שירותי משרד במיקור חוץ במרכז: מנהלת משרד שעובדת מרחוק לכל עסק בגוש דן, בשרון ובשפלה
שירותי משרד הם כל העבודה שמחזיקה עסק ביום־יום: יומן, טלפונים, מיילים, ספקים, מסמכים, חשבוניות ותזכורות. בעסקים במרכז הארץ העבודה הזו נעשית לרוב על ידי בעל העסק עצמו, או על ידי עובדת אחת שמחזיקה הכל בראש. שירותי משרד במיקור חוץ במרכז הם הדרך להעביר את כל זה למנהלת משרד מקצועית שעובדת מרחוק, בלי לגייס, בלי לפנות שולחן, ובלי לשלם על משרה מלאה. במאמר הזה נסביר מה השירות כולל, למה הוא מתאים במיוחד לעסקים באזור המרכז, ומה עושה מנהלת משרד מטעמנו בשביל עסק שנמצא בפתח תקווה, ברמת גן, בהרצליה או במודיעין.
אם העסק שלכם במרכז והעבודה המשרדית אוכלת לכם את היום, לא חייבים לגייס עובדת. חמשת הדברים שחשוב לדעת:
שירותי משרד במיקור חוץ במרכז הם שירות מרחוק. מנהלת המשרד עובדת מתוך המערכות שלכם, ולא צריכה לשבת אצלכם.
המיקום שלכם לא משנה את השירות. עסק בראשון לציון, ברעננה או בבני ברק מקבל בדיוק אותה עבודה, כי הכל מתנהל בענן, בטלפון ובוואטסאפ.
משלמים לפי שעות בפועל. חודש עמוס מגדילים, חודש שקט מקטינים, ובסוף כל חודש מקבלים חשבונית מסודרת.
מה שעובר אלינו: יומן ופגישות, מענה לטלפונים ולהודעות, ספקים, מסמכים, מעקב אחרי חשבוניות ותשלומים, וקשר עם רואה החשבון.
מתחילים בשיחת היכרות קצרה, ממשיכים במיפוי של מה עובר אלינו, ותוך שבוע המשרד שלכם כבר רץ.
מכירים את זה? יש לכם עסק בפתח תקווה, עם חמישה עובדים. שניים מגיעים למשרד שלושה ימים בשבוע, אחת עובדת מהבית ברחובות, ואתם עצמכם קופצים בין פגישות בתל אביב, בהרצליה ובראשון. באמצע היום מתקשר ספק ששכח לקבל אישור, לקוח שואל מתי תגיע החשבונית, ורואת החשבון מבקשת את דפי הבנק של החודש שעבר. ואתם בפקק באיילון, מנסים לענות לשלושתם מהטלפון.
אף אחד מהדברים האלה לא דורש אתכם. כולם דורשים מישהי. אבל לגייס מנהלת משרד במשרה מלאה נראה גדול מדי, ולא בטוח שיש בכלל מספיק עבודה לשמונה שעות ביום. אז זה נשאר עליכם, בערבים, בסופי שבוע, ובין פגישה לפגישה.
שירותי משרד במיקור חוץ במרכז נועדו בדיוק למצב הזה. אם אתם רוצים להבין את העקרונות הכלליים של השירות, כתבנו מדריך על שירותי משרד במיקור חוץ בדרך הנכונה, ולא נחזור עליו כאן. במאמר הזה נתמקד במה שרלוונטי לעסקים באזור המרכז, ובמה שקורה בפועל כשמנהלת משרד מבחוץ נכנסת לתמונה.
מה זה שירותי משרד במיקור חוץ
שירותי משרד במיקור חוץ הם העברה של העבודה המשרדית השוטפת לגורם חיצוני, שעובד בשביל העסק לפי שעות ולא כעובד שכיר. במקום מזכירה או מנהלת משרד שיושבת במשרד, יש מנהלת משרד שעובדת מרחוק, נכנסת למערכות של העסק, עונה בשמו, מתאמת, מתייקת, עוקבת ומדווחת.
ההבדל המרכזי מעובדת שכירה הוא הגמישות. לא צריך לגייס, לא צריך להכשיר מאפס, לא צריך עמדת עבודה, ולא צריך להתחייב להיקף קבוע. משלמים על השעות שבאמת נדרשות, ומגדילים או מקטינים לפי העומס. ההבדל המרכזי מכלי אוטומטי הוא שיש כאן בן אדם: מישהי שמבינה הקשר, מדברת עם ספקים ולקוחות, ושואלת כשמשהו לא ברור.
בדרך כלל השירות כולל ניהול יומן ופגישות, מענה לטלפונים ולהודעות, תיאום עם ספקים, סידור מסמכים, מעקב אחרי חשבוניות ותשלומים, וקשר שוטף עם רואה החשבון. אצל חלק מהעסקים נוסף גם ניהול של מערכת המשימות, איסוף מסמכים מלקוחות או ריכוז דיווחי נוכחות. מה בדיוק עובר החוצה, נקבע לפי העסק.
למה עסקים במרכז בוחרים במיקור חוץ
בעסקים באזור המרכז חוזרות כמה סיבות שהופכות את המודל הזה למתאים במיוחד:
הצוות מפוזר. עובדים גרים בערים שונות, חלק עובדים מהבית חלק מהשבוע, ולא תמיד יש מישהו במשרד. מנהלת משרד שעובדת מרחוק מתאימה לזה בדיוק.
אתם בתנועה. פגישות אצל לקוחות, נסיעות בין ערים ופקקים. כשאתם על הכביש, מישהי צריכה להחזיק את המשרד.
העומס משתנה. יש חודשים עמוסים ויש חודשים שקטים. משרה קבועה לא מתאימה לעומס שמשתנה.
שוק העבודה תחרותי. לגייס מנהלת משרד טובה באזור המרכז לוקח זמן, ולפעמים היא עוזבת אחרי שנה. מיקור חוץ חוסך את הסבב הזה.
אין מקום. משרדים קטנים, חללי עבודה משותפים ומשרד בבית לא תמיד משאירים מקום לעמדה נוספת.
אין מספיק עבודה למשרה מלאה. ברוב העסקים הקטנים העבודה המשרדית היא כמה שעות בשבוע, לא ארבעים.
יש גם סיבה פשוטה יותר: הרבה בעלי עסקים במרכז כבר עובדים עם רואה חשבון חיצוני, יועץ חיצוני ואיש מחשבים חיצוני. מנהלת משרד חיצונית היא פשוט החלק הבא באותו היגיון.
אם הצוות שלכם כבר עובד חלק מהזמן מרחוק, כדאי לקרוא גם את המאמר שלנו על ניהול משרד מרחוק, שמסביר איך שומרים על סדר ועל זמנים כשהמשרד הוא בעצם מקום וירטואלי. מנהלת משרד במיקור חוץ היא פשוט החלק שמחזיק את המקום הזה מסודר.
שירותי משרד במיקור חוץ במרכז: איפה זה עובד
מאחר שהעבודה נעשית מרחוק, השירות מתאים לכל עסק באזור המרכז, בלי קשר לעיר. אנחנו עובדות עם עסקים בגוש דן, כמו רמת גן, גבעתיים, בני ברק, חולון ובת ים, בשרון, כמו הרצליה, רעננה, כפר סבא והוד השרון, בשפלה, כמו ראשון לציון, רחובות ונס ציונה, ובאזור מודיעין ופתח תקווה. וכמובן, באותה צורה בדיוק, גם עם עסקים מחוץ למרכז.
שירותי משרד במיקור חוץ במרכז לעומת מזכירה במשרה
כדי להחליט נכון, כדאי לראות את ההבדלים העיקריים בין שתי האפשרויות:
גיוס: מזכירה במשרה דורשת גיוס, ראיונות והכשרה. מיקור חוץ מתחיל תוך כמה ימים.
היקף: משרה היא היקף קבוע. מיקור חוץ גדל וקטן לפי העומס של החודש.
מקום: מזכירה צריכה עמדת עבודה, מחשב וציוד. מנהלת משרד מרחוק עובדת מהמחשב שלה.
היעדרויות: כשמזכירה בחופשה או חולה, המשרד נעצר. במיקור חוץ, הרציפות היא חלק מהשירות.
נוכחות: מזכירה נמצאת במשרד ויכולה לקבל דואר ואורחים. מנהלת משרד מרחוק לא.
אין כאן תשובה אחת נכונה. עסק שמקבל הרבה אורחים במשרד כל יום יכול להעדיף מזכירה. עסק שרוב העבודה המשרדית שלו נעשית בטלפון ובמחשב ירוויח ממיקור חוץ.
וחשוב לומר את זה ביושר: אנחנו לא מגיעות פיזית למשרד. כל העבודה נעשית בטלפון, בוואטסאפ, במייל ובתוך המערכות שלכם. ברוב העסקים זה מספיק לכמעט כל העבודה המשרדית. מה שדורש נוכחות פיזית, כמו קבלת דואר רגיל, פתיחת הדלת לטכנאי או קבלת משלוח, נשאר אצלכם או אצל מי שנמצא במשרד, ואנחנו מתאמות אותו מראש.
מה מנהלת משרד במיקור חוץ עושה בשביל עסק במרכז
כאן נמצא הלב של השירות. מנהלת משרד מטעמנו לא מחליפה אתכם ולא מקבלת החלטות במקומכם. היא מחזיקה את כל מה שמסביב, כך שאתם יכולים להתעסק בעבודה עצמה. כך זה נראה בפועל:
מנהלת את היומן ואת הפגישות
היא קובעת, מזיזה ומאשרת פגישות, ובודקת שיש זמן נסיעה בין פגישה בהרצליה לפגישה בראשון. אתם מגיעים לפגישות, היא דואגת לכל השאר.
עונה לטלפונים ולהודעות
שיחות, הודעות וואטסאפ ומיילים מקבלים מענה בזמן, בשם העסק. מה שהיא יכולה לסגור לבד, היא סוגרת. מה שצריך אתכם, מגיע אליכם מסוכם, עם כל הפרטים.
מתאמת עם ספקים
הזמנות, מעקב אחרי אספקה, תיאום טכנאים ובירורים על חיובים. היא מחזיקה רשימה של כל הספקים, עם אנשי קשר ומועדי חידוש.
מסדרת מסמכים
קבצים בתיקייה הנכונה, בשם קבוע, עם מבנה שכל הצוות מבין. חוזים, אישורים, טפסים וקבלות, כולם במקום אחד.
עוקבת אחרי חשבוניות ותשלומים
היא יודעת מה יצא, מה שולם ומה עדיין פתוח, ושולחת תזכורות לפי לוח זמנים קבוע. אתם לא מגלים חוב רק כשאתם בודקים את הבנק.
מחזיקה את הקשר עם רואה החשבון
מסמכים שהוא מבקש, שאלות שהוא שואל ודוחות שצריך להעביר, הכל עובר דרכה, בזמן ומסודר.
שולחת סיכום שבועי
פעם בשבוע אתם מקבלים סיכום קצר: מה טופל, מה פתוח, ומה מחכה להחלטה שלכם. אם אתם רוצים עדכון בתדירות אחרת, יומי או דו־שבועי, מתאימות את זה אליכם.
רוצים שמישהי תחזיק לכם את המשרד, בזמן שאתם על הכביש? ספרו לנו על העסק, על הצוות ועל מה שהכי מעיק עליכם היום, ונבדוק יחד מה אפשר להעביר כבר בשבוע הבא.
מה עובר אלינו ומה נשאר אצלכם
כך נראית החלוקה אצל רוב העסקים במרכז שאנחנו עובדות איתם:
מה עובר אלינו | מה נשאר אצלכם |
ניהול היומן, קביעת פגישות ותיאום זמני נסיעה | ההחלטה עם מי נפגשים ומה דחוף |
מענה לטלפונים, להודעות ולמיילים | שיחות מקצועיות שרק אתם יכולים לנהל |
תיאום עם ספקים ומעקב אחרי הזמנות | בחירת ספקים ואישור הוצאות |
סידור מסמכים ותיקיות | חתימות ואישורים |
מעקב אחרי חשבוניות, תשלומים ותזכורות | קביעת תנאי התשלום מול לקוחות |
קשר שוטף עם רואה החשבון | ההחלטות המקצועיות מול רואה החשבון |
תיאום מראש של כל מה שדורש נוכחות פיזית | קבלת דואר, משלוחים וטכנאים במשרד |
הטבלה הזו מתארת את מה שחסר לכם? אפשר להתחיל גם מחלק ממנה, למשל רק מהיומן והטלפונים, ולהרחיב משם. כאן תמצאו את כל הפרטים על שירותי המשרד במיקור חוץ שלנו, כולל מה כל חבילה כוללת.
עסקים מהמרכז שמתאימים לשירות
כמעט כל עסק שיש בו עבודה משרדית שוטפת יכול להעביר אותה החוצה. אלה סוגי העסקים שאנחנו פוגשות הכי הרבה באזור:
משרדים מקצועיים: רואי חשבון, עורכי דין, יועצים ומתכננים פיננסיים, שהזמן שלהם יקר מכדי לבזבז אותו על תיאומים.
נותני שירות: מטפלים, מאמנים, מרצים ומדריכים, שעובדים מול לקוחות רבים ובמקומות שונים, ולא יכולים לענות לטלפון באמצע מפגש.
חברות קטנות: חברות של חמישה עד עשרים עובדים, שגדלו מהר מהמשרד שלהן.
יזמים וסטארט־אפים: שצריכים סדר משרדי מהיום הראשון, בלי לגייס עובדת משרד.
עסקים עם כמה סניפים: שצריכים מישהי אחת שמחזיקה את התמונה של כולם.
המשותף לכולם הוא שהעבודה המשרדית לא מספיקה למשרה מלאה, אבל היא גדולה מדי כדי שבעל העסק יחזיק אותה לבד. וכשהעסק גדל, השירות גדל איתו, בלי לגייס ובלי לעבור דירה.
כמה זה עולה, ולמה זה בדרך כלל זול יותר מעובדת
השאלה הראשונה שכמעט כל בעל עסק שואל היא כמה זה עולה. התשובה תלויה בהיקף השעות ובסוג העבודה, ולכן אין מחיר אחד. עסק שצריך מענה טלפוני וניהול יומן בלבד ישלם פחות מעסק שמעביר גם ספקים, מסמכים ומעקב תשלומים. ויש עסקים שמתחילים מחבילה קטנה ומגדילים אותה אחרי כמה חודשים, כשהם רואים כמה זמן זה חוסך להם. מה שאפשר לומר הוא שמיקור חוץ חוסך את רוב העלויות שנלוות להעסקה של עובדת: גיוס, הכשרה, עמדת עבודה, ציוד, ימי חופשה ומחלה, והפרשות. וחשוב לא פחות: משלמים רק על השעות שבאמת נדרשות, ולא על שמונה שעות ביום כשיש עבודה רק לשלוש. ויש גם עלות שקשה למדוד אבל קל להרגיש: הזמן שלכם. כל שעה שאתם לא מבלים על תיאומים, על רדיפה אחרי מסמכים ועל מיילים לספקים, היא שעה שחוזרת לעבודה עם הלקוחות או הביתה.
פירטנו את כל השיקולים במאמר עלות שירותי משרד: כמה זה באמת עולה, כולל השוואה בין האפשרויות השונות. ואת החבילות העדכניות תמצאו בעמוד המחירים באתר.
טעויות נפוצות כשבוחרים שירותי משרד במיקור חוץ
לחפש מישהי שתשב במשרד. ברוב העסקים במרכז, נוכחות פיזית לא נדרשת לרוב העבודה. מי שמתעקש על נוכחות משלם בדרך כלל על הרבה זמן מת.
להעביר הכל בבת אחת. עדיף להתחיל מתחום אחד או שניים, לתת לשגרה להתייצב, ולהרחיב משם.
לא להגדיר מה נשאר אצלכם. בלי גבול ברור, או שתקבלו שאלות על כל דבר, או שיתקבלו החלטות שהייתם רוצים לקבל בעצמכם.
לבחור רק לפי מחיר לשעה. מנהלת משרד מנוסה עושה בשעה מה שאחרת עושה בשלוש. השאלה היא כמה עבודה נעשית, לא כמה עולה שעה.
לא לתת גישה למערכות. בלי גישה ליומן, למייל ולתיקיות, אי אפשר באמת להחזיק את המשרד. כדאי לתכנן את ההרשאות מראש, בצורה מסודרת.
לא להכין את הצוות. אם העובדים לא יודעים שיש מנהלת משרד חדשה, ולמה לפנות אליה, הם ימשיכו לפנות אליכם. הודעה קצרה ביום הראשון חוסכת שבועות של בלבול.
דוגמה מהשטח: עסק בראשון לציון שחזר לשעות נורמליות
מעיין מנהלת חברה קטנה להדרכות ולסדנאות לעסקים, עם ארבעה מדריכים שעובדים אצל לקוחות בכל אזור המרכז. המשרד הרשמי בראשון לציון, אבל בפועל אף אחד לא יושב בו רוב השבוע. מעיין הייתה זו שמתאמת את הסדנאות, עונה ללקוחות, מזמינה ציוד, שולחת חשבוניות ורודפת אחרי תשלומים, בדרך כלל בערב, אחרי יום של הדרכות.
כשמנהלת משרד מטעמנו התחילה לעבוד עם החברה, היא קיבלה גישה ליומן, למייל ולתוכנה להפקת חשבוניות. בשבוע הראשון היא מיפתה את כל הספקים ואת כל הסדנאות הפתוחות, ומהשבוע השני התחילה לתאם בעצמה מול הלקוחות, לשלוח תזכורות למדריכים ולעקוב אחרי התשלומים. מה שדרש נוכחות במשרד, כמו קבלת ציוד, תואם מראש מול אחד המדריכים.
אחרי חודש, מעיין הפסיקה לעבוד בערבים על תיאומים. היא מקבלת כל יום חמישי סיכום קצר, ומחליטה רק במה שבאמת צריך אותה. הסיפור של מעיין נועד להמחשה, אבל הדפוס מוכר לנו מעסקים רבים במרכז.
איך נראה שבוע עבודה משותף
כדי להבין איך זה מרגיש ביום־יום, הנה שבוע רגיל עם מנהלת משרד מרחוק. ביום ראשון בבוקר היא עוברת על היומן של השבוע, מאשרת את הפגישות ומסמנת לכם התנגשות אחת. במהלך היום היא עונה לשלוש שיחות של לקוחות, מתאמת טכנאי למזגן במשרד, ומזמינה ציוד משרדי.
ביום שני היא שולחת תזכורות ללקוחות שמועד התשלום שלהם מתקרב. ביום שלישי רואה החשבון מבקש מסמכים, והיא שולחת אותם באותו יום. ביום רביעי היא מגלה שחוזה עם ספק מתחדש בעוד חודש, ומכינה לכם סיכום קצר להחלטה.
ביום חמישי אתם מקבלים סיכום שבועי. שתי דקות קריאה, שתי החלטות, וזהו. כל השאר כבר נעשה, ואתם הייתם כל השבוע בפגישות, בעבודה ובבית.
טיפ זהב: לפני שאתם מחליטים כמה שעות אתם צריכים, רשמו במשך שבוע אחד כל משימה משרדית שאתם עושים, וכמה זמן היא לוקחת. רוב בעלי העסקים מגלים שהם משקיעים בעבודה משרדית הרבה יותר זמן ממה שחשבו, ושחלק גדול ממנה לא דורש אותם בכלל.
איך מתחילים לעבוד איתנו
התהליך פשוט, והוא לא דורש מכם לעצור את העבודה:
שיחת היכרות של 20 דקות. אתם מספרים לנו על העסק, על הצוות ועל מה שהכי מעיק עליכם. אנחנו שואלות שאלות, ומציעות מאיפה נכון להתחיל.
מיפוי והרשאות. אנחנו מסכמות איתכם מה עובר אלינו ומה נשאר אצלכם, ומקבלות גישה רק למה שנדרש: יומן, מייל, תיקיות ומערכות.
שבוע ראשון. מיפוי של הספקים, המשימות הפתוחות והשגרות, ותחילת העבודה השוטפת. בסוף השבוע אתם מקבלים סיכום ראשון.
אנחנו עובדות מרחוק עם עסקים בכל אזור המרכז, כך שאין צורך במקום פיזי או בציוד נוסף. כאן אפשר לקרוא על שירותי המשרד מרחוק שלנו ולקבוע שיחת היכרות.
שאלות נפוצות
האם שירותי משרד במיקור חוץ במרכז מתאימים לכל עיר באזור?
כן. מאחר שהעבודה נעשית מרחוק, אין הבדל בין עסק בפתח תקווה, ברעננה, בראשון לציון או במודיעין. מה שקובע הוא סוג העבודה המשרדית, לא הכתובת.
מה ההבדל בין שירותי משרד במיקור חוץ במרכז לבין חברת כוח אדם?
חברת כוח אדם שולחת עובדת שעובדת אצלכם, בשעות קבועות, ובדרך כלל במשרד. שירותי משרד במיקור חוץ הם שירות: מנהלת משרד שעובדת מרחוק, לפי שעות בפועל, ומחזיקה את העבודה המשרדית בלי שתהיו המעסיקים שלה.
האם מנהלת המשרד מגיעה פיזית למשרד שלנו?
לא. אנחנו עובדות מרחוק, בטלפון, בוואטסאפ, במייל ובתוך המערכות שלכם. משימות שדורשות נוכחות פיזית מתואמות מראש מול מי שנמצא אצלכם במשרד.
איזו גישה צריכה מנהלת המשרד, והאם המידע נשאר חסוי?
גישה רק למה שנדרש לעבודה: יומן, מייל, תיקיות ומערכות מסוימות. אנחנו עובדות לפי התחייבות לסודיות, ואתם יכולים לשנות או לבטל כל גישה בכל רגע.
כמה שעות בחודש צריך?
תלוי בעסק. יש עסקים שמתחילים מכמה שעות בשבוע, ויש כאלה שצריכים הרבה יותר. ההיקף נקבע בשיחת ההיכרות, ואפשר לשנות אותו מחודש לחודש לפי העומס.
כמה זה עולה?
העלות נקבעת לפי היקף השעות בפועל, ובסוף כל חודש מקבלים חשבונית מסודרת. בדרך כלל זה זול משמעותית מהעסקה של מנהלת משרד במשרה, כי משלמים רק על מה שנדרש.
באיזו שפה אתן עובדות?
בעברית ובאנגלית. זה שימושי במיוחד לעסקים שעובדים גם עם לקוחות או ספקים מחוץ לישראל, או עם עובדים שהעברית היא לא שפת האם שלהם.
תוך כמה זמן אפשר להתחיל?
בדרך כלל תוך כמה ימים מהשיחה הראשונה. השבוע הראשון מוקדש למיפוי, ומהשבוע השני העבודה השוטפת כבר רצה. אין צורך להכין מראש שום דבר מלבד רשימה קצרה של מה שהכי מעיק עליכם היום.
השורה התחתונה
שירותי משרד במיקור חוץ במרכז מתאימים לעסקים שהעבודה המשרדית שלהם גדולה מדי בשביל בעל העסק, וקטנה מדי בשביל משרה מלאה. מנהלת משרד שעובדת מרחוק מחזיקה את היומן, הטלפונים, הספקים, המסמכים והתשלומים, בלי שתצטרכו לגייס, לפנות שולחן או להתחייב להיקף קבוע.
וכשהעבודה נעשית מרחוק, לא משנה אם העסק שלכם ברמת גן, בהרצליה או ברחובות. מה שמשנה הוא שמישהי מחזיקה את המשרד, ואתם חוזרים לעבודה שבשבילה פתחתם אותו. אם זה נשמע כמו מה שחסר לכם, דברו איתנו.
האותיות הקטנות שאנחנו חייבות לכתוב: המאמר הזה הוא מידע כללי בלבד, ואינו ייעוץ מקצועי. השירות ניתן מרחוק, ואינו כולל נוכחות פיזית במשרד הלקוח. היקף השירות, החבילות והמחירים מפורטים באתר ועשויים להשתנות. הדוגמה במאמר נועדה להמחשה. ט.ל.ח.
בהצלחה, ושהפקק הבא באיילון יהיה פקק שבו אתם רק מקשיבים למוזיקה. 💙
תגובות