עוזרת אישית במאנדיי: איך מנכ"ל מאציל משימות בבורד אחד ומפסיק לזכור הכל בראש
עוזרת אישית היא אחד משירותי המשרד הוותיקים ביותר: מישהי שמחזיקה את היומן, את המשימות הקטנות ואת כל מה שהמנכ"ל לא צריך לעשות בעצמו. מה שהשתנה בשנים האחרונות הוא המקום שבו העבודה הזו מתנהלת. במקום פתקים, מיילים לעצמכם והודעות קוליות שנשכחות, יותר ויותר מנהלים מעבירים את המשימות לבורד אחד במערכת כמו מאנדיי. עוזרת אישית במאנדיי היא בדיוק החיבור בין שני הדברים: שירות משרדי מוכר, שמתנהל בתוך מערכת שכולם רואים. במאמר הזה נראה איך זה עובד בפועל, ואיך שירות העוזרת האישית שלנו עוזר למנכ"לים להוציא את כל המשימות מהראש.
הראש של מנכ"ל הוא המקום הגרוע ביותר לשמור בו רשימת משימות. חמשת הדברים שחשוב לדעת:
כל משימה שיושבת בראש גוזלת קשב. גם אם היא קטנה, היא חוזרת בשלוש בלילה, באמצע פגישה או בחופשה.
בורד אחד מספיק. ארבע קבוצות פשוטות: חדש, בטיפול, מחכה לך, והושלם. זה כל מה שצריך כדי להאציל בלי לאבד שליטה.
האצלה צריכה לקחת עשר שניות. שורה אחת בבורד, מייל מועבר או הודעה קולית קצרה. כל השאר הוא העבודה של העוזרת.
עוזרת אישית במאנדיי פותחת, מפרקת, מבצעת ומעדכנת, ומרכזת בקבוצה אחת רק את מה שבאמת צריך החלטה או חתימה שלכם.
מתחילים בשיחת היכרות, ממשיכים במיפוי והרשאות, ומהשבוע הראשון אתם כבר מעבירים משימות לבורד במקום לזכור אותן.
מכירים את זה? שלוש בלילה, ואתם נזכרים שלא חידשתם את הביטוח של הרכב. אתם לוקחים את הטלפון ושולחים לעצמכם הודעה בוואטסאפ: "ביטוח רכב!!!". בבוקר יש כבר שבע הודעות כאלה, חלקן מלפני שבוע. ביניהן "להחזיר לרואה החשבון", "מתנה לאבא", "לבדוק טיסות לכנס", ו"לחתום על החוזה ההוא", שאתם כבר לא זוכרים איזה חוזה.
רוב המנכ"לים שאנחנו פוגשות מחזיקים בראש עשרות משימות קטנות. אף אחת מהן לא דורשת את הכישורים שלהם, אבל כולן דורשות את תשומת הלב שלהם. כי אם הם לא יזכרו, אף אחד לא יזכור. והתוצאה היא מנהל שמנהל את העסק ביום, ואת הרשימה שבראש בלילה.
ההחלטה להאציל היא החלק הקל. החלק הקשה הוא איך: איך מעבירים משימה בלי להסביר כל פעם מחדש, איך יודעים שהיא באמת מתקדמת, ואיך לא מאבדים שליטה. במאמר עוזרת אישית לאנשי עסקים פירטנו מה כדאי להאציל ובאיזה סדר, ולא נחזור על זה כאן. כאן נתמקד במכניקה: איך נראה בורד אחד שדרכו מנכ"ל מאציל הכל, ומה עושה עוזרת אישית במאנדיי כדי שהבורד הזה יעבוד.
למה הראש של המנכ"ל הוא רשימת המשימות הגרועה ביותר
הראש טוב בלחשוב, לא בלזכור. כל משימה פתוחה שיושבת בזיכרון ממשיכה לתפוס מקום, גם כשאתם עסוקים במשהו אחר. זה העיקרון שעליו בנויה שיטת Getting Things Done: כל עוד משהו לא כתוב במקום שאתם סומכים עליו, המוח ימשיך להזכיר לכם אותו.
אבל כתיבה לבד לא מספיקה. מנכ"לים רבים כותבים, בפתקים, באפליקציות, בהודעות לעצמם. הבעיה היא שהרשימה עדיין שלהם. הם עדיין צריכים לעבור עליה, לזכור לבצע, ולבדוק מה נשאר. רשימה שאתם מחזיקים לבד היא עוד משימה.
מה שמשנה את המצב הוא רשימה שמישהי אחרת אחראית עליה. אתם רק מכניסים, והיא דואגת לכל השאר. כאן נכנס הבורד, ומי שמחזיקה אותו.
בורד אחד: איך הוא בנוי
מאנדיי (monday.com) מאפשרת לבנות בורד כזה בפשטות, בלי ידע טכני. בורד האצלה טוב של מנכ"ל לא צריך להיות מסובך. הוא בנוי בדרך כלל מארבע קבוצות:
חדש מהמנכ"ל: כל מה שאתם מכניסים, בלי לסדר, בלי לתעדף, בלי פרטים מיותרים.
בטיפול: מה שהעוזרת כבר לקחה, פירקה ומבצעת.
מחכה לך: רק מה שבאמת דורש החלטה, חתימה או תשובה שלכם. זו הקבוצה היחידה שאתם צריכים לבדוק.
הושלם השבוע: מה שנסגר, כדי שתראו שהדברים זזים.
ומבחינת עמודות, ארבע או חמש מספיקות: סטטוס, תאריך יעד, עדיפות, "מה נדרש ממך" וקבצים. לכל פריט יש גם אזור עדכונים, שבו העוזרת כותבת מה נעשה ומה נשאר.
אם אתם מכירים את שיטת קאנבן, תזהו מיד את ההיגיון: משימות שזזות משמאל לימין, מ"חדש" ועד "הושלם", כך שבמבט אחד רואים איפה כל דבר עומד. ההבדל הוא שכאן אתם לא מזיזים את הכרטיסים בעצמכם. אתם רק מכניסים אותם לעמודה הראשונה.
היתרון של מאנדיי כאן הוא שהבורד נגיש מכל מקום: מהמחשב, מאפליקציית הנייד, ובחלק מהחבילות גם דרך כתובת מייל ייעודית של הבורד, שמייל שנשלח אליה הופך לפריט. כדאי לבדוק מה זמין בחבילה שלכם. אבל גם בלי שום חיבור מתקדם, הבורד עובד.
איך מאצילים משימה בעשר שניות
כאן נמצא הסוד של בורד שעובד: ההאצלה צריכה להיות מהירה יותר מלזכור. אם להכניס משימה לבורד לוקח שתי דקות, תמשיכו לשלוח לעצמכם הודעות. אם זה לוקח עשר שניות, תעשו את זה. הנה הדרכים הנפוצות:
שורה אחת בבורד. פותחים את האפליקציה, כותבים "לחדש ביטוח רכב" בקבוצת "חדש", וזהו. לא צריך תאריך, לא צריך פרטים. העוזרת תשלים.
מייל מועבר. קיבלתם מייל שדורש טיפול? מעבירים אותו לעוזרת, או לכתובת של הבורד אם יש. היא פותחת ממנו פריט עם כל ההקשר.
הודעה קולית. בדרך לפגישה, שולחים לעוזרת הודעה קולית של עשרים שניות עם שלוש משימות. היא מתמללת, פותחת שלושה פריטים, ומעדכנת אתכם שהם בבורד.
רשימה בסוף היום. חמש דקות לפני שאתם סוגרים את המחשב, כותבים כל מה שעלה בראש במהלך היום. היא תסדר את זה בבוקר.
הכלל אחד: ברגע שהמשימה יצאה מהראש שלכם ונכנסה לבורד, היא כבר לא שלכם לזכור. מישהי אחרת אחראית עליה.
אילו משימות נכנסות לבורד הזה
כדי שיהיה קל לדמיין, הנה סוגי המשימות שמגיעים בדרך כלל לבורד של מנכ"ל שעובד עם עוזרת אישית במאנדיי:
נסיעות ואירועים: טיסות, מלונות, הרשמה לכנסים, תיאום הסעות ומעקב אחרי אישורי הגעה.
מסמכים וחתימות: הכנת מסמכים לחתימה, מעקב אחרי מי עוד לא חתם, וסריקה ותיוק אחרי החתימה.
ספקים ושירותים: חידוש מנויים, בירור חיובים לא ברורים, תיאום טכנאים ומעקב אחרי ספקים שלא חזרו.
יומן ופגישות: קביעה והזזה של פגישות, הכנת חומרים לפני פגישות חשובות, ותזכורות למשתתפים.
עניינים אישיים: טיפול ברכב, תורים, מתנות לאירועים, וחידוש מסמכים אישיים.
רוב הפריטים בבורד ייסגרו בלי שתצטרכו לגעת בהם שוב. חלק קטן יגיע ל"מחכה לך", כשצריך בחירה או חתימה. וזה בדיוק היחס שאתם רוצים: הרבה נכנס, מעט חוזר.
מה עוזרת אישית עושה בבורד של המנכ"ל
זה הלב של העניין. עוזרת אישית במאנדיי לא רק קוראת את הבורד. היא מנהלת אותו, כך שאתם מכניסים משימות ומקבלים בחזרה תוצאות. כך זה נראה בפועל:
פותחת ומפרקת
משימה כמו "לבדוק טיסות לכנס" הופכת אצלה לכמה צעדים: לברר תאריכים, להשוות אפשרויות, לבדוק מלונות קרובים, להכין סיכום. כל צעד מתועד בתוך הפריט, ואתם לא צריכים להסביר כלום.
מבצעת
רוב המשימות היא פשוט עושה. מתאמת, מזמינה, מבררת, שולחת תזכורות לספקים, מכינה מסמכים לחתימה, מסדרת ומתייקת. מה שדורש החלטה שלכם, היא מכינה עד הסוף ומעבירה לקבוצת "מחכה לך" עם כל המידע.
מעדכנת בתוך הפריט
כל התקדמות נכתבת באזור העדכונים: "דיברתי עם סוכן הביטוח, שלח שתי חלופות, מצורף סיכום". אם תרצו לדעת מה המצב, הכל שם. אבל אתם לא חייבים לבדוק.
מרכזת את "מחכה לך"
זו הקבוצה החשובה ביותר בבורד. היא מכילה רק מה שבאמת צריך אתכם, וכל פריט בה מנוסח כך שאפשר לענות במשפט: "לאשר חלופה א' או ב'?", "לחתום על המסמך המצורף", "להחליט אם להשתתף באירוע". בלי לחפור, בלי לחפש.
שולחת תדריך בוקר
בכל בוקר אתם מקבלים הודעה קצרה: מה ביומן היום, מה מחכה לכם בבורד, ומה חשוב לדעת. שתי דקות קריאה, ואתם מתחילים את היום בידיעה מה קורה.
סוגרת את השבוע
בסוף כל שבוע היא עוברת על הבורד, מעבירה לארכיון את מה שהושלם, מזכירה לכם את מה שנשאר ב"מחכה לך", ומכינה את השבוע הבא.
רוצים להוציא את כל המשימות מהראש ולהעביר אותן למישהי שתדאג להן? ספרו לנו איך נראה השבוע שלכם, ונבנה יחד את הבורד הראשון.
מה עובר אלינו ומה נשאר אצלכם
כך נראית החלוקה כשעוזרת אישית מטעמנו מנהלת את בורד ההאצלה שלכם:
מה עובר אלינו | מה נשאר אצלכם |
פתיחת פריטים מהודעות, מיילים והקלטות | הכנסת המשימה, בשורה אחת |
פירוק משימות לצעדים וביצוע שלהם | החלטות, אישורים וחתימות |
תיאומים, הזמנות, בירורים ותזכורות לספקים | שיחות שרק אתם יכולים לנהל |
עדכון שוטף בתוך כל פריט | מעבר על "מחכה לך" פעם או פעמיים ביום |
ניהול קבוצת "מחכה לך" וניסוח שאלות ברורות | תשובה קצרה בתוך הפריט |
תדריך בוקר וסגירת שבוע | קריאת התדריך, שתי דקות |
תיאום פגישות ושמירה על היומן | ההחלטה מה חשוב ומה נדחה |
חלק מהמשימות הן מענה לטלפונים, מיילים ותיאומים שוטפים? אפשר להעביר אלינו גם את העבודה הזו, דרך שירות המזכירות הווירטואלית שלנו, והכל ימשיך להתנהל מאותו בורד.
הקצב: בוקר, ערב ושבוע
בורד האצלה עובד הכי טוב כשיש לו קצב קבוע. הנה הקצב שמתאים לרוב המנכ"לים:
בבוקר: אתם קוראים את תדריך הבוקר, ועונים על פריט אחד או שניים ב"מחכה לך". חמש דקות לכל היותר.
במהלך היום: כל מה שעולה בראש נכנס לבורד, בשורה אחת או בהודעה קולית. אתם לא מסדרים, לא מתעדפים. רק מכניסים.
בערב: מבט קצר על "מחכה לך" לפני סיום היום. אם יש משהו דחוף, עונים. אם לא, ממשיכים מחר.
פעם בשבוע: שיחה של רבע שעה עם העוזרת. מה הושלם, מה תקוע, מה מתוכנן לשבוע הבא, ואילו דפוסים חוזרים אפשר להעביר אליה לגמרי, בלי שתצטרכו להכניס אותם בכל פעם. למשל, אם בכל חודש אתם מבקשים ממנה לאסוף את הקבלות לרואה החשבון, אחרי חודשיים זה כבר לא צריך להיכנס לבורד כבקשה. זה פשוט קורה, כחלק מהשגרה שלה.
הקצב הזה משתלב היטב עם יומן מסודר. אם אתם רוצים לבנות יומן שמשרת את העסק, ולא להפך, כתבנו על זה במאמר ניהול לוח זמנים של מנכ"ל. הבורד והיומן עובדים יחד: היומן מראה מתי, הבורד מראה מה.
מה לא להכניס לבורד
לא כל דבר מתאים לבורד משותף. כמה דברים כדאי להשאיר מחוץ לו, או לנהל בבורד פרטי נפרד:
מידע רגיש על עובדים. שכר, הערכות ביצועים ושיחות אישיות לא צריכים להיות בבורד שמישהו אחר רואה.
סיסמאות. אף פעם לא בתוך פריט. לגישות יש כלים ייעודיים, ואת הכללים פירטנו במאמר על גישות והרשאות.
החלטות אסטרטגיות שעוד לא סגורות. אם משהו עדיין בשלב של מחשבה, עדיף שלא יופיע כמשימה עד שיש החלטה.
דברים שרק אתם יכולים לעשות. כתיבת חזון, שיחה עם שותף, החלטה על כיוון. אלה לא משימות להאצלה, ואין סיבה שיתפסו מקום בבורד.
כל השאר, כמעט בלי יוצא מן הכלל, יכול לעבור לבורד.
טעויות נפוצות כשמתחילים להאציל דרך בורד
להכניס משימות עם יותר מדי פרטים. מנכ"לים שרגילים לשלוט נוטים לכתוב פסקה לכל משימה. זה מאט את ההאצלה ומחזיר אתכם לנקודת ההתחלה. שורה אחת מספיקה, והעוזרת תשאל אם משהו לא ברור.
לבדוק כל פריט. הבורד נועד לשחרר אתכם, לא לתת לכם עוד מקום לבדוק. אם אתם פותחים כל פריט כדי לראות מה המצב, משהו לא עובד. התמקדו ב"מחכה לך".
לא לענות על "מחכה לך". אם הקבוצה הזו מתמלאת ואתם לא עונים, הכל נתקע. פריט שמחכה לכם שבוע הוא פריט שמחכה גם לעוזרת.
להמשיך לשלוח משימות בוואטסאפ. אפשר לשלוח הודעות, כמובן, אבל העוזרת צריכה להעביר אותן לבורד. אם משימות מתנהלות בשני מקומות, משהו ייפול.
לוותר אחרי שבוע. הבורד צריך כמה שבועות כדי להפוך להרגל. בשבוע הראשון זה מרגיש כמו עוד דבר. בשבוע הרביעי זה מרגיש כמו הקלה.
איך יודעים שהבורד עובד
אחרי חודש בערך, כדאי לעצור ולבדוק. אלה הסימנים שהשיטה כבר עובדת אצלכם:
אתם מפסיקים לשלוח הודעות לעצמכם. כל מה שעולה בראש הולך לבורד או לעוזרת.
"מחכה לך" קצרה. בדרך כלל כמה פריטים בודדים, וכולם עם שאלה ברורה.
אתם לא זוכרים מה נמצא בטיפול, ולא צריכים לזכור. אם תרצו לדעת, זה כתוב. אבל אין צורך.
פחות דברים מתפספסים. מסמכים נחתמים בזמן, חידושים לא מפתיעים, ופגישות מגיעות עם החומרים.
הערב שלכם שקט יותר. הרשימה שהסתובבה בראש כבר לא שם.
אם חלק מהסימנים עוד לא הופיעו, זה טבעי. בשיחה השבועית עם העוזרת אפשר לבדוק מה עוד חוסם, ולשפר. ריכזנו עוד כמה עקרונות לעבודה טובה מול מישהי שעובדת איתכם מבחוץ במאמר איך עובדים נכון עם שירותי משרד במיקור חוץ.
דוגמה מהשטח: מנכ"ל שהפסיק לשלוח הודעות לעצמו
עמית הוא מנכ"ל של חברת תוכנה קטנה עם כעשרים וחמישה עובדים. במשך שנים הוא ניהל את המשימות האישיות שלו בעשרות הודעות וואטסאפ שהוא שלח לעצמו, ובאפליקציית פתקים שהוא כמעט לא פתח. פעם בכמה שבועות משהו חשוב התפספס: מסמך שלא נחתם בזמן, טיסה שהוזמנה ברגע האחרון, מתנה לעובד שנשכחה.
כשעוזרת אישית מטעמנו התחילה לעבוד איתו, היא בנתה בורד אחד במאנדיי עם ארבע הקבוצות, והעבירה אליו את כל ההודעות הפתוחות מהוואטסאפ. בשבוע הראשון היא פתחה יותר מארבעים פריטים, סגרה כחצי מהם בעצמה, והשאירה ב"מחכה לך" רק שבעה, כל אחד עם שאלה ברורה.
אחרי חודש, עמית הפסיק לשלוח הודעות לעצמו. כשמשהו עלה לו בראש, הוא הקליט הודעה קולית קצרה לעוזרת, וידע שזה יטופל. הוא פתח את הבורד פעם או פעמיים ביום, רק כדי לענות על "מחכה לך". ובחופשה הראשונה שלו אחרי הרבה זמן, הוא בדק את הבורד פעם אחת, וגילה שאין שם כלום שדורש אותו. עמית הוא דמות להמחשה, אבל כמעט כל מנכ"ל שעבדנו איתו יזהה את עצמו בסיפור.
טיפ זהב: בשבוע הראשון, אל תנסו לחשוב מה להאציל. פשוט העבירו לבורד כל דבר שעולה לכם בראש, גם אם נראה לכם שאתם צריכים לעשות אותו בעצמכם. בסוף השבוע תגלו שרוב הדברים לא היו צריכים אתכם בכלל. ואת המעט שכן צריך אתכם, תקבלו מנוסח בשאלה אחת, עם כל המידע שצריך כדי לענות, בלי לחפש מיילים ובלי לנסות להיזכר במה מדובר.
איך מתחילים לעבוד איתנו
התהליך פשוט, והוא לא דורש מכם להכין שום דבר מראש:
שיחת היכרות של 20 דקות. אתם מספרים לנו איך נראה שבוע רגיל שלכם, איפה המשימות נמצאות היום, ומה הכי מעיק עליכם.
מיפוי והרשאות. אנחנו בונות איתכם את בורד ההאצלה, מסכמות מה עובר אלינו ומה נשאר אצלכם, ומקבלות גישה לבורד וליומן ברמה שאתם בוחרים. את כל מה שחשוב לדעת על שמירת המידע ריכזנו במאמר שירותי משרד במיקור חוץ וסודיות.
שבוע ראשון. העברת כל המשימות הפתוחות לבורד, תדריך הבוקר הראשון, ושיחת סיכום קצרה בסוף השבוע.
רוצים לראות כמה זה עולה? כל החבילות והמחירים מופיעים כאן, ומשם אפשר גם לקבוע שיחת היכרות.
שאלות נפוצות
האם עוזרת אישית במאנדיי רואה את כל הבורדים של החברה?
לא, אלא אם תרצו. בדרך כלל היא מקבלת גישה רק לבורד ההאצלה שלכם, ואולי לבורד או שניים נוספים שקשורים למשימות שלה. אתם מחליטים, ואפשר לשנות או לבטל בכל רגע.
האם המידע נשאר חסוי?
כן. אנחנו מחויבות לסודיות מלאה, ונחשפות רק למה שאתם בוחרים לשתף. מידע רגיש במיוחד יכול להישאר בבורדים פרטיים שלא משותפים איתנו.
מה ההבדל בין עוזרת אישית חיצונית לבין עובדת במשרד?
עוזרת חיצונית עובדת מרחוק, לפי היקף השעות שאתם צריכים, ואתם לא משלמים על משרה מלאה כשאין בה צורך. כשהעבודה מתנהלת בבורד אחד, המיקום הפיזי כמעט לא משנה. ואם בהמשך תרצו להרחיב את העבודה מעבר למשימות שלכם, אל הבורדים של כל המשרד, אפשר לשלב את העוזרת עם שירותי ניהול המשרד שלנו, כך שאותה מי שמכירה את העסק תחזיק גם את השגרות של הצוות.
מה הזמינות של העוזרת במהלך היום?
הזמינות נקבעת לפי החבילה והשעות שסיכמנו. משימות שנכנסות לבורד מטופלות לפי סדר העדיפויות שקבענו יחד, ודברים דחופים מסומנים כך שיקבלו טיפול מהיר.
כמה זה עולה?
העלות נקבעת לפי היקף השעות והמשימות. בדרך כלל זה זול משמעותית מהעסקה של עוזרת אישית במשרה מלאה. החבילות המעודכנות מופיעות בעמוד המחירים.
ומה אם אני לא עובד במאנדיי?
אותו בורד אפשר לבנות בכל מערכת: קליקאפ, אסאנה, נושן, ואפילו גיליון פשוט. העיקרון זהה: ארבע קבוצות, שורה אחת להאצלה, ומישהי שמנהלת את השאר.
תוך כמה זמן אפשר להתחיל?
בדרך כלל כמה ימים אחרי שיחת ההיכרות. בשבוע הראשון הבורד נבנה ומתמלא, ומהשבוע השני אתם כבר עובדים בקצב החדש.
השורה התחתונה
מנכ"ל שמחזיק את כל המשימות בראש משלם על זה בקשב, בשינה ובהחלטות. בורד אחד, עם ארבע קבוצות פשוטות, מאפשר להוציא הכל החוצה בעשר שניות לכל משימה. אבל בורד לבד הוא עוד רשימה. מה שהופך אותו לכלי עבודה הוא עוזרת אישית במאנדיי שפותחת, מפרקת, מבצעת ומעדכנת, ומשאירה לכם רק את מה שבאמת צריך אתכם.
התחילו מהדבר הפשוט ביותר: השבוע, כל משימה שעולה לכם בראש, כתבו אותה במקום אחד. ואם תרצו שמישהי תהפוך את הרשימה הזו לבורד שעובד, דברו איתנו, ונתחיל מהשבוע הבא. ואם אתם רוצים לראות איך כל זה מתחבר ליום עבודה שנגמר בזמן, קראו את המדריך שלנו על איך לסיים את יום העבודה בארבע אחר הצהריים.
האותיות הקטנות שאנחנו חייבות לכתוב: המאמר הזה הוא מידע כללי בלבד, ואינו ייעוץ מקצועי. מאנדיי (monday.com) היא מוצר של חברה חיצונית, וקונטרול פלוס אינה שותפה רשמית שלה. האפשרויות, החיבורים וההרשאות במערכת משתנים לפי חבילה ומעת לעת, ולכן כדאי לבדוק את המצב העדכני באתר החברה. הדוגמה במאמר נועדה להמחשה. ט.ל.ח.
בהצלחה, ושהלילה הבא יעבור בלי אף הודעה לעצמכם. 💙
תגובות