתחה יומן לחדר הישיבות, יומן חופשות משותף, וקבעה שלושה צבעים: לקוחות, פנימי וזמן עבודה. את ההרשאות היא סידרה כך שרוב הצוות רואה רק מתי פנוי, והעריכה נשארה אצלה. מאותו שבוע, כל פגישה עם לקוח עברה דרכה.
אחרי חודש, ההתנגשויות כמעט נעלמו. כשמישהו מהצוות צריך פגישה עם לקוח, הוא שולח לה הודעה קצרה, והיא חוזרת עם זמן, חדר וזימון. אורית מקבלת כל יום חמישי סקירה של השבוע הבא, עם מה שעוד מחכה לאישור. הסיפור של אורית נועד להמחשה, אבל אנחנו פוגשות את אותו דפוס בצוותים רבים.
טיפ זהב: פתחו את יומן הצוות ובדקו כמה פגישות בשבוע הבא אין להן תיאור בשם. "פגישה", "שיחה" או "לקוח" בלי פרטים הן הפגישות שהכי קל להזיז בטעות ולשכוח. קבעו כלל אחד: בכל שם פגישה כתוב מי, על מה ואיפה.
איך מתחילים לעבוד איתנו
אין צורך להחליף כלים או לעצור את העבודה. כך זה נראה:
שיחת היכרות של 20 דקות. אתם מספרים לנו כמה אנשים בצוות, אילו יומנים יש לכם, ומה הכי מתנגש היום.
מיפוי והרשאות. אנחנו מנסחות איתכם את הכללים, מסדרות את ההרשאות ביומנים, ומקבלות הרשאת עריכה רק למה שנדרש.
שבוע ראשון. סידור הצבעים והשמות, פתיחת יומן חופשות ויומן חדרים, ותחילת התיאום של הפגישות מבחוץ. בסוף השבוע אתם מקבלים את הסקירה הראשונה.
את התיאום מול לקוחות, הזימונים והתזכורות מבצעות אצלנו מזכירות מנוסות, מרחוק ובזמן. כל הפרטים נמצאים בעמוד שירות המזכירה הווירטואלית שלנו, ומשם אפשר גם לקבוע שיחת היכרות.
שאלות נפוצות
האם יומן גוגל משותף לצוות מתאים גם לצוות קטן?
כן. דווקא בצוות קטן, שבו כל אחד עושה הכל, קל להתבלבל. שלושה כללים פשוטים ומישהי אחת שמתאמת חוסכים את רוב ההתנגשויות, גם כשיש רק ארבעה או חמישה אנשים.
מה ההבדל בין יומן גוגל משותף לצוות לבין ניהול היומן של מנהל אחד?
ניהול יומן של מנהל אחד מתמקד בזמן שלו: מה נכנס, מה נדחה ומה מוגן. יומן משותף לצוות מתמקד בתיאום בין אנשים: מי פנוי, איזה חדר תפוס, ומי מתאמת מול הלקוח. ברוב העסקים צריך את שניהם, ואותה מתאמת יכולה להחזיק את שניהם.
איזו הרשאה צריכה מנהלת המשרד ליומנים שלנו?
הרשאת עריכה ליומנים שהיא מנהלת, ולא סיסמה לחשבון. אתם מחליטים לאילו יומנים היא נכנסת, ואפשר לבטל את ההרשאה בכל רגע. הבעלות על החשבונות נשארת אצלכם.
האם הפרטים של הפגישות נשארים חסויים?
כן. אנחנו עובדות לפי התחייבות לסודיות, ורואות רק את היומנים שאתם משתפים. פגישות רגישות במיוחד אפשר לסמן כפרטיות, כך שגם מי שרואה את היומן יראה רק שהזמן תפוס.
באילו שעות מנהלת המשרד זמינה לתיאום?
הזמינות נקבעת לפי החבילה והשעות שסיכמנו. בקשות שמגיעות מטופלות לפי סדר העדיפויות שקבענו יחד, ושינויים דחופים מקבלים טיפול מהיר.
כמה זה עולה?
העלות נקבעת לפי היקף השעות וכמות היומנים. בדרך כלל זה זול משמעותית מהעסקה של מזכירה במשרה, כי משלמים רק על מה שנדרש. נשמח לפרט בשיחת ההיכרות.
ומה אם אנחנו עובדים עם אאוטלוק ולא עם יומן גוגל?
אותם עקרונות בדיוק. גם באאוטלוק אפשר לשתף יומנים ברמות הרשאה שונות ולתת הרשאת עריכה למי שמתאמת. אנחנו עובדות בתוך מה שכבר יש לכם.
תוך כמה זמן אפשר להתחיל?
בדרך כלל תוך כמה ימים מהשיחה הראשונה. בשבוע הראשון מסדרים את הכללים וההרשאות, ומהשבוע השני כל התיאום מבחוץ כבר עובר דרכנו.
השורה התחתונה
יומן גוגל משותף לצוות נותן לכולם לראות הכל, וזה מצוין. אבל הוא גם נותן לכולם לקבוע ולהזיז, ובלי כללים ובלי מי שמתאמת, הוא מייצר בדיוק את ההתנגשויות שהוא אמור למנוע. מה שעושה את ההבדל הוא שלושה כללים פשוטים, הרשאות נכונות, ומישהי אחת שמחזיקה את היומן כל יום.
כשהיא שם, הפגישות נקבעות פעם אחת, החדר פנוי כשצריך אותו, והלקוחות מגיעים בזמן. אם נמאס לכם לברר מי קבע מה, דברו איתנו. תנו לנו לנהל את היומן, ואתם רק תגיעו לפגישות.
האותיות הקטנות שאנחנו חייבות לכתוב: המאמר הזה הוא מידע כללי בלבד, ואינו ייעוץ מקצועי. יומן גוגל (Google Calendar) הוא מוצר של חברה חיצונית, וקונטרול פלוס אינה שותפה רשמית שלה. אפשרויות השיתוף, ההרשאות והתכונות משתנות לפי סוג החשבון, החבילה ומעת לעת, ולכן כדאי לבדוק את המצב העדכני באתר החברה. הדוגמה במאמר נועדה להמחשה. ט.ל.ח.
בהצלחה, ושחדר הישיבות יהיה פנוי בדיוק כשתצטרכו אותו. 💙
תגובות