ניהול משרד במאנדיי: כל השגרות של המשרד בבורד אחד, ומי שמריצה אותן
שירותי משרד הם בראש ובראשונה שגרות: הדברים שחוזרים כל יום, כל שבוע, כל חודש וכל שנה, ושאם אף אחד לא עושה אותם, העסק מרגיש את זה מהר מאוד. איסוף מסמכים לרואה החשבון, חידוש ביטוחים, הזמנת ציוד, תשלום לספקים, מעקב אחרי מנויים ורישיונות. ניהול משרד במאנדיי הוא בעצם דרך לרכז את כל השגרות האלה בבורד אחד, כך שאפשר לראות מה נעשה, מה מתקרב ומה נשכח. אבל בורד, טוב ככל שיהיה, לא מריץ את השגרות לבד. במאמר הזה נראה איך בונים בורד כזה, ולמה הוא עובד באמת רק כשיש מי שמחזיקה אותו, כמו מנהלת משרד מטעם שירותי ניהול המשרד שלנו.
כל משרד מלא בשגרות קטנות שאף אחד לא רשם בשום מקום. חמשת הדברים שחשוב לדעת:
השגרות של המשרד יושבות בראש של מישהו. בדרך כלל בראש שלכם. וכשהראש עמוס, משהו תמיד נופל.
ניהול משרד במאנדיי מתחיל מרשימה, לא ממערכת. קודם כותבים את כל מה שחוזר, ורק אחר כך מכניסים לבורד לפי תדירות.
בורד אחד עדיף על חמישה. כשכל השגרות נמצאות במקום אחד, רואים בעין אחת מה מתקרב ומה באיחור.
מה מנהלת משרד עושה עם הבורד: בונה את הרשימה איתכם, מריצה את השגרות, מוודאת שכל אחת נסגרה, מתריעה מראש על חידושים ומתעדת איך עושים כל דבר.
מתחילים בשיחת היכרות, ממשיכים במיפוי של השגרות וההרשאות, ותוך שבוע הבורד כבר רץ.
מכירים את זה? באמצע החודש מגיעה הודעה מרואה החשבון: "חסרות לי חשבוניות מהחודש שעבר". אתם מתחילים לחפש במייל, בתיקייה, בטלפון. בדרך אתם נזכרים שהביטוח של הרכב מתחדש בעוד שבוע, ושעוד לא בדקתם הצעות. ושהמדפסת שוב בלי דיו. ושמישהו היה צריך לשלם לספק האינטרנט, ואתם לא בטוחים אם זה קרה.
אף אחד מהדברים האלה לא קשה. כולם קטנים, וכולם חוזרים. הבעיה היא שהם לא כתובים בשום מקום. הם יושבים בראש, ובדרך כלל בראש של בעל העסק או של מי שהכי ותיק במשרד. וכשהראש הזה עמוס, או בחופשה, או פשוט עייף, משהו נופל.
ניהול משרד במאנדיי מתחיל בדיוק כאן: בהוצאה של כל השגרות האלה מהראש אל מקום אחד שכולם רואים. אבל לפני שנגיע לבורד, חשוב לומר מה לא נעשה כאן. לא נלמד אתכם לנהל זמן או לעבוד מרחוק. את הטיפים האלה ריכזנו במאמר על ניהול משרד מרחוק. כאן נתמקד במשהו מעשי יותר: איך נראה בורד שגרות של משרד, מה נכנס אליו, ומי מריצה אותו.
למה שגרות של משרד נופלות בין הכיסאות
שגרות משרד נופלות מכמה סיבות קבועות, ואף אחת מהן לא קשורה לרשלנות:
הן נדירות מספיק כדי להישכח. משהו שקורה פעם בשנה, כמו חידוש ביטוח או בדיקה תקופתית, פשוט לא נמצא בזיכרון הפעיל.
הן לא שייכות לאף אחד. "מישהו צריך להזמין נייר" הוא משפט שבסופו אף אחד לא מזמין.
אין תיעוד של איך עושים. גם כשמישהו זוכר שצריך לעשות משהו, הוא לא תמיד זוכר איך עשו את זה בפעם הקודמת, למי פונים ואיפה הטופס.
הן מתפזרות. חלק ביומן, חלק בפתק, חלק באקסל, וחלק במייל ישן. אין מקום אחד שמראה את כל התמונה.
הן תלויות באדם אחד. כשהעובדת שמחזיקה את כל זה בראש יוצאת לחופשה או עוזבת, חצי מהשגרות נעלמות איתה.
התוצאה מוכרת: קנסות על איחורים, שירות שנותק כי לא שולם, מסמכים שחסרים לרואה החשבון, וכאב ראש קבוע של "שכחנו משהו?". בורד אחד שמרכז הכל פותר את רוב הבעיות האלה, בתנאי שמישהי מריצה אותו.
איך נראה בורד שגרות של משרד
מאנדיי (monday.com) מתאימה לזה היטב, כי היא מאפשרת לבנות בורד שבו כל שורה היא שגרה, וכל עמודה מחזיקה את המידע עליה. אין צורך במבנה מסובך. בורד שגרות טוב בנוי בדרך כלל כך:
קבוצות לפי תדירות. שגרות יומיות, שבועיות, חודשיות, רבעוניות ושנתיות. כך רואים מיד מה רלוונטי עכשיו ומה רחוק.
חמש או שש עמודות. אחראית, תדירות, מועד הבא, סטטוס, קישור למסמך או לתיקייה, והערות. לא יותר. כל עמודה נוספת היא עוד משהו שצריך לעדכן.
פריטים שחוזרים. במאנדיי אפשר להגדיר אוטומציה שיוצרת פריט חדש באופן קבוע, למשל בתחילת כל חודש, כך שהשגרה מופיעה מחדש בלי שמישהו יצטרך לזכור לפתוח אותה. היקף האוטומציות תלוי בחבילה, וכדאי לבדוק מה זמין אצלכם.
נוהל בתוך הפריט. בתוך כל פריט, באזור העדכונים או בקובץ מצורף, כתוב בקצרה איך עושים את השגרה: למי פונים, איזה טופס, איפה שומרים. זה החלק שהכי חוסך זמן, והכי פחות עושים.
זה הכל מבחינת הכלי. כל השאר הוא עבודה.
השגרות שכדאי להכניס לבורד
כל משרד שונה, אבל רוב העסקים יכולים להתחיל מהרשימה הזו ולהתאים אותה לעצמם:
שגרות יומיות: מעבר על המייל הכללי וחלוקה למי שצריך, טיפול בדואר שהגיע, מענה להודעות קוליות, ובדיקה של משימות שתאריך היעד שלהן היום.
שגרות שבועיות: בדיקת מלאי של ציוד משרדי ומטבח, תיאום של פגישות השבוע הבא, איסוף חשבוניות וקבלות שהצטברו, ומעקב אחרי ספקים שעדיין לא סיפקו.
שגרות חודשיות: העברת מסמכים להנהלת החשבונות, בדיקת חיובים קבועים בכרטיס האשראי ובחשבון הבנק, תזכורת לתשלומים לספקים, והעברת נתוני נוכחות למי שמכין את השכר. אם אתם רוצים להבין איך המעקב החודשי הזה מתחבר לתמונה הכספית של העסק, כתבנו על כך במאמר ניהול הוצאות והכנסות לעסק.
שגרות רבעוניות: בדיקה של מנויים לתוכנות ושירותים שכבר לא בשימוש, מעבר על תיקיות וארכוב, ובדיקת ציוד שדורש תחזוקה.
שגרות שנתיות: חידוש ביטוחים, חידוש מנויים ודומיינים, בדיקות תקופתיות לציוד ולרכבים, חידוש חוזים מול ספקים קבועים, והכנת חומרים לדוח השנתי.
הרשימה הזו היא נקודת התחלה. בשבוע הראשון של עבודה משותפת, אנחנו בונות אותה יחד איתכם, ובדרך כלל מגלות עוד עשר או עשרים שגרות שאף אחד לא זכר שקיימות.
מה מנהלת משרד עושה עם בורד השגרות
כאן נמצא ההבדל בין בורד שנראה טוב לבין בורד שעובד. מנהלת משרד שמחזיקה את בורד השגרות עושה את הדברים הבאים:
בונה את הרשימה איתכם
לא מתוך תבנית, אלא מתוך שיחה. היא שואלת מה חוזר, מה נשכח בעבר, מה גרם לכאב ראש בשנה האחרונה, ובונה את הבורד לפי העסק שלכם. כל שגרה מקבלת אחראית, תדירות ומועד הבא. זה בעצם הצעד הראשון בשיטת Getting Things Done: להוציא הכל מהראש אל מקום אחד שסומכים עליו. ההבדל הוא שכאן מישהי אחרת עושה את זה בשבילכם.
מריצה את השגרות
רוב השגרות היא פשוט עושה. מזמינה ציוד, אוספת חשבוניות, מעבירה מסמכים, שולחת תזכורות לספקים. מה שדורש החלטה או חתימה שלכם, היא מכינה ומעבירה אליכם עם כל מה שצריך.
מוודאת שכל שגרה נסגרה
לא מספיק לפתוח פריט. היא בודקת שהשגרה באמת הושלמה: שהמסמכים הגיעו לרואה החשבון, שהתשלום עבר, שהחידוש בוצע. רק אז הפריט נסגר, והפריט הבא נפתח במועד שלו.
מתריעה מראש על מה שמתקרב
חידוש ביטוח לא מגיע ביום של החידוש. הוא מגיע חודש קודם, כשעוד יש זמן לבדוק ולהשוות. היא עוברת על השגרות הרבעוניות והשנתיות ומתריעה מראש, כך שאף חידוש לא מפתיע אתכם.
מתעדת איך עושים כל דבר
בכל פריט היא כותבת נוהל קצר: למי פונים, איזה טופס, איפה שומרים. כך הידע לא יושב בראש של אדם אחד, ואם מישהו אחר צריך להחליף אותה, הוא יודע בדיוק מה לעשות.
מעדכנת כשמשהו משתנה
ספק חדש, מחיר חדש, נוהל חדש. היא מעדכנת את הבורד, כדי שהוא תמיד ישקף את המציאות ולא את מה שהיה לפני שנה.
רוצים שמישהי תריץ לכם את כל השגרות של המשרד, ושאתם תפסיקו לזכור אותן? ספרו לנו על המשרד שלכם, ונבנה יחד את רשימת השגרות הראשונה.
מה עובר אלינו ומה נשאר אצלכם
כך נראית החלוקה כשמנהלת משרד מטעמנו מחזיקה את בורד השגרות:
מה עובר אלינו | מה נשאר אצלכם |
בניית רשימת השגרות והבורד | אישור הרשימה והחלטה מה חשוב |
הרצת השגרות השוטפות: הזמנות, איסוף מסמכים, תזכורות | החלטות שדורשות תקציב או בחירה בין ספקים |
וידוא שכל שגרה הושלמה ונסגרה | חתימות ואישורים |
התרעה מראש על חידושים ומועדים קרובים | ההחלטה אם לחדש, להחליף או לבטל |
תיעוד נוהל קצר בכל פריט | שיתוף מידע שרק אתם יודעים |
העברת מסמכים להנהלת החשבונות | הקשר המקצועי עם רואה החשבון |
סיכום שבועי של מה בוצע ומה מתקרב | קריאת הסיכום ומענה על שאלות פתוחות |
חלק גדול מהשגרות קשור לניירת ולמסמכים? אפשר להעביר אלינו גם את התיוק, הסריקה והסידור של המסמכים עצמם. כל הפרטים נמצאים בעמוד שירותי הניהול האדמיניסטרטיבי. ואם חלק מהשגרות הוא הנהלת חשבונות שוטפת, יש לנו גם שירות הנהלת חשבונות.
למה בורד אחד ולא חמישה
אחת הטעויות הנפוצות היא לפזר את השגרות על כמה בורדים: אחד לספקים, אחד לביטוחים, אחד לציוד, אחד לכספים. בהתחלה זה נראה מסודר. אחרי כמה חודשים, אף אחד לא עובר על כולם, ושגרות נופלות בין הבורדים בדיוק כמו שנפלו קודם בין הפתקים.
בורד אחד עם קבוצות לפי תדירות נותן תמונה אחת. פותחים אותו בבוקר, רואים מה רלוונטי היום והשבוע, ויודעים שאין משהו מוסתר במקום אחר. אם צריך להפריד, למשל כי חלק מהשגרות רגישות, עדיף להשתמש בהרשאות או בבורד פרטי אחד נוסף, ולא לפצל הכל.
זה אותו עיקרון שמופיע בשיטת 5S היפנית לסדר: לכל דבר יש מקום אחד, וכולם יודעים איפה הוא. מה שעובד במחסן ובמשרד הפיזי עובד גם בבורד.
טעויות נפוצות בבניית בורד שגרות
להתחיל מהבורד ולא מהרשימה. מי שפותח מערכת ומתחיל לבנות עמודות לפני שכתב מה בכלל חוזר במשרד, יקבל בורד יפה וריק. קודם רשימה, אחר כך מבנה.
להכניס יותר מדי פרטים. שגרה צריכה שם, אחראית, תדירות ומועד הבא. כל השאר הוא תוספת. בורד עמוס בפרטים הוא בורד שאף אחד לא מעדכן.
לסמוך על התזכורות האוטומטיות בלבד. תזכורת שנשלחת לאדם הלא נכון, או לאדם שכבר לא בצוות, לא שווה כלום. צריך מישהי שבודקת שהתזכורות מגיעות למקום הנכון, ושמישהו באמת פועל לפיהן.
לא לתעד את הנוהל. בורד שאומר "לחדש ביטוח" בלי לפרט מול מי, באיזה מספר פוליסה ואיפה המסמכים, יחייב חיפוש מחדש בכל פעם.
לבנות ולשכוח. בורד שגרות צריך תחזוקה. שגרות משתנות, ספקים מתחלפים, ומה שהיה נכון בינואר כבר לא נכון ביוני.
ניהול משרד במאנדיי לפי סוג העסק
המבנה הבסיסי של הבורד זהה כמעט בכל עסק, אבל השגרות עצמן משתנות. הנה כמה דוגמאות שיעזרו לכם לחשוב על העסק שלכם:
קליניקות ומרפאות פרטיות. חידוש ביטוח אחריות מקצועית, הזמנת חומרים מתכלים, תחזוקה ובדיקה של מכשירים, העברת קבלות להנהלת החשבונות, ובדיקה תקופתית של הגיבויים של תיקי המטופלים.
משרדי עורכי דין ורואי חשבון. מעקב אחרי מועדים קבועים, חידוש מנויים למאגרי מידע ותוכנות מקצועיות, סידור וארכוב של תיקים שנסגרו, וחידוש רישיונות ותעודות מקצועיות.
סוכנויות, סטודיואים וחברות קטנות. חידוש מנויים לתוכנות לפי מספר המשתמשים, בדיקה של חיובים שכבר לא בשימוש, ימי הולדת ואירועי צוות, וקליטה של עובדים חדשים לפי רשימה קבועה.
קבלנים ובעלי מקצוע. חידוש ביטוחים לכלים ולרכבים, טסטים ורישוי, תחזוקה של ציוד, ואיסוף תעודות משלוח וחשבוניות מהשטח.
בכל אחד מהמקרים האלה, ניהול משרד במאנדיי עובד באותה צורה: רשימה אחת, בורד אחד, ומישהי שמריצה אותו.
שבוע אחד עם בורד שגרות
כדי להבין איך זה מרגיש בפועל, הנה שבוע רגיל במשרד שבו מנהלת משרד מחזיקה את הבורד. ביום ראשון בבוקר היא פותחת את הבורד ורואה את השגרות של השבוע: איסוף חשבוניות, בדיקת מלאי, ותזכורת לספק שלא סיפק. היא מטפלת בהן לאורך היום, ומסמנת כל אחת כשהיא נסגרת.
ביום שלישי היא עוברת על השגרות החודשיות שמתקרבות, ומכינה את המסמכים להנהלת החשבונות. ביום רביעי היא בודקת את השגרות השנתיות של החודש הבא, ומגלה שהביטוח של המשרד מתחדש בעוד חמישה שבועות. היא מוסיפה לכם פריט "מחכה להחלטה" עם הפרטים של הפוליסה הנוכחית.
ביום חמישי אתם מקבלים סיכום קצר: מה בוצע, מה מתקרב, ומה מחכה לכם. אתם קוראים אותו בשתי דקות, עונים על שאלה אחת, וזהו. כל השאר כבר נעשה.
שימו לב שבשום שלב לא הייתם צריכים להיות במשרד. כל השבוע הזה יכול להתנהל מרחוק, כי הבורד, המסמכים וההתכתבויות נמצאים כולם בענן. זה בדיוק המודל של שירותי משרד מרחוק: מנהלת משרד שלא יושבת אצלכם פיזית, אבל מריצה את כל השגרות כאילו הייתה שם. ומה שמגיע בדואר רגיל או דורש נוכחות, מתואם מראש ומסומן בבורד.
דוגמה מהשטח: מרפאה שהפסיקה לשכוח
מיכל מנהלת קליניקה לפיזיותרפיה עם שלושה מטפלים ומזכירה במשרה חלקית. רוב השגרות של הקליניקה ישבו בראש שלה: מתי לחדש את הביטוח המקצועי, מתי להזמין את המצעים החד־פעמיים, מתי לשלוח את הקבלות לרואה החשבון, ומתי צריך לבדוק את מכשירי הטיפול. פעם בכמה חודשים משהו התפספס, ובכל פעם זה עלה לה בזמן ובכסף.
מנהלת משרד מטעמנו ישבה איתה לשיחה של שעה, ויצאה עם רשימה של יותר משלושים שגרות, חלקן כאלה שמיכל עצמה כמעט שכחה. בשבוע הראשון היא בנתה בורד שגרות אחד במאנדיי, עם קבוצות לפי תדירות, וכתבה נוהל קצר לכל פריט. השגרות החודשיות הוגדרו כך שיופיעו מחדש בתחילת כל חודש.
מאז, מנהלת המשרד מריצה את רוב השגרות בעצמה, ומיכל מקבלת ממנה סיכום קצר בסוף כל שבוע: מה בוצע, מה מתקרב, ומה מחכה להחלטה שלה. כשהמזכירה יצאה לחופשת לידה, אף שגרה לא נפלה, כי הכל היה כתוב. הסיפור של מיכל נועד להמחשה, אבל אנחנו פוגשות את אותו דפוס שוב ושוב.
טיפ זהב: כדי לבנות את רשימת השגרות הראשונה, עברו על דפי חשבון הבנק של השנה האחרונה. כמעט כל חיוב קבוע מסתיר שגרה: מנוי שצריך לבדוק, ספק שצריך לעקוב אחריו, ביטוח שמתחדש. תוך חצי שעה תמצאו יותר שגרות ממה שחשבתם שיש לכם.
איך מתחילים לעבוד איתנו
התהליך קצר, והוא לא דורש מכם להכין שום דבר מראש:
שיחת היכרות של 20 דקות. אתם מספרים לנו על המשרד, על מה שחוזר ועל מה שנשכח בעבר. אם יש לכם כבר בורד, תראו לנו אותו.
מיפוי והרשאות. אנחנו בונות איתכם את רשימת השגרות, מסכמות מה עובר אלינו ומה נשאר אצלכם, ומקבלות גישה ברמה שאתם בוחרים. שאלות על פרטיות ועל שמירת מסמכים? ריכזנו את התשובות במאמר שירותי משרד במיקור חוץ וסודיות.
שבוע ראשון. בניית הבורד, כתיבת נהלים לשגרות הראשונות, ותחילת הרצה. בסוף השבוע אתם מקבלים את הסיכום הראשון.
כמה זה עולה בפועל? החבילות והמחירים העדכניים נמצאים כאן, ושם אפשר גם לקבוע שיחת היכרות.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין ניהול משרד במאנדיי לבין יומן רגיל?
יומן מראה מתי משהו קורה. בורד שגרות מראה מה צריך לקרות, מי אחראית, האם זה בוצע, ואיך עושים את זה. היומן מתאים לפגישות. הבורד מתאים לכל מה שחוזר ודורש מעקב.
האם צריך חבילה מסוימת של מאנדיי?
בורד שגרות בסיסי אפשר לבנות כמעט בכל חבילה. פריטים חוזרים ואוטומציות תלויים בחבילה ובהיקף, ולכן כדאי לבדוק מה זמין אצלכם. גם בלי אוטומציות, מנהלת משרד יכולה לפתוח את השגרות ידנית במועד שלהן.
איזו גישה צריכה מנהלת המשרד, והאם המידע נשאר חסוי?
בדרך כלל מספיקה גישה כמשתמשת לבורד השגרות. ההתחייבות שלנו לסודיות חלה על כל מה שאתם משתפים, ואנחנו רואות רק את הבורדים שפתחתם בפנינו. את הבעלות על החשבון ואת החיוב כדאי להשאיר אצלכם.
כמה שעות בשבוע זה דורש?
תלוי בכמות השגרות ובגודל המשרד. בשבוע הראשון יש יותר עבודה, בגלל בניית הרשימה והנהלים. אחר כך, אצל משרד קטן, מדובר לרוב בכמה שעות בשבוע. חלק מהשבועות שקטים יותר, וחלק עמוסים יותר, למשל בסוף שנה או בתקופה של חידושים רבים. היתרון הוא שאתם לא צריכים לתכנן את זה מראש, כי מי שמריצה את הבורד רואה את העומס מתקרב ומתארגנת בהתאם.
כמה זה עולה?
העלות נקבעת לפי היקף השעות והמשימות. ברוב המקרים זה יוצא זול בהרבה מהעסקה של עובדת קבועה, כי התשלום הוא רק על הזמן שבאמת נדרש. את החבילות המעודכנות תמצאו בעמוד המחירים.
ומה אם אנחנו לא עובדים במאנדיי?
אפשר לבנות בורד שגרות בכל מערכת ניהול משימות, ואפילו בגיליון פשוט. אנחנו עובדות בתוך מה שכבר יש לכם. אם אין לכם מערכת, נתחיל ממה שהכי פשוט עבורכם.
תוך כמה זמן אפשר להתחיל?
לרוב כמה ימים אחרי שיחת ההיכרות. בשבוע הראשון הבורד נבנה, ומהשבוע השני השגרות כבר רצות.
השורה התחתונה
כל משרד מלא בשגרות קטנות שחוזרות, ורובן יושבות בראש של מישהו. ניהול משרד במאנדיי מוציא אותן מהראש אל בורד אחד, עם אחראית, מועד ונוהל לכל אחת. אבל הבורד הוא רק המפה. מה שמשנה הוא מי שהולכת לפיה כל יום, מריצה את השגרות, מוודאת שנסגרו ומתריעה על מה שמתקרב.
כשמנהלת משרד מחזיקה את הבורד, אתם מפסיקים לזכור, והעסק מפסיק לשכוח. התחילו מהרשימה. עברו על דפי הבנק, כתבו כל מה שחוזר, ואם תרצו שמישהי תהפוך את הרשימה לשגרה שרצה, דברו איתנו.
האותיות הקטנות שאנחנו חייבות לכתוב: המאמר הזה הוא מידע כללי בלבד, ואינו ייעוץ מקצועי, חשבונאי או משפטי. מאנדיי (monday.com) היא מוצר של חברה חיצונית, וקונטרול פלוס אינה שותפה רשמית שלה. האפשרויות, האוטומציות וההרשאות במערכת משתנות לפי חבילה ומעת לעת, ולכן כדאי לבדוק את המצב העדכני באתר החברה. רשימת השגרות במאמר היא דוגמה כללית, וכל עסק צריך להתאים אותה לעצמו. הדוגמה במאמר נועדה להמחשה. ט.ל.ח.
בהצלחה, ושלא תצטרכו לזכור שוב אף חידוש של ביטוח. 💙
תגובות