יותר משימות משעות ביממה? ככה צוות מקצועי מרחוק יעשה לכם סדר בעסק

תודו - כמה פעמים אמרתם השבוע: "אם רק היו לי עוד כמה שעות ביום!" או "מי החליט שיש רק 24 שעות, ומי הסכים לזה?".האמת היא שכולנו מרגישים ככה לפעמים (או כל הזמן), ואם אתם בעלי עסקים, כנראה שהמילה "לפעמים" ממש לא מתאימה לכם.

אז רגע לפני שאתם שוקלים לשכפל את עצמכם (לא מומלץ, בעיקר כי אחד מכם זה מספיק...) יש פתרון הרבה יותר פשוט - צוות מקצועי שיטפל במשימות האדמיניסטרטיביות ויאפשר לכם לחזור ולהתמקד בדברים שאתם באמת אוהבים בעסק.

איך מזהים שהגיע הזמן להוציא משימות החוצה?

הנה כמה סימנים ברורים שאומרים שהגיע הזמן להיפרד מהבלגן:

• תיבת הדואר שלכם מפוצצת במיילים לא נקראים - לפחות 90% מהם לא באמת מעניינים.

• אתם קובעים פגישות על פגישות, אבל לא מצליחים לזכור עם מי קבעתם ומתי (או מה היה בפגישה בכלל).

• אתם מתעסקים יותר בניירת ובחשבוניות מאשר בפיתוח עסקי.

• יש לכם רשימת מטלות שיכולה למלא ספר עב-כרס (אבל לא סגרתם אפילו את הפרק הראשון).

אם אתם מהנהנים עכשיו בהזדהות, הגיע הזמן לשינוי!

5 סוגי משימות שכדאי להעביר לצוות חיצוני

לא תאמינו כמה משימות קטנות גוזלות לכם זמן יקר, שאפשר בקלות להעביר החוצה:

• ניהול יומן ופגישות - כי אם עוד פגישה תתנגש לכם בארוחת הצהריים, מישהו ייפגע (וזה כנראה יהיה הסנדוויץ' שלכם).

• גבייה ומעקב אחרי תשלומים - כי להיות "האיש הרע" שמזכיר ללקוחות שצריך לשלם, זה ממש לא כיף.

• טיפול במיילים והודעות - כי אף אחד לא באמת רוצה לפתוח ולקרוא 473 מיילים ביום.

• מעקב פרויקטים ומשימות - כי האקסל שלכם כבר מאיים להתפטר.

• הכנת דוחות ומסמכים - כי מתי לאחרונה באמת נהניתם להקליד טבלאות ולסכם נתונים?
  

איך בדיוק עובד השירות הזה בפועל?

תשכחו מסיפורי אימה על אובדן שליטה. הנה איך זה עובד באמת:

1. פגישת היכרות ותכנון - יושבים ביחד (כן, גם בזום זה עובד), מגדירים בדיוק את המשימות ומחליטים מה בדיוק עובר החוצה.

2. יצירת תכנית עבודה - הצוות מכין תוכנית ברורה עם יעדים מוגדרים, כך שכולם יודעים מה עושים ומתי.

3. תקשורת ומעקב שוטפים - קובעים זמנים לשיחות שבועיות קצרות כדי לוודא שהכול עובד חלק כמו שמן זית טוב.
   

סיפורים מהשטח: איך עסקים חסכו זמן וכסף עם צוות חיצוני?

קחו למשל את רוני, בעלת עסק לאירועים. היא מצאה את עצמה טובעת במיילים ובגבייה. כשהעבירה את המשימות החוצה, היא התקשרה בהתרגשות ואמרה: "תקשיבי, זה לא נורמלי - פתאום אני מספיקה לאכול צהריים בלי לענות לשיחות תוך כדי!".

או יואב, עורך דין עסוק שחשב שהוא מסוגל לעשות הכל לבד. אחרי חודש עם צוות מקצועי, הוא כבר אמר: "למה חיכיתי עד עכשיו?! עכשיו יש לי זמן לפגוש לקוחות חדשים ולא רק לרוץ אחרי הזנב שלי."

כמה זה באמת עולה, והאם זה משתלם לכם?

בואו נהיה פרקטיים, כי כסף זה באמת חשוב:

• התשלום הוא לפי שעות או לפי משימות, כך שלא משלמים על זמן שבו הצוות מסתכל על התקרה או שותה קפה.

• אפשר להתחיל עם מעט שעות ולהוסיף לפי הצורך.

• כשמשווים את העלות הזו לעובד קבוע, מדובר בחיסכון משמעותי של אלפי שקלים בחודש.
  

ואיך דואגים שהמידע שלכם נשאר מוגן ובטוח?

ברור שאתם קצת חוששים - ואנחנו ממש לא מאשימים אתכם. אבל בדיוק בשביל זה:

• חותמים מראש על הסכם סודיות (NDA) ברור ומפורט.

• משתמשים בכלים דיגיטליים מאובטחים לניהול משותף (Google Drive, Dropbox, מערכות CRM מאובטחות).

• קובעים מי בדיוק מורשה לגשת למידע העסקי שלכם.
  

שאלות נפוצות (כן, גם לכם בטח יש את השאלות האלו):

"האם אפשר לסמוך על הצוות שיעבוד טוב כמונו?"

ברור שכן! מגדירים מראש ציפיות ברורות, עושים שיחות שבועיות קצרות, ובונים את האמון לאט ובטוח.

"ומה אם המשימות לא מבוצעות כמו שצריך?"

בלי לחץ. פשוט תדברו עם הצוות, תסבירו מה הציפיות שלכם, והכול יסתדר הרבה יותר מהר ממה שאתם חושבים.

"האם השירות מתאים גם לעסקים קטנים או מתחילים?"

חד-משמעית כן! דווקא עסקים קטנים יכולים לצמוח מהר יותר עם שירות כזה, ובלי לבזבז כסף מיותר על עובדים ומשרדים.

"איך מודדים את ההצלחה של השירות?"

בודקים כמה זמן פנוי הרווחתם, כמה כסף חסכתם, כמה משימות נסגרו מאז שהתחלתם להיעזר בצוות, ובעיקר - כמה רגועים הפכתם להיות מאז שהתחלתם לשחרר משימות.

טיפים - איך לעבוד נכון עם צוות חיצוני:

• תקבעו יעדים ברורים וקצרים.

• תקיימו שיחה שבועית קצרה לעדכונים ופידבק.

• השתמשו בכלים דיגיטליים לניהול משימות (ממליצים בחום על Trello, Monday או Asana).

• תהיו פתוחים לשינויים והתאמות לאורך הדרך.
  

לסיכום אז אם גם אתם מרגישים שעוד רגע אתם טובעים במשימות, למה להמשיך לסבול?תשחררו כבר! תנו לצוות מקצועי כמו שלנו לקחת את ההגה, ותחזרו לעשות את הדברים שאתם באמת טובים בהם (או פשוט תספיקו לשתות את הקפה שלכם כשהוא עוד חם).

כי החיים קצרים מדי בשביל לנהל הכול לבד. (וגם הקפה שלכם קצר מדי בשביל להתקרר כל יום מחדש!)