שירותי בק אופיס: מה עובר אלינו, מה נשאר אצלכם, ואיך העסק מפסיק להיתקע מאחורי הקלעים

שירותי בק אופיס הם כל העבודה שמחזיקה את העסק, ושהלקוחות לא רואים: חשבוניות, גבייה, ספקים, עובדים, מסמכים ומערכות. חמשת הדברים שחשוב לדעת:

1. הבעיה היא לא כמות העבודה, אלא שאין לה בעלים. בעסק קטן הבק אופיס מתחלק בין כולם, ולכן בסוף הוא נופל על בעל העסק, בדרך כלל בערב.

2. מה זה כולל בפועל: הפקת מסמכים וגבייה, קליטת הוצאות והעברה לרואה החשבון, ספקים וחוזים, קליטת עובדים, ותפעול המערכות של העסק.

3. מה נשאר אצלכם: ההחלטות. מחירים, תנאים מיוחדים, גיוסים ואישור תשלומים. כל השאר יכול לעבור.

4. אפשר להתחיל קטן. רוב העסקים מתחילים מתחום אחד, בדרך כלל הכסף, ומרחיבים אחרי חודש.

5. איך זה עובד אצלנו: שיחת היכרות, מיפוי של המערכות וההרשאות, ושבוע ראשון שבו אנחנו כבר עובדות בתוך המערכות שלכם. בלי להחליף שום תוכנה.
   

מכירים את זה? היום עבר מצוין. פגישות עם לקוחות, עבודה מקצועית, אולי אפילו עסקה חדשה. ואז בשמונה בערב אתם פותחים את המחשב, ומתחילה המשמרת השנייה: שלוש קבלות שלא יצאו, ספק ששלח חשבונית פעמיים, עובדת חדשה שמתחילה ביום ראשון ועדיין לא חתמה על כלום, ורואה החשבון שמבקש בפעם השלישית את דפי הבנק של החודש שעבר.

אף אחת מהמשימות האלה לא קשה. אבל ביחד הן אוכלות כמה ערבים בשבוע, וגרוע מזה, הן אף פעם לא נגמרות. כל שבוע הן חוזרות, וכל שבוע משהו קטן נופל בין הכיסאות.

זה בדיוק התחום של שירותי בק אופיס: לקחת את כל העבודה הזו, לתת לה בעלים, ולהחזיר לכם את הערבים. במאמר הזה לא נסביר שוב מה זה בק אופיס. בשביל זה יש לנו את המדריך המלא מה זה בק אופיס ומי באמת מחזיק את העסק על הרגליים. כאן נדבר על הצד המעשי: מה בדיוק אנחנו לוקחות, איך זה נראה שבוע אחרי שבוע, ומה נשאר אצלכם.

בק אופיס בשתי פסקאות

בכל עסק יש שני צדדים. הפרונט הוא מה שהלקוח רואה: השירות, המוצר, הפגישה. הבק אופיס הוא כל מה שמאפשר לפרונט לעבוד: המסמך שיוצא אחרי העסקה, התשלום שצריך לגבות, הספק שצריך לשלם לו, העובד שצריך לקלוט, והמערכת שצריך לעדכן.

בעסק גדול יש לזה מחלקה. בעסק קטן ובינוני יש לזה בדרך כלל את בעל העסק, ועוד כמה אנשים שעושים "קצת" כל אחד. וזו בדיוק הנקודה שבה דברים מתחילים ליפול.

למה הבק אופיס נופל דווקא עליכם

יש שלוש סיבות שחוזרות כמעט בכל עסק שאנחנו נכנסות אליו:

אין בעלים. כשכולם עושים קצת, אף אחד לא אחראי. החשבונית לא יצאה כי כל אחד חשב שהשני מטפל.

הכל בראש של אדם אחד. בעל העסק יודע מי חייב, איזה חוזה מתחדש ואיפה נמצאת הסיסמה של מערכת החשבוניות. כל עוד הוא שם, זה עובד. כשהוא בחופשה, הכל נעצר.

הדחוף דוחק את החשוב. לקוח שמתקשר תמיד ינצח את תזכורת התשלום ללקוח אחר. ולכן הגבייה נדחית, ההוצאות לא נקלטות, והחודש נסגר באיחור.

השורה התחתונה היא שהבעיה כמעט אף פעם לא בכמות העבודה. ברוב העסקים הקטנים מדובר בכמה שעות בשבוע. הבעיה היא שאין מי שהעבודה הזו היא התפקיד שלה. ובדיוק את זה נותנים שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ: בעלים לכל מה שעד היום היה "של כולם".

כמה הבק אופיס עולה לכם היום, גם בלי שאתם משלמים עליו

הרבה בעלי עסקים מסתכלים על שירות בק אופיס כהוצאה חדשה. בפועל, אתם כבר משלמים עליו. פשוט לא בכסף, אלא בשלושה מטבעות אחרים:

זמן. חמש עד עשר שעות בשבוע של בעל העסק על ניירת הן לא "ערבים פנויים". אלה שעות שבהן אפשר היה לפגוש לקוחות, לסגור עסקאות או פשוט לנוח. חשבו כמה שווה שעה שלכם, והכפילו.

טעויות. חשבונית ספק ששולמה פעמיים, מנוי שהתחדש בלי שאף אחד שם לב, הוצאה מוכרת שלא נקלטה ולכן לא קוזזה. כל אחת מהן קטנה, אבל הן מצטברות.

תזרים. כשהגבייה נדחית בגלל עומס, הכסף מגיע מאוחר. ועסק רווחי על הנייר יכול לחנוק את עצמו בבנק רק כי אף אחד לא הספיק להזכיר ללקוחות לשלם.

אם תחשבו את שלושת אלה ביחד, ברוב המקרים יתברר שהשאלה היא לא אם אפשר להרשות לעצמכם שירות בק אופיס, אלא כמה עולה להמשיך בלעדיו. ניתחנו את החשבון הזה לעומק במאמר על עלות שירותי משרד.

מה מנהלת המשרד עושה בשירותי בק אופיס, שבוע אחרי שבוע

זה לב העניין, אז נפרט. כך נראית העבודה שלנו בפועל, מחולקת לחמישה תחומים:

1. הכסף השוטף. הפקת מסמכים אחרי כל עסקה, במערכת שכבר יש לכם: מורנינג, אייקאונט, ריווחית או אחרת. שליחת קישורי תשלום, מעקב אחרי מי שילם, ותזכורות קבועות למי שלא. לא תזכורת אחת אחרי חודשיים שאחריה כולם שוכחים, אלא שגרה: תזכורת, שיחה, תיעוד ושוב תזכורת. פירטנו את השיטה הזו במאמר על ניהול גביה.

2. הוצאות ורואה החשבון. איסוף קבלות וחשבוניות ספקים מכל מקום: מייל, וואטסאפ, צילום מהטלפון. קליטה, סיווג, והעברה מסודרת לרואה החשבון כל חודש, כך שהוא לא צריך לבקש פעמיים.

3. ספקים וחוזים. רשימה אחת של כל הספקים והמנויים, עם תאריכי חידוש. בדיקה שחשבונית הספק תואמת למה שהוזמן, הכנת רשימת תשלומים לאישור שלכם, והתראה חודש לפני שחוזה מתחדש מעצמו.

4. עובדים. הכנת מסמכי קליטה לעובד חדש, איסוף טפסים, פתיחת משתמשים והרשאות, ריכוז דיווחי נוכחות והעברתם למי שמחשב את השכר. וגם הצד ההפוך: סגירת גישות כשמישהו עוזב.

5. המערכות. עדכון מערכת המשימות או ה-CRM, סדר בתיקיות המשותפות, וניהול ההרשאות של כולם. המערכות שקניתם מתחילות לעבוד בשבילכם, כי מישהי מעדכנת אותן כל יום.

ומה עם הקשר בינינו? ערוץ אחד מוסכם, סיכום שבועי של מה נעשה ומה פתוח, ופנייה אליכם רק כשנדרשת החלטה.

כדי שיהיה מוחשי, כך נראה שבוע רגיל אצל לקוח בק אופיס טיפוסי:

• יום ראשון: הפקת מסמכים לכל מה שנסגר בשבוע שעבר, ותזכורות תשלום ללקוחות שהמועד שלהם עבר.

• יום שני: קליטת הוצאות וחשבוניות ספקים, ובדיקה שהן תואמות להזמנות.

• יום שלישי: שיחות גבייה למי שלא הגיב לתזכורת, ועדכון מערכת המשימות.

• יום רביעי: הכנת רשימת תשלומים לספקים ושליחתה אליכם לאישור.

• יום חמישי: סיכום שבועי קצר: מה נעשה, מה פתוח, ומה מחכה להחלטה שלכם.
  

ובסוף כל חודש נוסף עוד שלב: איסוף כל החומר, השלמת חוסרים והעברה מסודרת לרואה החשבון, עוד לפני שהוא מבקש.

מה מעבירים ומה נשאר אצלכם

זו השאלה שכל בעל עסק שואל, ובצדק. הנה החלוקה שעובדת ברוב העסקים:

התחום	מה עובר אלינו	מה נשאר אצלכם
מסמכים ותשלומים	הפקה, שליחה, מעקב ותזכורות	קביעת מחירים ותנאי תשלום
גבייה	תזכורות קבועות, שיחות ותיעוד	החלטה על לקוח בעייתי
הוצאות	איסוף, קליטה והעברה לרואה החשבון	אישור הוצאות חריגות
ספקים	רשימה, בדיקת חשבוניות, הכנת תשלומים	אישור התשלום עצמו
עובדים	מסמכי קליטה, הרשאות ונוכחות	גיוס, תנאים ושכר
מערכות	עדכון שוטף, סדר ונהלים	בחירת המערכות

שימו לב לעמודה הימנית. היא קצרה, וזה לא מקרי. רוב מה שאתם עושים היום בערב הוא ביצוע, לא החלטה. ואת הביצוע אפשר להעביר כבר מהשבוע הבא. אם אתם רוצים לראות איך זה נראה כחבילה מלאה, כל הפרטים נמצאים בעמוד שירותי משרד במיקור חוץ.

שישה סימנים שהגיע הזמן לשירותי בק אופיס

לא כל עסק צריך את זה מהיום הראשון. אבל אם שלושה או יותר מהסימנים האלה מוכרים לכם, העבודה שמאחורי הקלעים כבר גדולה מדי מכדי להמשיך להחזיק אותה לבד:

1. אתם מפיקים מסמכים בערב או בסוף השבוע, כי במהלך היום אין זמן.

2. אתם לא יודעים בדיוק מי חייב לכם כסף, וכמה.

3. רואה החשבון מבקש את אותם מסמכים שוב ושוב.

4. ספקים מתקשרים לברר למה לא שילמתם, או שגיליתם ששילמתם פעמיים.

5. עובד חדש התחיל לעבוד בלי שהכל היה מוכן לו.

6. כשאתם בחופשה, העסק מחכה לכם.

כל אחד מהסימנים האלה פוגע במשהו אחר: בזמן, בכסף, ביחסים עם ספקים או עם עובדים. אבל הסיבה לכולם זהה. אין מי שזה התפקיד שלה.

שלושה מודלים, ומתי כל אחד מתאים

הפרמטר	עובדת בק אופיס פנימית	פרילנסרית	שירות בק אופיס מנוהל
עלות	שכר ועוד 20%-30% עלויות מעביד	לפי שעה	לפי היקף מוגדר
כיסוי בחופשה ובמחלה	אין	בדרך כלל אין	מובנה
ידע אם היא עוזבת	הולך איתה	הולך איתה	נשאר מתועד
רוחב תחומים	תלוי בה	תלוי בה	כספים, מערכות, עובדים ומזכירות
מתאים ל	עומס של משרה מלאה וצורך בנוכחות	היקף קטן ויציב	רוב העסקים הקטנים והבינוניים

עובדת פנימית מתאימה כשיש באמת משרה מלאה של עבודה, וחלק ממנה דורש נוכחות פיזית. אצל רוב העסקים הקטנים זה לא המצב. מדובר בכמה שעות בשבוע, מפוזרות על פני כל החודש, ולכן שירות מנוהל משתלם יותר, גם בכסף וגם בשקט.

דוגמה מהשטח: שירן והסטודיו לעיצוב פנים

שירן מנהלת סטודיו לעיצוב פנים עם חמש מעצבות. הסטודיו מצליח, עם פרויקטים בכל הארץ. ובכל זאת, היא מספרת, "כל יום חמישי הלך על ניירת".

הבק אופיס של הסטודיו היה מפוזר: שירן הפיקה חשבוניות, אחת המעצבות הזמינה חומרים מספקים, והקבלות נאספו בקופסה במשרד. "פעם בחודש רואה החשבון שלח לי רשימה של מה שחסר, ואני הייתי מבלה ערב שלם בחיפושים."

הנקודה שבה זה נשבר הייתה ספק שחייב פעמיים על אותה הזמנה, ואף אחד לא שם לב במשך שלושה חודשים. "זה לא היה הסכום", היא אומרת. "זה היה ההבנה שאין לי מושג מה עוד מתפספס, כי אף אחד לא בודק. כל אחת מאיתנו עשתה את החלק שלה, ואף אחת לא ראתה את התמונה כולה."

כשהתחלנו לעבוד עם הסטודיו, השבוע הראשון הוקדש למיפוי: אילו מערכות יש, מי מזמין ממי, איפה נמצאות הקבלות, ומה רואה החשבון צריך. מהשבוע השני כבר החזקנו את כל הצד הכספי: הפקה אחרי כל שלב בפרויקט, תזכורות תשלום, קליטת הוצאות ובדיקת חשבוניות ספקים מול ההזמנות.

"השינוי הראשון היה ביום חמישי. הוא חזר להיות יום עבודה, ואפילו יום של פגישות עם לקוחות חדשים", אומרת שירן. "השני היה בגבייה. פתאום לקוחות משלמים בזמן, כי מישהי מזכירה להם בנימוס, כל שבוע, ולא רק כשאני נזכרת."

הצד הרגיש: סודיות והרשאות

כשמישהי חיצונית נכנסת לבק אופיס של העסק, היא נחשפת לכסף, ללקוחות ולעובדים. זה החשש הכי נפוץ שאנחנו שומעות, והוא לגיטימי לחלוטין. לכן אצלנו זה תנאי פתיחה ולא נספח:

• גישה מינימלית. מקבלים הרשאה רק למה שנדרש לביצוע המשימה, ובכל מערכת עם משתמש נפרד, בלי סיסמה משותפת.

• הסכם סודיות בכתב לפני שמתחילים.

• תיעוד. אפשר לראות בכל רגע מה נעשה ומי עשה אותו.

• אישור תשלומים נשאר אצלכם. אנחנו מכינות, ואתם מאשרים.

• סגירה מסודרת של כל הגישות ביום שבו ההתקשרות מסתיימת.
  

הרחבנו על הנושא הזה במאמר על סודיות בעבודה עם ניהול משרד חיצוני, שכדאי לקרוא לפני שבוחרים כל ספק.

בק אופיס לפי סוג העסק

הבסיס דומה בכל עסק, אבל הדגשים משתנים:

נותני שירות (יועצים, משרדי עורכי דין, סוכנויות): הדגש הוא על הפקת מסמכים בזמן, ריטיינרים ומעקב אחרי שעות.

עסקים עם עובדים (מסעדות, קליניקות, חברות שירות): הדגש הוא על קליטה, נוכחות והרשאות. מאמר מה העובד החדש צריך לדעת כבר ביום הראשון מתאר בדיוק את החלק שאנחנו מכינות מראש.

עסקים עם הרבה ספקים (מסחר, הפקות, בנייה): הדגש הוא על בדיקת חשבוניות, תשלומים בזמן ומעקב אחרי חוזים.

עצמאים בתחילת הדרך: כאן הבק אופיס קטן, אבל ההרגלים שנבנים עכשיו קובעים את כל ההמשך. שגרה מסודרת של מסמכים והוצאות כבר מהשנה הראשונה חוסכת הרבה כאב ראש בסוף שנת המס.

קרנות השקעה וחברות אחזקה: כאן יש דרישות מיוחדות של דיווח, משקיעים וחברות פורטפוליו. לכן כתבנו עליהן מדריך נפרד על בק אופיס לקרן הון סיכון.

חמש טעויות נפוצות כשמעבירים את הבק אופיס החוצה

רוב ההתחלות שלא מצליחות לא נכשלות בגלל הספק, אלא בגלל אופן ההעברה. אלה הטעויות שאנחנו רואות הכי הרבה, ואיך נמנעים מהן:

להעביר הכל ביום אחד. כספים, ספקים, עובדים ומערכות, ביחד. התוצאה היא בלבול משני הצדדים. עדיף לבחור תחום אחד, לראות שהוא עובד, ולהוסיף אחרי חודש.

לשמור את הגבייה אצלכם "כי לא נעים". דווקא כאן מנהלת משרד עושה את ההבדל הכי גדול. לקוח מגיב אחרת לתזכורת עניינית וקבועה מהמשרד מאשר להודעה מבעל העסק, וכך גם היחסים האישיים שלכם עם הלקוח נשמרים.

לא לתת הרשאות. כשכל פעולה דורשת שתשלחו קובץ או סיסמה, חוזרים לנקודת ההתחלה. הרשאה מוגדרת ומתועדת היא גם בטוחה יותר וגם יעילה יותר.

עשרה ערוצי תקשורת. בקשות בוואטסאפ, במייל ובשיחת טלפון, בלי מקום אחד שבו הכל כתוב. ערוץ אחד מוסכם פותר את זה מהיום הראשון.

לא לקרוא את הסיכום השבועי. הוא לוקח שתי דקות, והוא מה שמאפשר לכם לסמוך. בלעדיו תמשיכו לבדוק בעצמכם, ואז לא שחררתם באמת.

טיפ זהב: מבחן החופשה

לפני שאתם מחליטים על כל דבר, עשו תרגיל של עשר דקות. דמיינו שאתם יוצאים מחר לשבועיים של חופשה, בלי טלפון ובלי מחשב. עכשיו רשמו כל מה שייתקע.

החשבוניות שלא יצאו. הלקוח שמחכה לתשובה על תשלום. הספק שצריך לאשר לו הזמנה. העובד שצריך לחתום על משהו. הדוח לרואה החשבון.

הרשימה הזו היא בדיוק תוכנית העבודה הראשונה של בק אופיס. כל שורה בה היא משהו שעדיין תלוי רק בכם. ומה שתלוי רק בכם, יכול להיתקע. אם הרשימה ארוכה יותר משש שורות, זה סימן ברור שהגיע הזמן להעביר חלק ממנה.

איך מתחילים לעבוד איתנו

תהליך הכניסה שלנו בנוי כך שלא תצטרכו לעצור את העסק בשבילו:

שלב 1: שיחת היכרות. חצי שעה שבה אתם מספרים מה מעיק, באילו מערכות אתם עובדים, ומה הייתם רוצים להפסיק לעשות כבר החודש. מכאן נבחר את התחום הראשון.

שלב 2: מיפוי והרשאות. אנחנו ממפות את המערכות, הספקים והתהליכים, חותמות על הסכם סודיות, ומקבלות גישה מינימלית למה שצריך. בלי להחליף שום תוכנה: אנחנו עובדות בתוך מה שכבר יש לכם.

שלב 3: שבוע ראשון. מתחילים לעבוד בתחום שבחרנו, עם סיכום יומי קצר כדי שתראו בדיוק מה נעשה. אחרי חודש, יושבים יחד ומחליטים מה מוסיפים.

אם הצד הכספי הוא מה שהכי מעיק עליכם, אפשר להתחיל ישר עם הנהלת חשבונות במיקור חוץ ולהרחיב משם. ואם אתם רוצים לראות איך שירותי בק אופיס מתומחרים בהיקפים שונים, כל הפרטים נמצאים בעמוד המחירים.

שאלות נפוצות

מה כוללים שירותי בק אופיס?

הם כוללים את כל העבודה התפעולית שמאחורי הקלעים: הפקת מסמכים וגבייה, קליטת הוצאות והעברה לרואה החשבון, ניהול ספקים, חוזים ומנויים, הכנת מסמכי קליטה לעובדים, ריכוז נוכחות, ותפעול שוטף של המערכות, כמו מערכת המשימות, ה-CRM והתיקיות המשותפות. ההחלטות, כמו מחירים ואישור תשלומים, נשארות אצל בעל העסק.

מה ההבדל בין בק אופיס להנהלת חשבונות?

הנהלת חשבונות היא חלק אחד מהבק אופיס: הרישום הכספי, ההתאמות והדיווחים. בק אופיס רחב יותר, והוא כולל גם ספקים, עובדים, מסמכים, מערכות ותיאומים. אצלנו אפשר לקבל את שניהם יחד, כך שמה שמתחיל בחשבונית מסתיים בתשלום מתועד ובחומר מסודר לרואה החשבון.

האם מנהלת משרד חיצונית יכולה לעבוד במערכות שכבר יש לנו?

כן, וזו הדרך המועדפת עלינו. אנחנו עובדות בתוך המערכות שלכם, כמו מורנינג, אייקאונט, מאנדיי או גוגל דרייב, עם משתמש נפרד והרשאות מוגדרות. לא צריך להחליף תוכנה ולא להעביר נתונים. אם מתברר שמערכת מסוימת לא מתאימה, נמליץ, אבל ההחלטה תמיד שלכם.

איך שומרים על סודיות כשמישהו חיצוני נכנס לבק אופיס?

גישה מינימלית רק למה שנדרש, משתמש נפרד בכל מערכת בלי סיסמאות משותפות, הסכם סודיות בכתב, ותיעוד של כל פעולה. אישור התשלומים נשאר אצלכם, וביום שבו ההתקשרות מסתיימת כל הגישות נסגרות לפי רשימה מסודרת.

כמה עולים שירותי בק אופיס לעסק קטן?

העלות תלויה בהיקף ובתחומים: עסק שמעביר רק את הפקת המסמכים והגבייה ישלם פחות מעסק שמעביר גם ספקים, עובדים ומערכות. ברוב העסקים הקטנים מדובר בעלות נמוכה משמעותית מהעסקת עובדת במשרה מלאה, כי משלמים רק על השעות שבאמת נדרשות, וכיסוי בחופשה ובמחלה כבר כלול. את הפירוט המלא אפשר למצוא בעמוד המחירים שלנו.

תוך כמה זמן אפשר להתחיל, וכמה שעות זה דורש?

ברוב העסקים מתחילים לעבוד בפועל תוך שבוע מהשיחה הראשונה. ההיקף נע בדרך כלל בין כמה שעות בשבוע לכמה שעות ביום, לפי גודל העסק ומספר התחומים. ההמלצה שלנו היא להתחיל מתחום אחד, בדרך כלל הכסף, ולהרחיב אחרי חודש כשרואים איך זה עובד.

השורה התחתונה

שירותי בק אופיס הם לא עוד הוצאה. הם הדרך לתת בעלים לעבודה שעד היום הייתה "של כולם", ולכן נפלה עליכם. כשיש מי שמפיקה, גובה, קולטת ומעדכנת, החשבוניות יוצאות בזמן, הלקוחות משלמים, רואה החשבון מקבל הכל מסודר, ואתם חוזרים לעבוד על העסק במקום בתוכו.

התחילו במבחן החופשה. רשמו מה ייתקע אם תיעלמו לשבועיים, ותבחרו שורה אחת מהרשימה. ואז דברו איתנו: נבנה יחד תוכנית לשבוע הראשון, ונתחיל לקחת מכם את הערבים.

האותיות הקטנות שאנחנו חייבות לכתוב: אנחנו לא רואות חשבון ולא עורכות דין, והמאמר הזה הוא מידע כללי בלבד ואינו ייעוץ חשבונאי, משפטי או מקצועי אחר. הדוגמה במאמר נועדה להמחשה. חובות דיווח, שכר ודיני עבודה משתנים ותלויים בנסיבות העסק, ולכן כדאי לבדוק אותם מול איש מקצוע מוסמך. ט.ל.ח.

בהצלחה - ושיום חמישי יחזור להיות יום עבודה. 💙