ניהול יומן: למה היומן שלכם מנהל אתכם, ומה משתנה כשמישהי אחרת מחזיקה אותו
ניהול יומן הוא לא רק לקבוע פגישות. זו עבודה יומיומית של תיאום, הזזות, אישורים, הכנה ושמירה על הזמן שלכם. חמשת הדברים שחשוב לדעת:
התיאום הוא מה שגוזל זמן, לא הפגישות. כל פגישה דורשת בממוצע כמה הודעות הלוך ושוב, ועוד הזזה אחת או שתיים בדרך.
כלים כמו קלנדלי עוזרים, אבל לא מחליפים אדם. הם לא יודעים לתעדף, לא מתקשרים למי שלא אישר, ולא מזיזים שלוש פגישות כשמשהו דחוף נכנס.
מה מנהלת משרד עושה ביומן: קובעת ומזיזה, שולחת אישורים ותזכורות, חוסמת זמן לעבודה, מכינה את הפגישות ומשאירה לכם רק את ההחלטות.
אפשר לתת גישה בלי למסור סיסמה. גם יומן גוגל וגם אאוטלוק מאפשרים הרשאת ניהול מוגדרת שאפשר לבטל בכל רגע.
איך מתחילים איתנו: שיחת היכרות, דף העדפות קצר והרשאה ליומן. מהשבוע הראשון אתם מפסיקים לתאם בעצמכם.
מכירים את זה? "מתי נוח לך בשבוע הבא?" "שלישי בעשר?" "שלישי אני לא יכול, אולי רביעי?" "רביעי בבוקר יש לי משהו, אחרי שתיים?" ארבע הודעות, יומיים, ועוד אין פגישה. ובינתיים קבעתם משהו אחר על אותו חלון, כי שכחתם שהוא כבר בתהליך.
ואז מגיע היום עצמו. פגישה שהתחילה באיחור גוררת את כל השאר, הלקוח של שתיים לא אישר ולא הגיע, ואת הזמן שתכננתם לעבודה שקטה אכלו שלוש "שיחות קצרות" שמישהו הכניס. בסוף היום אתם מסתכלים על היומן ומבינים שהוא ניהל אתכם, ולא אתם אותו.
ניהול יומן נשמע כמו משהו שכל אחד יכול לעשות בעצמו. וזה נכון, כל אחד יכול. השאלה היא אם זה הדבר הנכון שתעשו עם הזמן שלכם. במאמר הזה לא נלמד אתכם לבנות יומן אידיאלי. את העקרונות האלה פירטנו במאמר על ניהול לוח זמנים של מנכ"ל. כאן נדבר על הצד המעשי: מה כוללת העבודה היומיומית על היומן, ואיך נראה ניהול יומן כשמישהי אחרת מחזיקה אותו בשבילכם.
ניהול יומן בשלוש שורות
יומן טוב עונה על שלוש שאלות: מה חשוב, מתי עושים את זה, ומה לא נכנס. הפגישות הן רק החלק הגלוי. מתחתיהן יש זמן מוגן לעבודה עמוקה, חוצצים בין פגישות, זמן נסיעה, והכנה לפגישות החשובות.
הבעיה היא שהתכנון הזה מחזיק בדרך כלל עד יום שלישי. אחר כך מגיעות הבקשות, ההזזות והביטולים, ומי שאמור לשמור על המבנה עסוק בעבודה עצמה.
למה היומן לא מנהל את עצמו, גם עם הכלים הכי טובים
הרבה מנהלים ובעלי עסקים מנסים לפתור את זה עם טכנולוגיה: קישור לקביעת פגישות, תזכורות אוטומטיות, יומן משותף. הכלים האלה מצוינים, ואנחנו משתמשות בהם כל יום. אבל יש ארבעה דברים שהם לא יודעים לעשות:
לתעדף. קישור לקביעת פגישות לא יודע שהלקוח הזה חשוב יותר מהספק ההוא, או שאת הפגישה הזו עדיף לקבוע בבוקר, כשאתם רעננים.
לטפל בחריגים. כשמשהו דחוף נכנס ושלוש פגישות צריכות לזוז, מישהו צריך לפנות לשלושה אנשים, להציע מועדים חלופיים ולעדכן את כולם.
לרדוף אחרי אישורים. תזכורת אוטומטית יוצאת, אבל אף אחד לא מתקשר כשהיא לא נענית.
להכין. פגישה טובה מתחילה לפני שהיא מתחילה: חומרים, קישור, כתובת, ומה נאמר בפעם הקודמת.
לכן גם בעסקים שיש בהם את כל הכלים, היומן עדיין דורש מישהי. השאלה היא רק אם זו אתם.
כמה עולה לכם התיאום היום
נעשה חשבון פשוט. נניח שאתם קובעים עשר פגישות בשבוע. כל פגישה דורשת בממוצע ארבע או חמש הודעות תיאום, ובערך אחת מכל שלוש פגישות זזה לפחות פעם אחת. זה כבר עשרות הודעות בשבוע, כל אחת מהן שתיים או שלוש דקות.
אבל הזמן הוא לא העלות הכי גדולה. העלות הגדולה היא הקטיעה: כל הודעת תיאום מוציאה אתכם מהריכוז, ולוקח זמן לחזור לעבודה. אצל מי שעושה עבודה שדורשת ריכוז, כמו כתיבה, ניתוח, עיצוב או ייעוץ, זה ההבדל בין יום פרודוקטיבי ליום מפורק.
ויש עוד עלות שקשה לראות: פגישות שלא מתקיימות. לקוח שלא אישר ולא הגיע הוא שעה שנשרפה, ולעיתים קרובות גם הזדמנות שהלכה.
חמישה סימנים שהגיע הזמן להעביר את היומן
לא כל אחד צריך מישהי שתנהל לו את היומן. אבל אם שלושה מהסימנים האלה מוכרים לכם, היומן כבר גוזל יותר ממה שהוא נותן:
אתם מתאמים פגישות בערב, כי במהלך היום אין זמן לענות לכולם.
פגישות נקבעות פעמיים על אותה שעה, או שאתם מגלים התנגשות רק כשהיא כבר קורית.
יותר מפגישה אחת בשבוע לא מתקיימת, כי מישהו שכח או לא אישר.
אין לכם בלוק אחד של שעתיים רצופות בשבוע לעבודה שדורשת ריכוז.
אתם מגיעים לפגישות לא מוכנים, ומחפשים את החומרים בדקות הראשונות.
כל אחד מהסימנים האלה נראה קטן. ביחד, הם אומרים שהיומן שלכם עובד נגדכם.
מה מנהלת משרד עושה בניהול יומן
זה לב העניין. כך נראית העבודה היומיומית שלנו על היומן של לקוח:
קביעת פגישות מול הצד השני. אנחנו מקבלות את הבקשה, "תקבעי לי עם יוסי בשבוע הבא", ומטפלות בכל התיאום: פונות, מציעות מועדים לפי ההעדפות שלכם, ומכניסות ליומן עם כל הפרטים. אתם לא רואים אף הודעה.
אישורי הגעה ותזכורות. יום לפני כל פגישה חשובה יוצאת תזכורת עם בקשת אישור. מי שלא מאשר מקבל שיחה. הסברנו למה זה עובד, ואיך לנסח את זה נכון, במאמר על תזכורות ללקוחות לפני פגישה.
הזזות וביטולים. כשמשהו משתנה, אנחנו מזיזות, מציעות חלופות ומעדכנות את כל המשתתפים. וכשמקום מתפנה, אנחנו מציעות אותו למי שחיכה לו.
חסימת זמן מוגן. זמן לעבודה עמוקה, זמן לאוכל וזמן נסיעה נכנסים ליומן כמו פגישות, ואנחנו שומרות עליהם. כשמישהו מבקש "רק עשר דקות" בתוך בלוק מוגן, אנחנו מציעות לו מועד אחר.
הכנת פגישות. קישור לשיחת וידאו, כתובת וחניה, מסמכים רלוונטיים, ומה סוכם בפגישה הקודמת. הכל מגיע אליכם מסודר, ולא צריך לחפש.
נסיעות ואירועים. טיסות, מלונות, הסעות ולוחות זמנים לכנסים. כולל הזמן שצריך לפני ואחרי, שכולם תמיד שוכחים.
תדריך יומי. בכל בוקר, או בכל ערב לגבי מחר, הודעה קצרה: מה ביומן, מה חשוב, מה הוזז ומה מחכה להחלטה שלכם.
אם כל זה נשמע כמו מה שהייתם רוצים שמישהי תעשה בשבילכם, זה בדיוק מה שעושה עוזרת אישית וירטואלית אצלנו, כחלק מהעבודה השוטפת.
דף ההעדפות: המסמך שמאפשר למישהי אחרת לנהל את היומן שלכם
הסוד של יומן שמנוהל על ידי מישהי אחרת הוא לא אמון עיוור, אלא כללים כתובים. בשבוע הראשון אנחנו בונות יחד איתכם דף העדפות, שמתעדכן כל הזמן. הוא עונה על שאלות כמו:
אילו שעות פתוחות לפגישות, ואילו חסומות תמיד?
כמה פגישות ביום זה המקסימום?
כמה זמן חוצץ צריך בין פגישות, ואחרי פגישות ארוכות?
מי האנשים שתמיד מקבלים עדיפות, ומי תמיד מחכה?
מה מקבלים בטלפון, ומה דורש פגישה?
איך מתנהגים כשמישהו מבקש פגישה דחופה?
אילו פגישות דורשות הכנה, ואיזו הכנה?
עם הדף הזה, רוב הבקשות נסגרות בלי לשאול אתכם. ומה שלא כתוב בדף, שואלות פעם אחת ומוסיפות אליו. אחרי חודש או חודשיים, הדף כבר משקף את הדרך שבה אתם באמת עובדים, ולא רק את מה שחשבתם בשבוע הראשון.
מה מעבירים ומה נשאר אצלכם
התחום | מה עובר אלינו | מה נשאר אצלכם |
קביעת פגישות | כל התיאום מול הצד השני | ההחלטה עם מי להיפגש |
עדיפויות | יישום לפי דף ההעדפות | קביעת סדר העדיפויות |
אישורים ותזכורות | שליחה, מעקב ושיחות | אין |
הזזות וביטולים | ביצוע ועדכון כל המשתתפים | החלטה על ביטול רגיש |
זמן מוגן | חסימה ושמירה | הגדרת מה מוגן |
הכנה | חומרים, קישורים, סיכומים | התוכן המקצועי של הפגישה |
נסיעות | הזמנות ולוחות זמנים | אישור תקציב |
שימו לב שבשורה של אישורים ותזכורות, העמודה הימנית ריקה. זה החלק שבעלי עסקים הכי שמחים להיפרד ממנו. ואם אתם צריכים גם מענה לשיחות שמגיעות בזמן שאתם בפגישות, אפשר לשלב את ניהול היומן עם שירותי מזכירות מרחוק, כך שמי שעונה לטלפון היא גם מי שקובעת ביומן.
היומן והמייל: למה כדאי שאותה מישהי תחזיק את שניהם
רוב בקשות הפגישה לא מגיעות ליומן. הן מגיעות למייל, לוואטסאפ או בשיחת טלפון. "אפשר לקבוע משהו בשבוע הבא?" נשלח במייל, נקבר בין עשרות הודעות אחרות, ונזכר רק כשמישהו שואל שוב.
לכן ברוב המקרים אנחנו ממליצות לחבר את ניהול היומן למיון תיבת המייל. מי שממיינת את המייל בבוקר רואה את בקשות הפגישה, מטפלת בהן ישר ביומן, ועונה לצד השני עוד לפני שהוא מתחיל לחכות. כך שום בקשה לא נשארת תלויה באוויר, ואתם לא צריכים להיות המתווכים בין שתי המערכות.
זה גם חלק מתמונה רחבה יותר של האצלה: יומן, מייל, תיאומים ומשימות שחוזרות. אם אתם מתלבטים מה להעביר קודם ובאיזה סדר, כתבנו על זה מדריך מפורט במאמר על עוזרת אישית לאנשי עסקים.
גישה ליומן, בלי למסור סיסמה
זה החשש הראשון שאנחנו שומעות, והחדשות הטובות הן שהוא נפתר בקלות. גם יומן גוגל וגם אאוטלוק מאפשרים לתת לאדם אחר הרשאה לנהל את היומן שלכם, עם המשתמש שלו ובלי הסיסמה שלכם. אפשר לבחור את רמת ההרשאה, לראות מה נעשה, ולבטל בכל רגע.
כמה כללים שאנחנו עובדות לפיהם:
הרשאה ליומן, לא לכל החשבון. אם צריך גם גישה למייל, היא ניתנת בנפרד ובאופן מוגדר.
פגישות פרטיות נשארות פרטיות. אפשר לסמן אירועים כפרטיים, כך שרואים רק שהזמן תפוס.
תיעוד. כל שינוי ביומן נרשם, וברור מי עשה אותו.
סגירה בסיום. ביום שההתקשרות מסתיימת, ההרשאה מבוטלת.
העקרונות האלה הם חלק מגישה רחבה יותר לשאלה מה נותנים ולמי, שפירטנו במאמר על גישות והרשאות.
דוגמה מהשטח: עמית והיומן שהתפרק
עמית הוא מנכ"ל של חברת לוגיסטיקה עם כ-30 עובדים. היומן שלו היה מלא: פגישות עם לקוחות, ספקים, צוות ההנהלה, ובין לבין גם ביקורים במחסנים.
"לא הבנתי כמה זמן אני מבזבז על תיאום עד שספרתי", הוא מספר. "בשבוע אחד שלחתי יותר משישים הודעות רק כדי לקבוע ולהזיז פגישות. ובכל פעם הייתי צריך לפתוח את היומן, לבדוק, לחזור."
כשהתחלנו לנהל את היומן שלו, השבוע הראשון הוקדש לדף ההעדפות. עמית רצה את הבקרים בלי פגישות, ימי רביעי לביקורים בשטח, ולא יותר מחמש פגישות ביום. הוא גם רצה לדעת מראש מי מגיע לכל פגישה, ומה הנושא.
מהשבוע השני, כל בקשת פגישה עברה אלינו. "אני פשוט מעביר את המייל או כותב שורה אחת: תקבעי עם הספק החדש לשבוע הבא. ובבוקר אני מקבל הודעה מה קבוע, מה זז ומה מחכה לי."
השינוי הכי גדול, לדבריו, היה דווקא בבקרים. "פעם הבוקר היה מתפרק לחתיכות. היום יש לי שלוש שעות רצופות לחשוב, וזה הזמן הכי שווה שלי."
ועוד דבר שהוא לא ציפה לו: "הפגישות עצמן נהיו קצרות יותר. כשמישהי שולחת לפני כל פגישה את הנושא ואת החומרים, כולם מגיעים מוכנים, ולא מבזבזים את עשר הדקות הראשונות על להיזכר על מה בכלל נפגשים."
איך זה נראה לפי סוג העבודה
הבסיס דומה אצל כולם, אבל הדגשים משתנים לפי מה שאתם עושים:
מנכ"לים ומנהלים בכירים. הדגש הוא על הגנה על הזמן: בלוקים לחשיבה, סינון בקשות, והכנה מעמיקה לפגישות החשובות. כאן הערך הכי גדול הוא דווקא בפגישות שלא נקבעו.
נותני שירות שעובדים לפי שעה. יועצים, מאמנים ומטפלים. הדגש הוא על מילוי היומן ועל אחוזי הגעה. כל שעה ריקה או פגישה שלא התקיימה היא הכנסה שהלכה, ולכן אישורי ההגעה ורשימת ההמתנה הם לב העבודה.
אנשי מכירות ובעלי עסקים שנפגשים עם לקוחות. הדגש הוא על מהירות: ליד שביקש פגישה צריך לקבל מועד עוד היום, לפני שהוא מתקרר. כאן ניהול היומן מתחבר ישירות למעקב אחרי לידים ואחרי הצעות מחיר.
אנשי שטח. קבלנים, טכנאים ומתקינים. הדגש הוא על לוגיסטיקה: זמני נסיעה, אזורים גיאוגרפיים, ותיאום מראש עם הלקוח שיהיה בבית. יומן שמסודר לפי אזורים יכול לחסוך שעה של נסיעות ביום.
יומנים של כמה אנשים בעסק
לא תמיד מדובר במנכ"ל אחד. בהרבה עסקים יש כמה יומנים שצריך לתאם ביניהם: שותפים, מטפלים, יועצים או אנשי מכירות. כאן נכנסת עוד שכבה של עבודה: לתאם פגישה בין שלושה אנשים עם יומנים צפופים, לנהל חדרי ישיבות וציוד משותף, ולוודא שאף אחד לא נקבע פעמיים.
אותם עקרונות עובדים גם כאן: דף העדפות לכל אדם, הרשאה לכל יומן, ומישהי אחת שרואה את התמונה כולה. וכשמדובר בפגישות עם לקוחות, אותה מישהי שומרת גם על אחוזי ההגעה, עם הכלים שתיארנו במאמר על הפחתת אי הגעה לפגישות.
ארבע טעויות כשמעבירים את היומן למישהי אחרת
גם כשההחלטה נכונה, הביצוע יכול להשתבש. אלה הטעויות שאנחנו רואות הכי הרבה בשבועות הראשונים:
לקבוע פגישות במקביל. אתם ממשיכים לקבוע בעצמכם "רק את הפגישה הזו", והעוזרת קובעת על אותו חלון. הכלל הוא פשוט: מרגע שמעבירים, כל בקשה חדשה עוברת דרך מקום אחד. אם קבעתם משהו בעצמכם, הודעה קצרה מספיקה.
לא לכתוב העדפות. "את כבר תביני מה אני אוהב" עובד אחרי חודשיים, לא ביום הראשון. רבע שעה על דף ההעדפות חוסכת עשרות שאלות.
להשאיר פגישות בראש. "יש לי משהו ביום שלישי, אבל לא הכנסתי ליומן." מה שלא ביומן לא קיים, ומישהי אחרת תקבע עליו.
לא לקרוא את התדריך. הוא שתי דקות בבוקר, והוא מה שמאפשר לכם לא לפתוח את היומן כל רבע שעה. בלי לקרוא אותו, תמשיכו לבדוק בעצמכם.
טיפ זהב: ספרו את ההודעות
השבוע, נסו תרגיל פשוט. בכל פעם שאתם שולחים הודעה, מייל או שיחה שמטרתם לקבוע, לאשר או להזיז פגישה, סמנו קו על פתק. בסוף השבוע ספרו.
רוב האנשים שעושים את התרגיל מגלים מספר גבוה פי שניים או שלושה ממה שחשבו. ועכשיו הכפילו בשלוש דקות לכל הודעה, והוסיפו את זמן החזרה לריכוז אחרי כל אחת.
המספר הזה הוא הזמן שתקבלו בחזרה כשמישהי אחרת מחזיקה את ניהול היומן שלכם. ואם הוא גבוה מכמה שעות בשבוע, זה כבר לא עניין של נוחות, אלא של כסף.
איך מתחילים לעבוד איתנו
שלב 1: שיחת היכרות. חצי שעה שבה תספרו לנו איך נראה שבוע רגיל שלכם, מה הכי מעיק ביומן, ומה הייתם רוצים לשנות.
שלב 2: דף העדפות והרשאה. אנחנו בונות איתכם את דף ההעדפות, ואתם נותנים הרשאה ליומן. בלי סיסמאות, ובלי להחליף שום כלי.
שלב 3: שבוע ראשון. מעבירים אלינו את כל בקשות הפגישה החדשות, ומקבלים תדריך יומי. אחרי שבועיים יושבים יחד, מעדכנים את הדף ומחליטים מה עוד להעביר.
רוצים לדעת כמה זה עולה בהיקפים שונים? כל הפרטים בעמוד המחירים. ואם אתם מעדיפים לדבר קודם, נשמח לתאם שיחה קצרה.
שאלות נפוצות
מה כולל ניהול יומן על ידי עוזרת או מנהלת משרד?
הוא כולל קביעת פגישות ותיאום מול הצד השני, שליחת אישורי הגעה ותזכורות, טיפול בהזזות ובביטולים, חסימת זמן מוגן לעבודה, הכנת חומרים וקישורים לפגישות, תיאום נסיעות, ותדריך יומי שמסכם מה ביומן ומה מחכה להחלטה. כל זה מתבצע לפי דף העדפות שנבנה יחד איתכם.
איך נותנים לעוזרת חיצונית גישה ליומן בלי למסור סיסמה?
גם יומן גוגל וגם אאוטלוק מאפשרים לתת לאדם אחר הרשאה לנהל את היומן, עם המשתמש שלו. אפשר לבחור את רמת ההרשאה, לסמן אירועים כפרטיים, לראות מה שונה ולבטל את ההרשאה בכל רגע. אין צורך לשתף סיסמה או לתת גישה לכל החשבון.
האם אפשר לנהל יומן של כמה אנשים בעסק?
כן. בעסקים עם כמה שותפים, מטפלים או אנשי מכירות, אנחנו מנהלות כמה יומנים במקביל, עם דף העדפות לכל אחד. כך קל לתאם פגישות בין כמה אנשים, לנהל חדרים וציוד משותף, ולוודא שאף אחד לא נקבע פעמיים.
מה קורה כשמשהו דחוף משתנה ברגע האחרון?
זה בדיוק המקום שבו אדם עדיף על כל כלי. אנחנו מזיזות את מה שצריך, פונות לכל המשתתפים עם מועדים חלופיים, ומעדכנות אתכם בערוץ המוסכם. אתם צריכים רק לומר מה השתנה, ואנחנו מטפלות בכל השאר.
האם זה מתאים גם לעצמאי, או רק למנכ"לים?
זה מתאים לכל מי שהזמן שלו הוא מה שהוא מוכר: יועצים, מטפלים, עורכי דין, מאמנים ונותני שירות. אצל עצמאים התועלת אפילו גדולה יותר, כי כל שעה שהולכת על תיאום היא שעה שלא מחייבים עליה. בדרך כלל ההיקף קטן יותר, וגם העלות בהתאם.
כמה זמן לוקח ניהול יומן, ומתי מתחילים?
אצל רוב המנהלים ובעלי העסקים מדובר בכמה שעות בשבוע, תלוי בכמות הפגישות ובמספר היומנים. מתחילים בדרך כלל תוך כמה ימים מהשיחה הראשונה: דף העדפות, הרשאה, ומהשבוע הראשון אתם כבר מעבירים אלינו את הבקשות.
השורה התחתונה
ניהול יומן הוא לא רק לדעת מתי יש פגישה. זו עבודה יומיומית של תיאום, הזזות, אישורים, הכנה ושמירה על הזמן החשוב. והיא נופלת בדרך כלל על מי שהכי פחות צריך לעשות אותה: האדם שהיומן שלו.
כשמישהי אחרת מחזיקה את היומן, לפי כללים שאתם קבעתם, אתם מקבלים בחזרה שני דברים: את השעות שהלכו על תיאום, ואת היכולת להתרכז. התחילו מספירת ההודעות השבוע, ואם המספר יפתיע אתכם, דברו איתנו. נבנה יחד דף העדפות, ומהשבוע הבא היומן יתחיל לעבוד בשבילכם.
האותיות הקטנות שאנחנו חייבות לכתוב: המאמר הזה הוא מידע כללי בלבד, ואינו ייעוץ מקצועי. הדוגמה במאמר נועדה להמחשה. הגדרות ההרשאות ביומני גוגל ואאוטלוק משתנות מעת לעת, ולכן כדאי לבדוק את האפשרויות העדכניות בכל מערכת. ט.ל.ח.
בהצלחה - ושיהיה לכם בוקר אחד בשבוע בלי אף פגישה. 💙
תגובות