גם העסק שלכם מתנהל על קפה ולחץ? אולי הגיע הזמן לעזרה מקצועית

"אין לי זמן לנשום!", "אני צריך לפחות שלושה אנשים כדי להשתלט על כל המשימות שלי!", או הכי נפוץ: "מי הגאון שהחליט שיש רק 24 שעות ביממה?" נשמע מוכר? אם כן, המאמר הזה בדיוק בשבילכם.

בואו נגלה ביחד אם גם אתם צריכים קצת עזרה אדמיניסטרטיבית כדי להשתלט על הכאוס.

למי השירות יכול באמת להועיל?

בואו נודה באמת: כמעט כל בעל עסק, יזם או מנהל מוצא את עצמו מדי פעם (או כל הזמן...) שואל, "למה, למה לא המציאו עדיין רובוט שעונה למיילים?" הנה האנשים שהכי מרוויחים מעזרה חיצונית:

• עסקים קטנים וסטארט-אפים: כל מי שחולם להצליח בגדול, אבל כרגע פשוט עסוק בלהצליח לסגור את היומן של מחר.

• יזמים ועצמאים: אתם הרי יודעים לעשות הכול לבד, אבל אם נהיה כנים, אולי הגיע הזמן להודות שאתם מעדיפים שמישהו אחר ינהל את המייל שלכם.

• מנהלי פרויקטים: כשיש לכם צוות שלם לנהל, זה קצת מוגזם שגם תצטרכו לזכור מי שילם ומי עדיין לא.

• אנשי מקצוע עסוקים: עורכי דין, יועצים, מאמנים - בקיצור, כל מי שהמקצוע שלו כולל בעיקר לדבר ולכתוב הרבה, ואין לו כוח להתעסק באקסל ובגבייה.
  

איך תדעו שאתם באמת צריכים סיוע חיצוני?

יש לא מעט סימנים שהגיע הזמן לעזרה חיצונית, וחלקם אפילו די מצחיקים:

• תיבת המייל שלכם מזכירה פרק בסדרה "אבודים".

• אתם כבר לא זוכרים מתי לאחרונה סגרתם משימה בדיוק בזמן.

• לקוחות שואלים אתכם שאלות בסיסיות כמו "היי, זוכר אותי? קבענו משהו?"

• אתם מגלים משימות ישנות בתיקיית "דחוף!", שנראות יותר עתיקות מהמגילות הגנוזות.

• יום ראשון נראה בדיוק כמו יום חמישי - עמוס, לחוץ ומעייף.
  

דוגמאות אמיתיות

קחו לדוגמה את יואב, בעל עסק קטן בתחום התיירות. הוא היה מוצף בשיחות, מיילים ותיאומים של לקוחות. יואב החליט להעביר את המשימות האלו לגורם חיצוני, ואחרי חודש התקשר אליי להגיד: "תקשיבי, זה נס - אני מצליח לאכול ארוחת צהריים בלי לענות למיילים תוך כדי!"

או תמר, מנהלת פרויקטים שהייתה שקועה בניהול לוחות זמנים וגבייה במקום לנהל את הצוות שלה. אחרי שהעבירה את המשימות האלו החוצה, גילתה שהצוות הפסיק לשאול "תמר, את עצבנית? הכל טוב?" כל שני וחמישי.

מהם השירותים המרכזיים שצוות אדמיניסטרטיבי חיצוני מציע לכם?

בעידן של שירותי משרד מרחוק, הצוות החיצוני מעניק לכם פתרונות שמורידים עומס יומיומי מהכתפיים:

• ניהול יומן ופגישות – מישהו שיגרום לכך שהפגישות שלכם לא יתנגשו זו בזו, או גרוע יותר – בשעת הצהריים.

• טיפול במייל ובתקשורת יומית – מישהו שיעזור לכם למצוא את המייל החשוב מבלי שתאלצו לקרוא 47 ניוזלטרים.

• מעקב אחר משימות ופרויקטים – כי אם תפתחו עוד טבלת אקסל, כנראה תברחו ליערות. כאן נכנסים לתמונה שירותי ניהול משרד שמאפשרים שליטה מלאה בלי כאב ראש.

• גביית תשלומים – כי אף אחד לא אוהב להיות האיש הרע שמזכיר לאנשים שהם חייבים כסף.
  

מהם היתרונות הגדולים?

• חיסכון של שעות רבות ביום שאתם יכולים לנצל לשנ"צ (או לעבודה חשובה יותר).

• אתם סוף סוף יכולים להתמקד בפיתוח עסקי, במקום לענות "אני אבדוק ואחזור אליך" בפעם ה-15 ביום.

• פחות מתח ולחץ, והמשפחה שלכם סוף סוף תפסיק לשמוע אתכם אומרים "אין לי זמן!".

• מקצועיות ברמה גבוהה בלי שתצטרכו לשחק אותה שאתם ממש אוהבים לכתוב חשבוניות.
  

איך להתחיל לעבוד נכון עם צוות אדמיניסטרטיבי חיצוני?

• הגדירו יעדים וציפיות - ככה לא יהיו הפתעות, אלא אם כן הן ממש טובות.

• קבעו תהליכי עבודה ותקשורת ברורים - כך לא תמצאו את עצמכם מסבירים בפעם העשירית איך לפתוח תיקייה בגוגל דרייב.

• השתמשו בכלים דיגיטליים - כי לשלוח יונת דואר זה כבר ממש לא בסטייל.

• קבעו שיחות מעקב - חשוב לדבר מדי פעם, רק לא כל יום.
  

טעויות נפוצות

• אל תגידו: "סמוך עליי, תבינו לבד", ותיעלמו.

• אל תתייחסו לצוות כאל קוראי מחשבות - הסבירו בדיוק מה אתם צריכים.

• אל תדלגו על הפגישות השבועיות - הן יבטיחו שהכול יתקתק כמו שצריך.
  

האם זה מתאים גם לעסקים קטנים?

חד-משמעית כן! עזרה חיצונית היא לא רק לעסקים גדולים עם עשרות עובדים. למעשה, דווקא עסקים קטנים ובינוניים מרוויחים יותר, כי כל דקה שאתם חוסכים היא קריטית לצמיחה שלכם. אז אם אתם מוצאים את עצמכם עסוקים מדי, מותשים מדי או שפשוט חסרות לכם שעות ביממה - כנראה שאתם כבר שם.

כמה סיבות למה זה מתאים במיוחד לעסקים קטנים:

• אתם משקיעים יותר זמן בליבת העסק ופחות בדברים מסביב.

• חוסכים בהוצאות שכר ותפעול משרד.

• נותנים שירות מהיר ומקצועי יותר ללקוחות שלכם כבר מההתחלה.
  

האם אפשר באמת לסמוך על הצוות בנושאים רגישים?

כן, ובגדול. ברור שזה מלחיץ לתת לאדם חיצוני לטפל בנושאים כמו כספים, מידע אישי של לקוחות או סודות עסקיים, אבל בדיוק בשביל זה קיימים מנגנונים ברורים לשמירת פרטיות ואבטחה. כאשר עובדים נכון ובצורה מסודרת, אתם מגלים מהר מאוד שהאמון נבנה במהירות.

איך תדעו שאתם בידיים טובות?

• בקשו המלצות מלקוחות קיימים של הצוות.

• חתמו מראש על הסכם סודיות ברור ומפורט (NDA).

• ודאו שהצוות משתמש בכלים מאובטחים לשיתוף מידע.

• הגדירו מראש מי רשאי לגשת לאיזה מידע ובאיזו רמה.
  

איך יודעים שההשקעה הזאת באמת משתלמת?

מאוד פשוט - מסתכלים על הזמן, האנרגיה והתוצאות. תעשו לעצמכם טובה: תבדקו כמה זמן פנוי פתאום יש לכם, כמה משימות קריטיות נסגרות בזמן, וכמה כאב ראש נמנע מכם ברגע שהתחלתם להיעזר בצוות חיצוני. אתם תופתעו כמה מהר תראו את ההבדל וכמה שההשקעה הזאת מחזירה את עצמה.

איך למדוד בקלות אם ההשקעה משתלמת לכם?

• השוו את אחוז המשימות שהושלמו לפני ואחרי תחילת העבודה עם הצוות.

• בדקו כמה לקוחות חדשים הצלחתם לגייס מאז שהתפנה לכם זמן.

• העריכו כמה שעות בשבוע נחסכו מכם והומרו בעבודה יעילה יותר.

• שאלו את עצמכם האם רמת הלחץ הכללית שלכם ירדה מאז שהתחלתם להיעזר בצוות חיצוני (התשובה כנראה תהיה "כן" עם שלושה סימני קריאה!).
  

טיפים פשוטים להתנהלות יומיומית יעילה יותר

• השתמשו באפליקציות לניהול זמן (תאמינו לנו, זה באמת עוזר).

• הציבו גבולות עבודה - אל תענו למיילים מהחופשה שלכם באילת.

• למדו לשחרר - אף אחד לא ינהל את העסק שלכם טוב יותר אם תהיו לחוצים 24/7.
  

סיכום

אז אם זיהיתם את עצמכם לפחות פעם אחת בקריאה כאן, הגיע הזמן לתת לעסק שלכם (ולכם!) את העזרה שאתם באמת צריכים. אל תחכו שיגמר לכם האוויר - תתחילו בקטן, תראו איך העסק שלכם מתחיל לנשום, ואולי סוף סוף יהיה לכם זמן גם לדברים החשובים באמת, כמו לשתות קפה בלי להסתכל על המייל כל 2 דקות.

יאללה, למה אתם מחכים? העסק שלכם יודה לכם, וכך גם האנשים שסביבכם.